Die „Quick-and-Dirty-Variante“ zum papierlosen Büro

Wenn ich mit Selbstständigen über das Thema „Papierloses Büro“ spreche, höre ich oft: „Ja, das hätte ich auch gerne, ich hab‘ aber für die Umstellung gerade keine Zeit.“ Wenn diese Aussage auch von dir stammen könnte, solltest du dir diese Podcast-Episode anhören. Hier stelle ich dir eine „Quick-and-Dirty-Version“ für die Umstellung auf ein papierloses Büro vor.

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Transkript

Hallo, heute gibt es wieder eine Folge rund um das Thema papierloses Büro.

Wenn ich mit Selbständigen spreche, dann höre ich oft so Sätze wie, ja, papierloses Büro, das hätte ich auch gerne. Aber für die Umstellung habe ich leider gerade keine Zeit.

Das möchte ich mal als Anlass nehmen, um dir hier eine wirkliche „Quick-and-Dirty-Methode“ vorzustellen, wie dir schnell die Umstellung auf dein papierloses Büro gelingen kann. Starten wir direkt und verlieren keine Zeit.

Punkt Nummer 1 ist:

Die notwendige Hardware ist meistens eh vorhanden, du musst dir also keine großen Gedanken machen, was du erschaffen musst. Einen PC wirst du als Selbständiger haben und höchstwahrscheinlich auch ein Gerät, mit dem du scannen kannst. Das reicht erstmal für den Anfang, mehr brauchst du gar nicht!

Wenn du keinen Scanner hast, dann schaffe dir kurz einen an, die Dinger kosten heute in der einfachen Ausstattung keine 100 Euro mehr. Wenn du natürlichen ein bisschen high end unterwegs sein möchtest, dann musst du ein paar Dollar mehr auf den Tisch legen. Aber mehr als einen PC und einen Scanner brauchst du zum Starten erstmal nicht.

Punkt Nummer 2,

über den du dir Gedanken machen solltest, ist das Thema, wo und wie speicherst du die Daten?

Dateien speicherst du jetzt eh schon, kannst du deine Struktur dafür verwenden, die du jetzt schon hast oder musst du eine andere Ordnerstruktur benutzen?

Mach dir also Gedanken darüber, welche Ordnerstruktur du verwenden willst und verwenden musst. Da solltest du dir dann auch überlegen, wer muss überhaupt auf die Daten zugreifen können? Das heißt, du musst im Zweifel Zugriffsrechte vergeben können, aber auch das ist heute nicht mehr schwer.

Wenn du da eine einfache Lösung haben möchtest, weil du nicht weißt, wie es mit deiner technischen Ausstattung mit deiner Datenstruktur momentan geht, dann gibt es Onlinedienste, die bieten das mittlerweile an, also Onlinespeicherplätze. Keine Angst, datenschutzgrundverordnungskonform.

Es gibt Anbieter aus Deutschland, da bekommst du dann auch schon entsprechend einen, ich glaube, es heißt Auftragsdatenverarbeitungsvertrag oder so ähnlich, AVV, damit bist du dann auf der sicheren Seite. Die schützen deine Daten nach deutschen Datenschutzstandards, das ist zum Beispiel die Firma „Center Devise“, die einen solchen Onlinespeicher für kleines Geld anbietet und da hast du dann die Möglichkeit, auch ganz einfach Zugriffsrechte für bestimmte Bereiche und Ordner zu vergeben.

Das heißt, wenn also nur jemand von deinen Mitarbeitern auf den Ordner A zugreifen darf, aber du die Ordner A bis X hast, dann kannst du das entsprechend einrichten, dass dieser Mitarbeiter nur den Ordner A auswählen kann und einsehen kann, mehr kann er dann nicht mit seiner Zugriffskontrolle.

Das tolle bei solchen Onlinespeichern ist dann auch noch, dass es eine sogenannte OCR Erkennung der Daten gibt, die du abgelegt hast. Das heißt, wenn du nach einem Stichwort suchst, was in einer PDF, zum Beispiel der Name eines Kunden, Max Muster GmbH, wenn du das eingibst und du hast eine Rechnung der Maximal Muster GmbH irgendwann mal abgelegt, dann sucht er dir genau dieses Dokument raus.

Ich werde dir die Firma Center Devise einmal verlinken, bei der mache ich das. Dort habe ich meine Daten zum Teil hinterlegt und das kannst du dir dann dort auch einfach mal angucken und es gibt, glaube ich, irgendwie eine 30-tägige Testphase, die habe ich seinerzeit auch mal genutzt, um das Ganze zu üben.

Musst du nicht machen, wenn du selber schon eine entsprechende Software bzw. eine Ablagestruktur hast, wo du deine Daten ablegst bei dir auf deinem Server, dann brauchst du diesen Weg auch nicht mal gehen, sondern dann kannst du auch bereits vorhandenes Equipment nutzen.

Dann der dritte und auch schon letzte Punkt.

Starte mit deinem papierlosen Büro erst einmal in einem einzigen Bereich.

Du musst nicht dein ganzes Büro bzw. deinen ganzen Betrieb auf papierlos umstellen, sondern du kannst dir einen speziellen Bereich, zum Beispiel die Lieferscheine, den Wareneingangsbereich, dass du den erstmal digitalisiert und alles Papier, was anfällt in diesem Bereich, dann erstmal auf papierlos umstellst.

Du musst also nicht in einem Hieb den kompletten Betrieb papierlos umstellen, sondern kannst hier Schritt für Schritt vorgehen.

Lass uns das Ganze nochmal kurz zusammenfassen, die drei Schritte der Quick-and-Dirty-Version für dein papierloses Büro sind:

  • Notwendige Hardware vorhanden, wirst du aber meistens schon haben, PC und Scanner.
  • Dann solltest du dir zweitens darum Gedanken machen, wie und wo du speicherst.
    Die Daten, die du dann natürlich produzierst beim Scannen und natürlich musst du dich fragen, wer muss auf die Daten zugreifen können und wie kann ich ihm die Rechte geben, dass er auf die Daten zugreift und wie kann ich verhindern, dass Mitarbeiter, Personen, die keine Zugriffsrechte haben sollen, dann auch nicht an diese Daten herankommen.
  • Punkt Nummer 3, du brauchst nicht gleich den ganzen Betrieb auf papierlos umstellen, sondern suche dir einen Bereich aus und starte mit dem.

Du siehst, so viel Zeit braucht die Umstellung auf das papierlose Büro gar nicht. Wichtig ist nur, dass du mit der Umstellung anfängst. Du musst nicht gleich Rom an einem Tag erbauen, Rom ist nämlich nicht an einem Tag erbaut worden, sondern du kannst sukzessive vorgehen und den Weg zu deinem papierlosen Büro beschreiten.

Wenn du das Thema etwas vertiefen möchtest, habe ich noch zwei Tipps für dich.

  1. In dem Blogartikel „Die ersten sieben Schritte zu deinem papierlosen Büro“ bekommst du weitere Infos zum Thema Umstieg in das papierlose Büro und
  2. am 09.06.2018 findet in Berlin die dritte paperless pioneers Konferenz statt.
    Die Veranstaltung richtet sich an Selbständige, die den Umstieg auf ein papierloses Büro wagen. Kann ich dir also empfehlen, fahre ich auch hin, kriegst du auch in den Shownotes hier einen entsprechenden Link, um dir das Ganze anzugucken.

Damit bin ich heute auch schon wieder am Ende meiner Folge. Ich hoffe, du konntest ein paar nützliche Tipps für dich herausziehen.

Wenn du Fragen hast, melde dich bei mir, schreibe mir gerne ein Feedback unter den Artikel hier bzw. unter den Podcast hier. Mich interessiert besonders, was dich daran hindert, ein papierloses Büro einzurichten. Schreibe mir die Gründe gerne wie gesagt als Kommentar unter diesen Artikel, ich freue mich auf dein Feedback!

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Ich helfe Unternehmern und Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für einen nicht passenden Versicherungsschutz ausgibst.

Den notwendigen „Papierkram“ mit den Versicherungen erledige ich zuverlässig und dauerhaft für Dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

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2 Gedanken zu “Die „Quick-and-Dirty-Variante“ zum papierlosen Büro

  1. Toller beitrag. Komplett papierlos schaffe ich nicht, aber ich bin auf einem guten Weg dort hin. Entsetzt war ich letztens, als mein Hund verstarb und ich ihn bei der Stadt abmelden musste. Totenschein eingescannt, alle Daten in eine Mail geschrieben und ab die Mail. Zurück kam eine Mail mit einem PDF das ich ausdrucken, ausfüllen und zusammen mit einer Kopie des Totenscheins per Post schicken sollte. 🙁

    • Das Problem kenne ich. Die IHK geht in manchen Bereichen noch ähnlich vor. Die nehmen nur Post oder Fax. Ich denke aber, dass sich diese Probleme in 5 Jahren erledigt haben werden.

      Viele Grüße Mike

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