Arbeitszeit einfach einsparen – Kleiner Helfer, große Wirkung

Kennst du das auch? Als Selbstständiger hast du immer wieder Aufgaben auf deiner Todo-Liste die du nervig findest, die aber nun mal gemacht werden müssen und dich Zeit kosten. Zeit, die du eigentlich für wichtigere Dinge benötigst. In diese Aufgabenkategorien gehören bei mir E-Mails und Briefe schreiben oder auch das Anfertigen von Stellungnahmen. Es gibt aber mittlerweile Apps, die dir dabei helfen, solche „Schreibaufgaben“ schneller zu erledigen. In diesem Artikel stelle ich dir zwei vor, mit denen du Arbeitszeit einfach einsparen kannst.

Ich gehöre eher zu den schreibfaulen Menschen. Deswegen nutze ich am liebsten Sprachnachrichten oder die Diktierfunktion meines iPad Pro. Häufig muss ich aber Texte mit ähnlichem oder gar identischem Inhalt verfassen. Da kostet mich die Diktierfunktion immer noch zu viel Zeit. Mit Textvorlagen bin ich deutlich schneller. Damit ich diese Vorlagen aber nicht immer hin und her kopieren muss, gibt es mittlerweile Apps, die ich direkt aus dem Programm ansteuern kann, in dem ich meinen Text gerade verfasse. Mit Hilfe eines solchen Tools spare ich mir mittlerweile viel lästige Tipp- und Kopierarbeit sowie jede Menge Zeit.

Zwei Apps, die dir helfen, deine Arbeit schneller zu erledigen

Da ich sowohl in der MacOS-, der iOS-Welt und der Windows-Welt unterwegs bin – ich habe als mobiles Arbeitsgerät ein iPad Pro 2018, im Büro einen MacBook Air 2015 und außerdem einen virtuellen Windows-Rechner, auf dem mein Kundenverwaltungsprogramm läuft – nutze ich aktuell das Tool „TextExpander“.

Hier kann ich mir Textbausteine anlegen, die ich dann mitHilfe eines von mir definierten Kürzels in jedem Programm einsetzen kann, in dem ich gerade einen Text verfasse. Das reicht z.B. von What’s App über Pages bis Word. Und das ganze unabhängig vom verwendeten Betriebssystem. Einmal angelegt, steht mir der Textbaustein über das Kürzel auf allen Plattformen zur Verfügung.

Hier mal zwei Textbausteine, die ich regelmäßig verwende:

Wenn ich <hf schreibe, wird das ersetzt zu: Hallo Frau . Mit einer solchen Kleinigkeit spare ich beim E-Mail-Schreiben in Summe viel Zeit. Kleinvieh macht halt auch Mist 😉

Das Kürzel <Termin wird automatisch ersetzt durch: Link zu meinem Kalender: https://www.termininfo.net/mikerichter/terminart

Ich habe noch viel längere Textbausteine. Z.B. für Kundenfragen, die sich regelmäßig wiederholen. Dann muss ich in einer E-Mail einfach nur das Kürzel hineinschreiben und schon bekomme ich 20 oder mehr Zeilen Antworttext geliefert.

Du musst künftig also nur noch einmal einen Text schreiben, diesen in dem „Textersetzungstool“ deiner Wahl hinterlegen und schon sparst du massiv Zeit.

Als aufmerksamer Leser könntest du mich jetzt frage: „Warum brauchst du für Textersetzungen eine extra App? Apple liefert doch bereits eine Textersetzung bei MacOS und iOS mit.“

Meine Antwort dazu: „Hast du schonmal versucht einen längeren Text in die Textersetzungsfunktion von Apple einzugeben? Ich nehme an nicht, denn dann würdest du diese Frage nicht stellen;-) Versuch‘s halt mal.“

TextExpander ist allerdings nicht ganz preisgünstig und du bekommst die App auch nur im Abo. Außerdem liegen deine Texte auf den Servern von TextExpander (die wahrscheinlich von Google, Amazon oder Microsoft zur Verfügung gestellt werden).

TastenTrick – die preisgünstige Alternative

Wenn du nach einer preisgünstigen Alternative suchst, bei der deine Textbausteine auch noch auf deinem Rechner liegen, dann kann ich dir TastenTrick.de als Textbaustein-Programm empfehlen. TastenTrick läuft ausschließlich auf Windows, funktioniert ansonsten aber genau wie obern beschrieben.

Die App setzt vollen Fokus auf einfache und schnelle Textersetzung. Zusätzlich wird bei dieser App aus Deutschland Wert darauf gelegt, dass deine Daten unter deiner Kontrolle bleiben. So bleibt die Datenbank mit deinen Textbausteinen immer nur auf deinem Rechner. Du kannst sie aber auch über OwnCloud, Dropbox oder OneDrive synchronisieren. So kannst du TastenTrick auch auf mehreren Windows-Rechnern verwenden, was die Nutzung im Team möglich macht.

Die Installation ist kinderleicht und die App beansprucht dein System nur minimalst.

Du kannst TastenTrick 30 Tage kostenlos testen und anschließend gegen eine günstige Einmalzahlung kaufen (also kein Abo!!).

Übrigens: Auf der Webseite von TastenTrick gibt es ein kurzes Video, in dem du dir ansehen kannst, wie die App funktioniert.

Mit Hilfe von Apps wie TastenTrick machst du dir das Leben leichter und kannst dir Arbeitszeit einfach einsparen. So hast du wieder mehr Zeit für Dinge, die wichtiger sind als Texte zu verfassen 😉

Und du so?

Welche Apps nutzt du, um dir deinen Arbeitsalltag zu erleichtern? Schreib mir einfach einen Kommentar unter diesen Beitrag. Ich freue mich auf dein Feedback!

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Ich helfe Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für einen nicht passenden Versicherungsschutz ausgibst.
Den notwendigen „Papierkram“ mit den Versicherungen erledige ich zuverlässig und dauerhaft für Dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

Wenn du möchtest, dass ich deine Versicherungen prüfe und mich um deinen Papierkram mit den Versicherungen kümmere, dann melde dich bei mir. Hier findest du meine Kontaktdaten.

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Ein Gedanke zu “Arbeitszeit einfach einsparen – Kleiner Helfer, große Wirkung

  1. Kennst Du https://www.phraseexpress.com/de/ ? Diese Textbausteinverwaltung gibt es für alle Betriebssystem und ohne Abo. Hat sehr viele Funktionen, aber wenn man sich auf die einfachen Sachen beschränkt, ist es recht einfach zu bedienen und spart mir unheimlich viel Zeit auf dem Mac und im Büro auf dem Windows Rechner.

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