3 Fehler die du bei der Umstellung auf ein papierloses Büro nicht machen solltest

In diesem Podcast erfährst du, welche 3 Fehler du bei der Umstellung auf dein papierloses Büro vermeiden solltest. Ich habe genau diese Fehler selber gemacht und spreche daher aus Erfahrung;-)

3 Fehler die du bei der Umstellung auf ein papierloses Büro nicht machen solltest: Mann tritt auf Banane

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Transkript

Hallo, heute geht es mal wieder um das Thema papierloses Büro. Wie Du vielleicht weißt, habe ich im Jahr 2012 bei meinem Betrieb selber die Umstellung auf ein papierloses Büro gemacht und ich möchte Dir heute drei Fehler zeigen, die ich damals gemacht habe, die Du bitte nicht mehr machen solltest.

Wollen wir direkt anfangen.

Fehler Nummer 1:

Ich habe zwar nach Plan gescannt, aber dieser Plan war wenig effizient. Ich habe nämlich damals in meiner Kundenkartei bei A angefangen und habe hinterher bei Z aufgehört, die Dokumente zu verscannen. Das war ein wahnsinniger Arbeitsaufwand und ich glaube, nach meinen heutigen Erfahrungen kann man da ein bisschen strategischer drangehen.

Wenn ich es heute nochmal machen würde, würde ich zunächst mal einen Tag X definieren, an dem ich loslege. Ab diesem Tag alles, was Neues an Post eingeht, das wird sofort verscannt und nicht mehr papierhaft abgelegt.

Dann würde ich die Zeit weiter nutzen und mich fragen, welches sind die 20 Prozent meiner Kunden, die zu meinen Topkunden zählen. Von denen würde ich natürlich auch sofort die Unterlagen komplett verscannen und da nicht mehr auf Papierakten setzen.

Weiter würde ich mich dann noch fragen, mit welchen Kunden, mit welchen 20 Prozent meiner Kunden, habe ich denn den meisten Kontakt? Also, wer meldet sich am häufigsten bei mir? Auch von denen würde ich dann entsprechend die Unterlagen als erstes oder in einem ersten Schritt verscannen.

Dann habe ich schon mal einen Teil weg und die anderen verbleibenden Papierunterlagen aus der alten Zeit, die würde ich nur dann verscannen, wenn ich sie in der Hand halte. Das heißt, wenn ich eine Akte raushole und oder der Kunde noch nicht zu meinen Top 20 gehört hat und noch nicht zu denen, die zu 20 Prozent, mit denen ich am meisten Kontakt habe, dann würde ich den auch verscannen, wenn ich ihn dann tatsächlich mal effektiv in der Hand halte.

Ansonsten würde ich das einfach im Aktenschrank lassen und nach einem Jahr dann mal gucken, was ist noch da?
Was ist verscannt worden und alles das, was nach einem Jahr immer noch im Aktenschrank hängt, das habe ich ja dann auch nicht angepackt ein Jahr lang. Das kann man dann wahrscheinlich komplett ins Archiv und kann da sein Dasein fristen.

Also, Nummer 1: Scanne nach Plan, nicht einfach von A nach Z, sondern wende Pareto an, frage Dich, wer sind Deine Top 20 Kunden? Mit welchen Kunden hast Du am häufigsten Kontakt? Von denen scannst Du die Unterlagen ein und ab Deinem Tag definierten X alles, was reinkommt, wird ab diesem Tag dann neu verscannt.

Fehler Nummer 2, den ich gemacht habe.

Ich habe alles selber verscannt bzw. nicht ich alles, ich habe da noch mit meiner Mitarbeiterin und einer studentischen Hilfskraft gearbeitet. Das Ganze hat von Frühjahr 2012 bis in den ja späten Winter 2012/2013 hinein gedauert.

Ich würde nicht mehr selber am Scanner stehen wollen. Da gibt es mittlerweile so tolle Anbieter, da kriegt man für 15 Euro einen ganzen Aktenordner verscannt. Ich würde die Unterlagen einfach dorthin geben, das Geld investieren.

Die Zeit ist einfach wichtig oder wichtiger, die kannst Du besser für andere Dinge nutzen, als dass Du am Scanner stehst, da Dokumente einliest, Dich darüber ärgerst, dass Du vorher vielleicht eine ganze Menge Dokumente oben rechts getackert hast und die nicht nur einmal, sondern vielleicht auch fünfmal oder sechsmal, so wie ich.

Ich hatte nämlich eine Tacker-Wut! Da musst Du die Dinger nämlich enttackern, dann wird Dein Scanner vielleicht Probleme haben, das Papier sauber einzuziehen. Dann frisst er das, Du hast einen Papierstau, dann kannst Du diesen wieder beseitigen und so verschwendest Du nur unnötig Zeit.

Heißt also, lass das Scannen von Profis machen, nimm das bisschen Geld in die Hand, kümmere Dich in der Zeit um Deine Kunden, um Dein Geschäft. Da bist Du besser aufgestellt mit als wenn Du Dich selber an Dein Scangerät stellst.

Ja und dann der dritte Fehler,

den ich zu Anfang gemacht habe, als ich das papierlose Büro hatte.

Es war vielleicht nicht direkt ein Fehler, damals gab es noch keine guten oder so guten Geräte, aber ich würde heute mir dann auch direkt ein Tablet mit einem Stift holen, auf dem man handschriftlich dann auch schreiben kann, auf dem Tablet mit dem Stift, weil, das macht es dann wirklich einfacher in der Umsetzung eines papierlosen Büros.

Wenn ich früher was bekommen habe per E-Mail oder auch in Papierform, dann habe ich es handschriftlich ausgefüllt und es dann wieder ein gescannt.

Heute ist das alles bei mir digital hinterlegt. Wenn ich was ausfüllen muss, öffne ich mein iPad, darauf kann ich es dann ausfüllen und muss dann nicht erst wieder Papier ausdrucken gegebenenfalls und es dann hinterher wieder einscannen.

Es ist alles ein Arbeitsschritt heute, einfach Tablet raus, auf den Knopf drücken, das Dokument ins Schreibprogrammen, in die Schreib-App hineinziehen, dort ausfüllen und dann kann ich es auch direkt wieder ablegen oder per E-Mail versenden, ohne, dass ich da nochmal Papier generieren muss.

Also, macht den Fehler nicht, kauf Dir direkt ein Tablet mit Eingabestifte, so, dass Du handschriftliche Notizen machen kannst, ohne Dir Papier ausdrucken zu müssen.

Ja, zusammengefasst nochmal, was waren meine drei Fehler?

Ich habe nicht nach Plan gescannt, ich habe also nicht Pareto angewendet, das solltest Du tun. Frag Dich also, wir sind Deine Top 20 Prozent Kunden, scanne von denen die Unterlagen als erstes mit ein. Frage Dich dann, mit welchen Kunden hast Du außerhalb Deiner Top 20 noch am häufigsten zu tun?
Scanne von denen auch die Unterlagen und von den restlichen Kunden scannst Du die Altunterlagen erst dann, wenn Du die Akte tatsächlich in die Hand nimmst.

Das Scannen solltest Du Profis überlassen, das war mein zweiter Fehler, ich habe nämlich selber gescannt und habe dafür ganz viel Zeit verschwendet, die ich heute dafür nicht mehr investieren wollte.

Und Fehler Nummer 3, den ich gemacht habe. Ich habe zu Anfang kein Tablet mit Eingabestift gehabt. Ich habe teilweise dann die Sachen wieder ausgedruckt, um Dinge auszufüllen, habe sie dann wieder auf den Scanner gelegt, um sie dann hinterher per E-Mail oder Fax zu verschicken.

Das war es heute von mir. Ich wünsche Dir eine gute Zeit, bleibt gesund, wir hören uns bald wieder,

liebe Grüße, Dein Mike.

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Ich helfe Unternehmern und Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für einen nicht passenden Versicherungsschutz ausgibst.

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2 Gedanken zu “3 Fehler die du bei der Umstellung auf ein papierloses Büro nicht machen solltest

  1. Die ausführlichen Tipps, wie man zum papierlosen Büro kommt, sind sehr hilfreich. Danke dafür! Die Buchhaltung nimmt im dritten Jahr meiner Selbstständigkeit nämlich ziemlich zu. Bisher hab ich es immer aufgeschoben mit dem Einscannen anzufangen, aber nun werde ich mit den vier Hauptkunden anfangen. VG

  2. Vielen Dank für einen tollen Beitrag zur Umstellung auf ein papierloses Büro. Ein guter Tipp ist, Scannen der Dokumente den Profis zu überlassen. Unser Unternehmen hat auch den ersten Schritt zum papierlosem Büro gemacht und wir werden gerne auch Ihre Erfahrung dabei benutzen.

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