Effizientes Arbeiten: 3 einfache Tricks, mit denen du die gleiche Menge Arbeit in kürzerer Zeit schaffst

Kennst Du den Unterschied zwischen Zeitfressern und Zeitverschwendern? Nein? Dann solltest Du diesen Artikel lesen. Ich erkläre Dir den Unterschied und zeige Dir außerdem 3 einfache Tricks gegen Zeitverschwendung in deinem Arbeitsalltag. Damit fällt dir effizientes Arbeiten sicherlich leichter.

Mit ein paar Tricks ist effizientes Arbeiten gar nicht schwer.

 

 

Ich bin vor einiger Zeit dazu übergegangenen, meine täglichen Aufgaben und Tätigkeiten regelmäßig zu erfassen. Dabei entsteht dann eine Liste mit deren Hilfe ich prüfe, welche Aufgaben bzw. Tätigkeiten gestrichen, automatisiert oder delegiert werden können.

Diese Liste hilft mir auch „Zeitfresser“ und „Zeitverschwender“ zu identifizieren. Effizientes Arbeiten wird für mich so einfacher.

Zeitverschwender und Zeitfresser: Wo ist da der Unterschied?

Zeitfresser

Zeitfresser sind Aufgabe, die erledigt werden müssen. Wir widmen uns diesen Aufgaben regelmäßig aus Routine. Sie halten uns aber oft davon ab, uns mit den wirklich wichtigen Aufgaben zu befassen. Aufgaben sind immer dann wirklich wichtig, wenn wir durch ihre Erledigung unseren Zielen näherkommen.

Was Du gegen Zeitfresser machen kannst, erfährst Du in meinem Artikel „Wie du weniger Zeit mit zeitfressenden Aufgaben verbringst und stattdessen wirklich etwas für dein Business tust“.

Zeitverschwender

Zeitverschwender hingegen sind Dinge, die du ohne Folgen ignorieren kannst. Ich zeige dir, was du gegen Zeitverschwender machen kannst. Ohne Zeitverschwender ist effizientes Arbeiten nämlich
viel leichter.

3 einfache Tipps, mit denen du im Arbeitsalltag „Zeit sparen“ kannst

Hier meine 3 Top-Tipps gegen Zeitverschwender:

#1: Sei nicht immer per Mail verfügbar

Als aller erstes solltest Du an sämtlichen Geräten (Handy, Tablet, Laptop, PC) den Signalton für eingehende Emails ausschalten. Das gleiche gilt für Symbole, die dir anzeigen, dass eine E-Mail eingegangenen ist.

Dann solltest du dir angewöhnen, nur noch zwei Mal am Tag, z.B. um 12 und um 16h, deine E-Mails zu kontrollieren. Die E-Mails bearbeitest und beantwortest du dann aber direkt en bloc.
Wahrscheinlich wird es dir am Anfang schwerfallen, nur noch zwei Mal pro Tag in Deine E-Mails zu schauen. Bei mir war das so. Aber nach 10 Tagen hatte sich mein Gehirn daran gewöhnt und der Reflex „mal eben die E-Mails zu checken“ war ausgeschaltet.

Falls du Sorge hast, du könntest eine wichtige E-Mail verpassen, wenn du nur noch 2 x pro Tag dein E-Mail-Postfach kontrollierst, dann richte einfache eine automatische Antwort-E-Mail ein. Der Text könnte vielleicht so lauten:

„…wegen hoher Arbeitsbelastung beantworte ich meine E-Mails nur noch 2 x pro Tag um 12h und um 16h. In Notfällen kontaktieren Sie mich bitte telefonisch.“

Vermeide es außerdem, morgens als aller erstes in dein Postfach zu gucken. Da wartet dann sicherlich mindestens eine Nachricht, die dich davon abhält, fokussiert und konzentriert an deinen geplanten, wichtigen Aufgaben zu arbeiten.

#2: Vermeide Meetings

Meetings sollte m.M.n. nur stattfinden, um Entscheidungen zu treffen. Alle anderen Meetings, in denen keine Entscheidungen getroffen werden, solltest du meiden.

Wirst du zu einem eingeladen, dann sorge immer dafür, dass du die Agenda vorab per E-Mail zugeschickt bekommst. So ist sichergestellt, dass sich der Organisator Gedanken über das Ergebnis des Meetings macht. Außerdem bekommst du so die Chance, Fragen im Vorfeld schon per Mail zu beantworten. Dadurch werden die meisten Meetings dann unnötig und du kannst deine Zeit mit sinnvolleren Tätigkeiten verbringen.

Falls Du ein Meeting tatsächlich nicht vermeiden kannst, dann lege vorab die Dauer fest. So vermeidest du sinnlose und zeitraubende Diskussionen. Sollte die festgelegte Dauer überschritten werden, dann verabschiede dich. Erfinde einen Vorwand, warum du den Raum jetzt unbedingt verlassen musst. Du kannst dir dann später von den Ergebnissen berichten lassen.

#3 Sei nicht immer per Telefon verfügbar

Du solltest dir telefonfreie Zeiten – sogenannte stille Stunden – zugestehen. Schalte dein Handy in den Flugmodus und leite dein Festnetztelefon auf einen Mitarbeiter oder einen Sekreteriatsservice, z.B. ebuero oder VersOffice, um.

Nutze diese „Stille Stunde“ um deine wichtigen Aufgaben konzentriert anzugehen und abzuarbeiten. Danach kannst Du die Rückrufe en bloc in der von dir gewählten Reihenfolge tätigen. Falls du Mitarbeiter hast, kannst du einige Rückrufe sicherlich delegieren. Das spart Zeit.

Nur Taten bringen Veränderungen

Effizientes Arbeiten ist keine „Raketenwissenschaft“. Mit den o.g. Tricks schaffst du es sicherlich pro Arbeitstag einige Minuten herauszuholen. Es liegt an Dir. Du musst nur den ersten Schritt machen.

Vielleicht startest Du zunächst mal mit deinen E-Mails. Wenn das klappt, kannst du das Thema „Meetings“ und/oder Telefon angehen.

Und du so?

Was machst du, um deinen Arbeitsalltag effizient zu gestalten? Welche Tricks wendest du an? Du kannst mir hierzu gerne einen Kommentar unter diesem Artikel hinterlassen. Ich freue mich auf dein Feedback!

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Ich helfe Unternehmern und Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

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