3 Tipps für effektives Arbeiten: Wie du mit Hilfe des Parkinsonschen Gesetzes deine Aufgaben in kürzerer Zeit erledigst

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“ – Parkinsonsche Gesetz zum Bürokratiewachstum.

Was dieses Gesetz für dein Arbeitspensum bedeutet und wie du es nutzen kannst, um effizienter zu arbeiten, erfährst du in diesem Artikel.

Effizientes Arbeiten mit dem Parkinsonschen Gesetzes: Sanduhr

 

Ich habe zuerst nicht geglaubt, dass dieses Gesetz wirklich in der Realität zu beobachten ist. Nachdem ich es aber kenne und für mich nutze, konnte ich meine „Sachbearbeiter-Tätigkeiten“ zunächst auf 90 und später auf max. 80 Minuten pro Tag beschränken. Das ist deutlich weniger als die durchschnittlich 2 1/2 Stunden, die ich vorher jeden Tag für diese Tätigkeiten gebraucht habe. Effizientes Arbeiten wird für mich dadurch deutlich einfacher!

Ich habe dann meine Mitarbeiterin gebeten, das bei sich auch mal auszuprobieren. Sie sollte eine Woche lang jeden Tag so arbeiten, als ob ihr eine Stunde weniger Arbeitszeit zur Verfügung stünde. Auch hier das gleiche Ergebnis: Sie hat ihre Arbeit trotz geringerer Zeit erledigt bekommen.

Wie kannst du vorgehen, um diesen Effekt des Parkinsonschen Gesetzes für dich zu nutzen? Hier meine 3 Tipps für effizientes Arbeiten.

3 Tipps für die Anwendung des Parkinsonschen Gesetzes in deinem Arbeitsalltag

  1.  Effizentes Arbeiten: Verschaffe dir einen Überblick über deine Aufgabe

    Um einen Überblick über deine täglichen Aufgaben und Tätigkeiten zu bekommen, solltest du diese 14 Tage lang aufschreiben.
    Ich habe dafür ein extra Notizbuch auf meinem iPad angelegt. Bevor ich mit der Erledigung einer Aufgabe starte, notiere ich mir kurz die Anfangszeit und was ich konkret machen werde (z.B. Post sichten oder Kundenfrage beantworten). Wenn ich fertig bin, vermerke ich dann noch kurz, wie lange ich gebraucht habe.

    Nach 2 Arbeitswochen hast du einen ganz guten Überblick über deine Tätigkeiten. Erfasse auch schriftlich, wenn du im Internet surfst oder ähnliches machst. Hier bekommst Du dann zusätzlich ein gutes Gefühl dafür, wodurch du dich von deiner eigentlichen Arbeit ablenken lässt.

  2. Effizentes Arbeiten: Fasse gleichartige Aufgaben in Blöcken zusammen

    Arbeite deine Liste aus #1 durch. Prüfe dabei, ob es Aufgaben gibt, die gleich oder zumindest ähnlich sind. Fasse diese dann in Aufgabenblöcken zusammen und lege feste Zeiten für die Abarbeitung der Blöcke fest.

    Hierzu ein Beispiel aus meinem Arbeitsalltag: Mandanten, die mich mit der kompletten Betreuung ihrer Versicherungsverträge beauftragt haben, bekommen bei mir einen besonderen Service. Einmal pro Jahr prüfe ich unaufgefordert sämtliche Versicherungsverträge. Ist der Preis noch marktgerecht, sind die Leistungen noch in Ordnung oder gibt es mittlerweile Versicherungen mit besseren Leistungen? Für diese Prüfungen blocke ich mir immer einen halben Arbeitstag pro Woche. An diesem halben Tag mache ich dann nichts Anderes als zu prüfen und die Kunden über das Ergebnis zu informieren.

    Der Vorteil bei der „En-bloc-Erledigung“ ist, dass du eine Routine entwickelst und in einen „Arbeits-Flow“ kommst. Dadurch fällt dir effizientes Arbeiten leichter und du benötigst weniger Zeit.

  3. Effizentes Arbeiten: Arbeite gegen die Uhr

    Bevor du beginnst einen Block gleichartiger Aufgaben abzuarbeiten, setzt du dir ein Zeitlimit. Dazu kannst Du hervorragend eine Eieruhr oder die Timer-Funktion deines Smartphones benutzen. Ich arbeite z.B. die oben beschriebenen Jahresprüfungen immer in 3 Blöcken a 45 Minuten ab.

    Du kannst dann auch eine „Challenge“ gegen dich selber starten, indem du versuchst 5 oder 10 Minuten vor dem geplanten Zeitlimit mit den Aufgaben fertig zu werden.

Probiere es selber mal aus

Limitiere deine Arbeitszeit, um effizienter zu arbeiten. Gerade Routinearbeiten kannst du so zeitsparender erledigen. Starte noch heute einen Selbstversuch, du kannst dabei nur gewinnen!!

Und du so?

Effizientes Arbeiten: Welchen Tipp hast du dazu? Schreib gerne einen Kommentar unter diesen Artikel. Ich freue mich auf dein Feedback!!

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Ich helfe Unternehmern und Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für einen nicht passenden Versicherungsschutz ausgibst.

Den notwendigen „Papierkram“ mit den Versicherungen erledige ich zuverlässig und dauerhaft für Dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

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