7 Tipps wie du deine tägliche Zeit für die E-Mail-Bearbeitung auf ein Minimum reduzierst

Du wünschst dir ein leeres E-Mail-Postfach? Du verbringst täglich viel Zeit mit der Bearbeitung deiner E-Mails? Du könntest diese Zeit aber sinnvoller nutzen? In dieser Folge bekommst du 7 Tipps, mit denen du die Zeit für die tägliche E-Mail-Bearbeitung auf ein Minimum reduzierst.

Leeres E-Mail-Postfach: 7 Tipps wie du deine tägliche Zeit für die E-Mail-Bearbeitung auf ein Minimum reduzierst

 

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Transkript

Hallo, heute geht es mal wieder um das Thema leeres E-Mail-Postfach.

Nachdem wir uns in einer der letzten Folgen schon mit dem Thema befasst haben, wie du von 100 oder mehr ungelesenen E-Mails zu einem leeren E-Mail-Postfach kommst, möchte ich mich heute mit dir darüber unterhalten, wie du es denn schaffst, deine tägliche Zeit, die du mit E-Mail-Bearbeitung verbringst, auf ein Minimum zu reduzieren.

Dafür habe ich sieben Tipps, die ich selber auch in der Praxis anwende. Und damit wir keine Zeit verlieren, starten wir gleich mit Tipp Nummer 1.

Tipp Nummer 1, bearbeite E-Mails immer im Block.

Früher habe ich dazu geneigt, auf E-Mails immer sofort zu reagieren.

Das heißt, ich habe in meiner Windows-Oberfläche gesehen, dass eine neue E-Mail ankam. Da ging unten rechts immer dieses gelbe Briefchen auf oder mein Handy gab einen Ping-Ton von sich und ich war dann schon so getriggert, dass ich automatisch Outlook öffnete und geguckt habe, wer hat denn da geschrieben und was wollte er von mir?

Dann habe ich dazu geneigt, das auch gleich immer mit zu beantworten, wenn das war. Hat allerdings dann immer nur dazu geführt, dass die Aufgabe, mit der ich eigentlich beschäftigt war, viel länger gedauert hat als eigentlich notwendig und ich auch viel mehr Zeit mit E-Mail-Bearbeitung verbracht habe als eigentlich notwendig.

Heute bearbeite ich meine E-Mails en Block und zwar nur noch zweimal am Tag. Einmal irgendwann zwischen 10:00 Uhr und 12:00 Uhr und dann noch einmal am Nachmittag. Das heißt, dass ich mich dann wirklich hinsetze und die E-Mails abarbeite und danach mein E-Mail-Postfach wieder zumache. Das war Tipp Nr. 1, kommen wir zum zweiten Tipp.

Das ist interne E-Mails vermeiden.

Wir haben hier früher bei mir in der Firma viel über E-Mail kommuniziert untereinander, das haben wir abgeschafft. Wir haben dafür jetzt einen Messengerdienst eingerichtet, über den wir uns, wenn wir uns nicht direkt sprechen, dann austauschen.

Hat den Vorteil, dass man bei einem Messenger dann doch ganz anders und schneller schreibt. Man achtet nicht so sehr auf die Form, sondern tauscht die wichtigen Informationen aus, kann dort Daten anhängen und kann das dann bearbeiten. Auf jeden Fall führt das dazu, dass wir deutlich weniger E-Mails in unserem E-Mail-Postfach haben.

Von daher ein sehr heißer Tipp für mich, interne E-Mails vermeiden und andere Kommunikationskanäle für die interne Kommunikation verwenden.

Tipp Nummer 3: Regeln erstellen.

Wenn du mit Outlook arbeitest, dann wirst du vielleicht oben irgendwo in deiner Leiste diesen Button Regel erstellen finden. Was hat es damit auf sich?

Du kannst E-Mails, die eingehen, automatisiert bearbeiten mit Outlook. Ich weiß nicht, ob es in anderen Programmen auch die Möglichkeit gibt, mit Sicherheit, aber Outlook ist am weitesten verbreitet, deswegen mein Beispiel hier mit Outlook. Ich benutzte es auch.

Du kannst also Outlook so nutzen oder so einstellen, dass, wenn eine E-Mail eingeht, zum Beispiel von einem bestimmten Absender oder mit einem bestimmten Betreff, dass die dann automatisch weiterverarbeitet wird. So kann es ja sein, dass du E-Mails reinbekommst, die du eigentlich anschließend nur intern weiterleitest, weil diese E-Mail an einer anderen Stelle bearbeitet wird.

Das kannst du mit der Regel wunderbar machen. Du kannst sagen, alles klar, wenn eine E-Mail mit dem und dem Betreff reinkommt oder von dem und dem Absender, leite sie bitte sofort weiter.

Oder du kannst diese Regeln auch dazu benutzen, um deine E-Mails abzulegen. Wenn du ein besonderes Ordnersystem verwendest, dann kannst du auch sagen, alles klar, alle E-Mails mit dem Newsletter oder mit dem Betreff Newsletter oder von einer bestimmten Newsletteradresse, die packst du mir bitte in den Ordner Newsletter, später lesen. Das macht Outlook dann automatisch und du hast damit nichts mehr zu tun und somit hast du diese E-Mails dann auch erstmal aus deinem Posteingang raus.

Regel Nummer 4: beachte die 2 Minuten Regel.

Die 2 Minuten Regel, ich hatte sie, glaube ich, in der letzten Podcastfolge auch schon kurz mit erwähnt, sagt eigentlich, dass du E-Mails, die du innerhalb von 2 Minuten beantworten kannst, wenn du deinen E-Mail Blog hast natürlich, dass du die dann sofort beantwortest und E-Mails, die mehr als 2 Minuten deiner Aufmerksamkeit benötigen, die packst du dir in deinen Task-Manager als Aufgabe hinein und arbeitest sie dann zu einem späteren Zeitpunkt als Aufgabe ab.

Wichtig, wie gesagt, alles, was innerhalb von 2 Minuten zu erledigen ist, erledige sofort und für alles andere stell dir eine Aufgabe ein. Und dann kommen wir dadurch auch schon direkt zu

Tipp Nummer 5: Nutze Plugins.

Was sind Plugins? Plugins sind kleine Tools, kleine Zusatzprogramme, die du zum Beispiel für Outlook verwenden kannst und die es dir ermöglichen, mit einem Knopfdruck aus einer EMail eine Aufgabe zu erstellen.

Wenn du einen Task-Manager, ich nutze, wie du vielleicht weißt, den Task Manager Todoist, da gibt es so ein Plugin für, wenn du solch einen Task Manager nutzt und du dieses Plugin gefunden hast bzw. ich verlinke die auch hier für Todoist das entsprechende Plugin, dann genügt ein Knopfdruck und die E-Mail wird in eine Aufgabe in Todoist umgewandelt.

Heißt also, einmal Knopf drücken, du hast die Aufgaben in Todoist, danach kannst du dir die E-Mail in erledigte Posteingang packen oder in erledigte E-Mails packen und arbeitest sie dann entsprechend ab, wenn sie bei dir in Todoist als Aufgabe wieder aufploppt.

Was Ähnliches gibt es auch für Evernote. Falls du E-Mails in Evernote archivieren möchtest, geht das auch mit Knopfdruck. Du musst dort also nicht noch irgendwelche E-Mail-Adressen von Evernote, die es ja auch gibt, eintippen, damit die bei dir im Posteingangskorb landen in Evernote, sondern du kannst dieses Plugin nutzen, Knöpfchen drücken und schon landet diese E-Mail automatisch in Evernote.

Auch das Plugin werde ich dir noch verlinken in den Shownotes.

Tipp Nummer 6: Vermeide E-Mail-Ping-Pong.

Wie oft passiert es dir, mir passiert es relativ oft, dass man sich eine E-Mail nach der anderen hin- und herschickt zu einem Thema, weil immer was kommt.

Es ist auch schön einfach, die E-Mail und anonym die E-Mail zu schreiben. Man geht dem anderen vielleicht nicht so auf den Wecker, aber es bringt nicht, es führt zu nichts.

Also, sobald ich merke, dass es eine E-Mail oder ein Thema zu einer mit einer E-Mail zwei oder dreimal hin und her geht, lass ich das mit dem Beantworten sein und nehme den Telefonhörer in die Hand und versuche, das in einem persönlichen Gespräch zu klären.

Tipp Nummer 7: Halte deine Antworten in deinen E-Mails kurz und bündig.

Schreibe nur das Wichtigste hinein, so sparst du dir auch massig Zeit, anstatt du es lange ausformulierst und da große Aufsätze zu einem Thema schreibst. Schreib kurz und bündig und bei uns gibt es hier eine Regel.

Alles, was länger als drei Sätze ist, das kann man auch als Sprachnachricht als E-Mail versenden. Wir nutzen da das Tool iTalk24. Dann zeichne ich doch lieber eine Sprachnachricht auf, da kann ich dann den Link per E-Mail versenden und der Empfänger kann sich das anhören.

Ich habe nämlich schneller gesprochen als das ich geschrieben habe und so spare ich mir dann auch entsprechend die Arbeitszeit beim E-Mail-Bearbeiten ein.

Das waren die 7 Tipps, nochmal in der Zusammenfassung.

  • Tipp Nummer 1: E-Mails immer im Block abarbeiten,
  • Tipp Nummer 2: interne E-Mails vermeiden, vielleicht auf einen Messengerdienst für die interne Kommunikation ausweichen oder es eben kurz persönlich besprechen.
  • Tipp Nummer 3 ist, nutze die Regelerstellung in Outlook. Das heißt, lasse Outlook die Arbeit für dich machen, E-Mails ablegen, E-Mails weiterleiten. Da kannst du dir auch eine ganze Menge an Arbeitszeit mit einsparen.
  • Tipp Nummer 4: beachte die 2-Minuten-Regel. Jede E-Mail oder jede E-Mail, die weniger als 2 Minuten deiner Aufmerksamkeit benötigt, die erledigst du sofort und alle anderen E-Mails stellst du dir als Aufgabe in deinen Task-Manager ein. Damit dann auch zu
  • Tipp Nummer 5: nutze Plugins. Plugins sind kleine Zusatzprogramme für dein E-Mail-Programm, was es dir ermöglicht, zum Beispiel mit einem Knopfdruck aus einer E-Mail eine Aufgabe in deinem Task-Manager zu erstellen.
  • Tipp Nummer 6: Kein E-Mail-Ping-Pong. Wenn es mehrfach hin und her geht in den E-Mails mit Antworten und Rückantworten, dann nimm doch den Telefonhörer in die Hand oder gehe persönlich vorbei, sofern der EMail von Absender in deiner Nähe ist und besprich das Ganze direkt mit ihm im persönlichen Gespräch oder im Telefongespräch.
  • Und Tipp Nummer 7: halte deine E-Mail-Antworten oder deine E-Mails kurz und bündig und alles, was ja länger als drei oder vier Sätze ist, das kannst du auch gerne als Sprachnachricht per E-Mail versenden. Wir nutzen da das Tool iTalk24 zu, was ich dir auch nochmal in den Shownotes verlinken werde.

3 Gedanken zu “7 Tipps wie du deine tägliche Zeit für die E-Mail-Bearbeitung auf ein Minimum reduzierst

  1. Wenn Sie sagen „Wir haben dafür jetzt einen Messengerdienst eingerichtet“, um welchen Messengerdienst handelt es sich denn wenn man fragen darf?
    Ich bin zwar nicht selbstständig, aber das Problem des „CC-Bombings“, ich es gerne nenne, existiert bei uns auch.
    Da wir in der Firma Office 365 von Microsoft verwenden, überlege ich die Kollegen von Microsoft Teams zu überzeugen, aber eventuell haben Sie ja noch eine bessere Alternative?

    • Hallo Herr Lehmann,

      wir hatten erst What’s App und dann Slack im Einsatz, sind jetzt aber letztendlich bei Teams von Microsoft gelandet. Hintergrund: Ich wollte alles aus einer Hand und die wir sowieso schon Office und OneDrive im Einsatz hatten, war Teams dann die logische Konsequenz. Funktioniert einwandfrei und bei der Dynamik, die Microsoft derzeit aufgebaut hat, ist wohl noch einiges Gutes zu erwarten.

      Viele Grüße Mike Richter

      • Danke für die Rückmeldung, ich werde mich dann mal in MS Teams einlesen. Den Vorteil das dort alles aus einer Hand ist und dank Cloud von überall abrufbar ist, sehe ich auch.

        Ich hoffe das wir damit ein bisschen den Papier- und E-Mailwahnsinn eindämmen können.

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