Die ersten 7 Schritte zu deinem papierlosen Büro

Geht es dir auch wie vielen anderen? Eigentlich hättest du gerne ein papierloses Büro? Aber irgendeinen Grund gibt es immer, warum du es gerade jetzt nicht angehen kannst! Oder gehörst du zu den Menschen, die glauben: In meiner Branche geht das nicht mit „papierlos“? In diesem Artikel zeige ich dir die ersten 7 Schritte auf deinem Weg zum papierlosen Büro. Du wirst sehen, es ist weder schwierig noch teuer.

Tablet mit Apps zur papierlosen Organisation für effizientes Arbeiten

Ich bin Versicherungsmakler. Im Jahr 2012 habe ich mit meinem Büro den Schritt zum papierlosen Büro gewagt. Heute möchte ich gar nicht mehr anderes arbeiten. Mir hat das papierlose Büro geholfen, effizienter und auch effektiver zu arbeiten. Ich konnte meinen Umsatz in den 12 Monaten nach der Umstellung um rund 24% steigern. Davon geht mindestens die Hälfte auf mein papierloses Büro zurück. Kundenanfragen kann ich heute schnell bearbeiten, da die notwendigen Unterlagen nur 2 oder 3 Klicks entfernt sind. Langes Suchen in Papierakten gibt es bei mir nicht mehr.

Die ersten 7 Schritte für dein papierloses Büro

Was kannst du nun konkret machen, damit dein Umstieg auf das papierlose Büro gelingt? Das zeige ich dir jetzt!

#1 Verbindliche Selbstverpflichtung

Wenn es dir auch so ergeht wie mir, dann wirst du während der Umsetzung irgendwann an den Punkt kommen, an dem du dich fragst: „Warum mache ich den ganzen Sch… eigentlich. Es ging doch vorher auch…“. Um in dieser Phase nicht wieder in alte Handlungsmuster zu verfallen, solltest du dich auf eine erfolgreiche Umsetzung deines papierlosen Büros verpflichten. Dabei hilft es, wenn du dir jemanden suchst, der deine Erfolge kontrolliert. Solltest du deinen von dir vorher definierten Zeitplan nicht einhalten, kann dein „Kontrolleur“ vorab definierte Sanktionen gegen dich verhängen. Die Sanktionen sollten so gewählt sein, dass sie dir wirklich weh tun. So hast du die größtmögliche Sicherheit, dass du nicht gleich bei der ersten Herausforderung aufgibst. Eine Sanktion könnte z.B. sein, dass du einen Geldbetrag, der dir weh tut, an eine Person/Organisation spendest, die du absolut nicht leiden kannst. Das Ganze machst du dann außerdem auf deiner Webseite öffentlich.

#2 Hardware anschaffen

Für ein papierloses Büro brauchst du die passende Hardware. Du brauchst

  • einen Scanner und
  • ein Tablet mit Eingabestift

Als Scanner kannst du zunächst jeden handelsüblichen verwenden. Du solltest aber darauf achten, dass er eine ADF-Funktion hat. D.h. dass es ein Fach gibt, in das du die Dokumente legen kannst. Der Scanner zieht sie dann automatisch. Du möchtest ja nicht wie ein DJ vor dem Gerät stehen und jedes Blatt einzeln auflegen;-)

Eine absolute Empfehlung ist der Fujitsu ScanSnap iX500. Er ist zwar etwas teurer, dafür ist er schnell, platzsparend und kann Vorder- wie Rückseite in einem Arbeitsschritt scannen. Er hat natürlich auch die ADF-Funktion.

Nur mit einem Tablet samt Eingabestift wird dein papierloses Büro richtig rund. Damit kannst du dann Unterlagen, wie z.B. Fragebögen, die du per E-Mail bekommst, direkt bearbeiten, ohne zuerst drucken, dann bearbeiten und wieder scannen zu müssen. Meine Empfehlung ist hier ganz klar das iPad Pro mit dem Apple Pencil als Eingabestift. Wenn du jetzt sagst: „Die Dinger sind aber teuer!“ dann sage ich: „“Sie sind aber auch jeden Cent wert.“ Es muss ja außerdem nicht das neuste Gerät sein. Ich selber nutze ein iPad Pro 9,7 Zoll aus 2016. Apple hat auch einen Webshop, in dem du gebrauchte, aber von Apple generalüberholte, Geräte bekommst. Ein Blick in den „Gebrauchtwaren-Shop“ lohnt sich und spart Geld.

#3 Software anschaffen

Um deine Dokumente einfach zu verwalten und sie bei Bedarf auch schnell wieder zu finden, bietet sich Evernote an. Evernote ist dein digitaler Aktenschrank und erleichtert dir die papierlose Organisation. Du kannst dort nicht nur Dokumente ablegen. Du kannst auch Notizen, Fotos u.v.m. speichern und schnell wiederfinden. Mehr Infos zu Evernote findest du in meinem Artikel „Tool-Tipp: Evernote – Dein digitaler Aktenschrank“.
Um auf dem iPad Pro mit dem Apple Pencil zu schreiben, brauchst du natürlich noch die passende App. Hier kann ich dir „GoodNotes“ empfehlen.

#4 Postkorb für zu scannende Dokumente

Bei mir im Büro werden Dokumente nicht jeden Tag gescannt. Wir haben ein grünes Kästchen, in dem alle Unterlagen gesammelt werden, die verspannt werden müssen. Ein oder zwei Mal pro Woche, wird dann alles in einem „Abwasch“ gescannt.

#5 Stichtag festlegen

Der Stichtag ist der Startschuss für dein papierloses Büro. Ab diesem Tag werden alle Unterlagen, die neu reinkommen, nur noch digital erfasst und archiviert. Wie du mit den alten Unterlagen umgehst, erfährst du in meiner Podcast-Folge „3 Fehler, die du bei der Umstellung auf ein papierloses Büro nicht machen solltest“.

#6 Zeiten für das Digitalisieren im Kalender reservieren

Am Anfang kann es hilfreich sein, wenn du dir fixe Termine in deinem Kalender reservierst, an denen du die Dokumente aus dem „Postkorb“ (#4 Postkorb für zu scannende Dokumente) digitalisierst. Ansonsten läufst du Gefahr das immer wieder zu verschieben. Das hat dann zur Folge, dass der Papierstapel immer weiter wächst und du dann keine mehr Lust hast, dich um das Scannen zu kümmern.

#7 Loslegen

Das ist der mit Abstand wichtigste Punkt. Wenn du nicht loslegst, wirst du das papierlose Büro nie erreichen. Nur wenn du losläufst, kannst du auch an deinem Ziel ankommen. Dein Weg zum papierlosen Büro wird nicht immer gerade und auch nicht immer hürdenfrei sein, aber er ist leichter als du jetzt vielleicht glaubst.

Ein papierloses Büro einzurichten ist leichter als du glaubst

Du siehst, es sind eigentlich gar nicht so viele Schritte. Du musst eigentlich nur loslegen und konsequent dabei bleiben. Natürlich wirst du deine Arbeitsprozesse hier und da anpassen müssen. Aber glaube mir, es lohnt sich. Du brauchst später weniger Zeit für die Büroarbeit und bist außerdem viel flexibler. Bei Bedarf kannst du dann von überall auf dieser Welt (solange du Internet hast) auf deine Daten zugreifen. Für mich fühlt sich das total gut an. Es gibt mir ein Stück mehr Freiheit. Und Freiheit bedeutet für mich Erfolg!

Und du so?

Was hält dich davon ab, auf ein papierloses Büro umzusteigen? Welche Probleme hast du auf deinem Weg zum papierlosen Büro? Schreibe mir deine Erfahrungen als Kommentar unter diesen Artikel. ich freue mich auf dein Feedback!

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Ich helfe Unternehmern und Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für einen nicht passenden Versicherungsschutz ausgibst.

Den notwendigen „Papierkram“ mit den Versicherungen erledige ich zuverlässig und dauerhaft für Dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

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2 Gedanken zu “Die ersten 7 Schritte zu deinem papierlosen Büro

  1. Hallo Mike,

    zwei Fragen habe ich zu Deinem 7 Schritten. Du nutzt das iPad pro. Hat es einen besonderen Grund, wieso Apple und nicht ein Windows-Tablet oder 2-in-1-Notebook? Ich kenne beide Systeme und hätte gerne mal Deine Meinung gehört.

    Und wie ist das mit dem Datenschutz und Evernote/iCloude. Ich komme selber aus dem Finanzbereich und ärgere mich mit der IT und der DSGVO rum, wenn ich über papierloses Büro in der Bank spreche.

    Gruß
    Frank Berends

    • Hallo Frank,

      Mac oder Windows, das ist immer die „Gretchen-Frage“. Ich habe mich für Apple entschieden. Gründe: Apple funktioniert ohne Zicken und ich finde, dass die Geräte gut aussehen. Bei Windows war es bei mir immer so, dass nach spätestens einem Jahr, der Rechner langsam wurde. Außerdem gab es immer wieder mal Schwierigkeiten beim Starten. Das alles gibt es bei Apple nicht. Ist aber ganz klar eine Glaubensfrage;-)

      DSGV und Evernote: Aktuell hat Evernote dazu nur was für die Business-Nutzer im Angebot. Es soll wohl bald aber auch einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag für Primu-Nutzer geben. Mal abwarten, was da passiert. iCloud hat m.W. in seinen Nutzungsbedingungen ganz klar stehen, dass es nicht für den Buisness-Gebrauch dient. Daher gibt hier wohl auch keinen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag. Ich habe dazu zumindest nichts gefunden. Irgendwas wird aber auch dort sicher passieren. Ich muss als Unternehmer mit einem iPhone ja schließlich, die Kontaktdaten meiner Geschäftspartner speichern können. Das sind dann ja schon personenbezogene Daten.

      Viele Grüße Mike

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