Diese Arbeitsplatzausstattung brauchst du für dein papierloses Büro

Du überlegst ein papierloses Büro mit mehreren Arbeitsplätzen einzurichten? Oder hast du schon eins, bist aber mit der Arbeitsplatzausstattung nicht so richtig zufrieden? In diesem Beitrag erfährst du, wie du die Arbeitsplätze im papierlosen Büro sinnvoll ausstattest.

Diese Arbeitsplatzausstattung brauchst du für dein papierloses Büro

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Transkript

Ja hallo, heute geht’s mal wieder um das Thema papierloses Büro.

Ich hatte vor kurzem einen Präsenzworkshop zum Thema Einstieg ins papierlose Büro und da kam unter anderem die Frage auf, wie ist denn so ein idealer Arbeitsplatz im papierlosen Büro ausgestattet?

Und das Thema fand ich so interessant, dass ich dafür heute eine eigener Podcast-Folge mache.

Starten wir direkt, vorab mal als erstes:

Jeder Arbeitsplatz in einem papierlosen Büro sollte meiner Meinung nach mit zwei Bildschirmen ausgestattet sein.

Das macht das Arbeiten deutlich leichter. Ich selber habe auch zwei Monitore, wenn ich heute nur mit meinem Mac arbeite, dann fällt es mir dann doch schon schwerer, da fehlt mir dann oft der zweite Monitor. Von daher, jeder Arbeitsplatz ist mit zwei Monitoren auszustatten.

Alternativ kann man natürlich einen sehr großen Monitor wählen, wenn man nur eine Ein-Monitor-Variante haben möchte. Da gilt, je größer, je besser, aber mindestens 27 Zoll.

Ja, was gehört noch ins papierlose Büro?

Auf jeden Fall ein top Multifunktionsgerät als Hauptscanner und Hauptdrucker. Der kann irgendwo zentral stehen, der muss nicht an einem bestimmten Arbeitsplatz stehen, aber das Ding sollte wirklich Topleistung bringen. Das heißt also, schneller Papiereinzug, schnelles Scannen, schnelles Drucken, als Hauptdrucker für das ganze Büro, das ist ideal.

Und wenn das Teil dann auch noch eine Faxfunktion hat, natürlich nur für den Notfall, viele faxen heute nicht mehr, aber hin und wieder braucht man es dann doch nochmal, dann ist das ideal, die Teile liegen meistens so bei Preisen zwischen 500, 600 Euro. Da kriegt man dann schon ein sehr gutes Multifunktionsgerät, was alle wichtigen Features draufhat.

Ja, dann konkret zu jedem einzelnen Arbeitsplatz.

Eben waren wir, wie gesagt, im allgemeinen Bereich. Jetzt kommen wir mal konkret zu jedem einzelnen Arbeitsplatz. Und da gilt es, sich zunächst einmal überlegen, welche Arbeiten an welchem Arbeitsplatz überhaupt anfallen?

Arbeitsplatz, an denen viel Papier ankommt, brauchen dann natürlich auch direkt einen Scanner am Arbeitsplatz selber, damit es keine Wege mehr zum Hauptscanner gibt. Es mag vielleicht manchmal nur fünf Sekunden oder 6 Sekunden sein, bis man diesen Hauptscanner erreicht hat, aber da, wo viel Papier ankommt, wenn man das fünf, sechs, sieben, acht, neun, zehnmal am Tag macht und das dann hochrechnet auf den Monat und auf ein Jahr, dann kommen da ganz schöne Laufzeiten zusammen.

Deswegen empfiehlt es sich bei Arbeitsplätzen, wo viel eingehendes Papier ist, direkt am Arbeitsplatz selber einen Tischscanner zu installieren. Und ich habe da sehr gute Empfehlungen oder bzw. sehr gute Erfahrung mit dem Fujitsu Scansnap IX500 gemacht. Ich verlinke den auch hier in den Show notes.

Für Arbeitsplätze, die nur wenig Papier digitalisieren müssen, da reicht dann aber der Hauptscanner im Büro, die brauchen keinen separaten Scanner.

Ja, weiter, das Thema Drucker.

Sollte es der Workflow unmöglich machen, dass an manchen Arbeitsplätzen gedruckt werden muss. Also, ich bin immer ein Freund davon, alles, was du nicht zwingend drucken musst, sondern, was du digital versenden kannst, versende es digital und nicht per Brief. Drucke es nicht aus, spare Papier.

Aber manchmal ist es im Workflow halt so in einem Betrieb, dass es unumgänglich ist, dass gedruckt wird und diese Arbeitsplätze brauchen dann natürlich auch zwingend einen eigenen Tischdrucker.

Da bitte nicht den Hauptdrucker verwenden, auch da gilt das Gleiche. Manchmal sind es vielleicht nur fünf, sechs Sekunden Laufzeit bis dorthin, bis man den Hauptdrucker erreicht hat. Aber das aufs Jahr hochgerechnet, macht das dann doch schon ganz schöne Zeit aus, von daher lohnt es sich, an solchen Arbeitsplätzen, wo Papier zwingend gedruckt werden muss, auch einen eigenen Drucker aufzubauen.

Da kann jeder handelsübliche Drucker, das bleibt dir überlassen, ob du auf Tinte oder auf Laserdrucker stehst. Das ist vollkommen egal, die Dinger gibt’s ab 80 € und die reichen dann als Tischdrucker vollkommen aus.

Ja, bevor weitermachen, vielleicht ein bisschen oder mache ich noch ein bisschen

Werbung in eigener Sache.

Falls du es nicht weißt, ich bin Versicherungsmakler. Ich helfe Selbständigen, Zeit und Geld zu sparen. Ich kümmere mich um deine Versicherungsangelegenheiten privat und betrieblich wie ein guter Bekannter. Dazu passe ich deine Versicherungen an die individuellen Anforderungen an. So kannst du immer sicher sein, dass du nicht zu viel Geld für einen nicht passenden Versicherungsschutz ausgibst.

Außerdem erledige ich den notwendigen Papierkram mit den Versicherungen zuverlässig und dauerhaft für dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert. Das wars auch schon mit der Werbung.

Machen wir weiter im Text, was das Thema papierloses Büro angeht.

Ja, dann die gute Frage, braucht man ein Tablet in einem papierlosen Büro?

Da kommt es dann auch wieder auf die Arbeitsplatzbeschreibung selber an. Ich bin der Meinung, dass zumindest alle, die Außendienstmitarbeiter und Mitarbeiter, die im Haus selber mit Kunden live vor Ort zu tun haben, die beraten, dass die mit einem Tablet und mit einem Stift ausgestattet werden sollen.

Hier meine Empfehlung das iPads 2018, das einfache mit dem Apple Pencil. Apple hat seit März 2018 die Möglichkeit geschaffen, dass auch auf dem einfachen iPad für Startpreis 349 € mit dem Apple Pencil geschrieben werden kann und ich habe die Erfahrung gemacht, als ich mir das iPad mit Apple Pencil zum handschriftlichen Schreiben zugelegt habe, dass das wirklich nochmal einen massiven Vorteil im papierlosen Büro bringt.

Gleiches gilt, also Gleiches heißt hier an der Stelle, auch mit einem Tablet, auf dem man handschriftliche Notizen machen kann, auszustatten, sind Mitarbeiter, die viel im Haus unterwegs sind, zum Beispiel Lagerverwaltung oder Ähnliches.

Oder auch Mitarbeiter, die viel mit Zeichnungen arbeiten müssen, wobei bei Zeichnungen empfiehlt sich dann tatsächlich, zu überlegen, ob man das große iPad 12,9 Zoll nimmt, weil man dort natürlich auch wunderbar mit Plänen arbeiten kann und zeichnen kann.

Ja, weiter, ich bin persönlich ein Fan davon, dass

jeder Arbeitsplatz mit einem Laptop ausgestattet ist

anstatt mit einem stationären Rechner.

Natürlich, oft sagt man ja, wofür braucht man das, wofür braucht er einen Laptop. Man weiß es nie, manchmal klemmt man sich das Ding unter den Arm, geht vielleicht woanders hin zum Arbeiten, weil man vielleicht mal eine andere Umgebung haben möchte. Oder man muss den Arbeitsplatz wechseln.

Also, ich bin persönlich ein Freund davon, den Arbeitsplatz mit einem Laptop anstatt mit einem stationären Rechner auszustatten, weil man so einfach flexibler ist.

Ja, Zusammenfassung nochmal:

  • Also, jeder Arbeitsplatz zwingend mit zwei Monitoren oder alternativ mit einem großen Monitor, mindestens 27 Zoll ausstatten. Das ist schon mal Grundvoraussetzung für ein papierloses Büro.
  • Dann solltest du dir ein Multifunktionsgerät als Hauptgerät anschaffen, was scannen und drucken kann und wenn es idealerweise dann auch noch faxen kann für den Notfall, dann hast du das richtige Gerät. Aber das sollte dann schon ein richtig gutes Teil sein, damit du dort auch größere Mengen schnell digitalisieren und scannen kannst oder auch mal Serienbriefe drucken kann, sofern das denn noch notwendig ist.
  • Ja, dann solltest du dich fragen, was fallen für Arbeiten an welchem Arbeitsplatz an? Arbeitsplätze, bei denen viel Papier digitalisiert werden muss, die brauchen einen eigenen Scanner, da reicht der Hauptscanner nicht. Da hatte ich ja gesagt, meine Empfehlung der Fujitsu Scansnap IX500 und Arbeitsplätze, bei denen es der Workflow unabdingbar macht, dass gedruckt werden muss, auch da bitte einen eigenen Drucker installieren und nicht die Mitarbeiter zu dem Hauptdrucker dauernd laufen lassen, wenn die sich ein Stück Papier ausdrucken müssen.
  • Mitarbeiter, die viel unterwegs, die in Kundenmeetings sind oder die mit technischen Zeichnungen arbeiten müssen, die sollten mit einem Tablet ausgestattet sein. Am besten eins, auf dem man auch noch handschriftliche Notizen machen kann. Meine Empfehlung da das iPad 2018 mit dem Apple Pencil, idealer Begleiter fürs papierlose Büro, um auch Handschriften Digital direkt auf einem Tablett zu erfassen oder um mit Plänen zu zeichnen. Wer mit Zeichnungen arbeitetet, der sollte dann auf das iPad Pro mit 12,9 Zoll ausweichen.

Ja, das war es auch heute schon zum Thema papierloses Büro.

Eine Bitte habe ich zum Schluss noch, ich bin schon ein paarmal angesprochen worden, ob ich noch mal so einen Einstiegsworkshop oder einen Workshop zum papierlosen Büro mache zum Einstieg ins papierlose Büro mache.

Ich überlege jetzt, das Ganze als Webinar aufzulegen. Das letzte Mal habe ich es als Präsenzworkshop gemacht.

Meine Bitte, wenn du da Interesse dran hast, dann schreib mir doch eine Nachricht per E-Mail an mike.richter@akg-vfm.de.

Alternativ kannst du mir aber auch gerne einen Kommentar unter diesem Beitrag hier hinterlassen, wenn du Interesse an einem Webinar zum Thema Einstieg ins papierlose Büro hast. Das wars von mir heute. Ich wünsche dir eine schöne Zeit, bis demnächst, bleibt gesund, liebe Grüße, dein Mike.

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Ich helfe Unternehmern und Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für einen nicht passenden Versicherungsschutz ausgibst.

Den notwendigen „Papierkram“ mit den Versicherungen erledige ich zuverlässig und dauerhaft für Dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

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