Gleiche Arbeit, weniger Zeit: Diese 3 Tools helfen dir!

In dieser Podcastfolge geht es um das Thema: effizientes Arbeiten. Ich stelle dir 3 Tools vor, die dir helfen, die gleiche Menge Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen.

Effizientes Arbeiten: Gleiche Arbeit, weniger Zeit: Diese 3 Tools helfen dir!

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Transkript

Hallo, in dieser Podcastfolge geht es heute um das Thema effizientes Arbeiten. Ich stelle dir drei Tools vor, die dir helfen, die gleiche Menge Arbeit in kürzerer Zeit zu schaffen.

Neben dem papierlosen Büro ist meine zweite Leidenschaft ja das Thema effizientes Arbeiten. Ich beschäftige mich also immer wieder mit der Frage, wie kann ich meine Arbeit in kürzerer Zeit erledigen. Deswegen habe ich in den letzten Jahren auch einige Software Tools ausprobiert.

Die drei Tools, die ich dir heute vorstellen möchte, habe ich selber permanent im Einsatz und kann sie dir deswegen auch uneingeschränkt empfehlen. Mit ihnen spare ich mir massiv Arbeitszeit ein. Legen wir direkt los mit dem ersten Tool:

Tool Nr. 1 ist: i-Talk24.

i-Talk24 ist eine App, ein Dienst, mit dem ich Sprachnachrichten aufzeichne.

Das Besondere dabei ist, dass meine Sprachnachricht hinterher auf einer schönen Landingpage angezeigt wird. Also, wenn ich die On-Bord-Mittel auf meinem iPhone für Sprachnachrichten verwende, dann wird ja lediglich eine MP3 Datei erzeugt, die ich als Anhang an eine E-Mail versenden kann. i-Talk24 geht hier einen Meter weiter und stellt eine Landingpage, die kann ich vorher konfigurieren.

Die sieht momentan so aus, dass ich auf der linken Seite ein Foto von mir habe, ein kurzes Anschreiben mit einer Unterschrift von mir, damit es schön persönlich aussieht. In der Mitte ist dann der Abspielrecorder für die Sprachnachricht, wo der Kunde dann draufdrücken kann und im Browser sich direkt die Sprachnachricht anhören kann. Und auf der rechten Seite habe ich dann auch nochmal Platz, um den Werbebanner oder Ähnliches zu platzieren.

Außerdem bekomme ich dann, wenn der Kunde es gehört hat, einen entsprechenden Eintrag bei i-Talk selber, so dass ich sehen kann, wann der Kunde das gehört und ob er es abgehört hat. So weiß ich also immer, ob meine Nachricht dann auch angekommen ist oder nicht.

Warum benutze ich Sprachnachrichten?

Ganz einfach, alles, was länger als zwei oder drei Sätze ist, das habe ich, glaube ich, schneller besprochen als dass ich es getippt habe als E-Mail. Und wenn längere Sachverhalte zu klären sind und ich denjenigen nicht telefonisch erreichen kann, dann nehme ich gerne mal eine Sprachnachricht auf. Dann spare ich mir das Tippen und der Empfänger der Nachricht, der kann dann, wenn er Zeit hat, diese Information abrufen, sich anhören und darauf dann einfach reagieren.

Und dadurch, dass ich das mit einem Link in einer E-Mail versende, braucht er hinterher nur auf „Antworten“ drücken und kann mir dann ganz normal in einer E-Mail auch antworten.

Was kostet i-Talk24?

i-Talk24 gibt es im Abo, die ersten 30 Tage sind kostenlos als Test, danach kostet es ab 27 € netto pro Monat.

Es gibt, glaube ich, insgesamt drei Pakete. Ich nutze momentan das mittlere, ich meine, das kostet mich 29 € netto pro Monat. Aber ich mache dir hier einen Link in die Shownotes, da kannst du dir dann iTalk24 selber mal angucken und prüfen, ob das was für dich ist.

Ich kann es nur empfehlen, ich nutze es total gerne, es spart mir massiv Zeit und es funktioniert einwandfrei und gut.

Mein Zeitersparnistool Nr. 2 ist der Textexpander.

Was ist der Textexpander?

Der Textexpander ist ein Werkzeug, was mit kurzen Phrasen oder durch kurze Phrasen längere Texte ersetzt.

Also das heißt, wenn ich eine Standardantwort habe, es kommt eine E-Mail an, ein Anliegen eines Kunden, dann muss ich normalerweise tippen: „Hallo lieber Kunde, ich habe deine E-Mail erhalten, kümmere mich um dein Anliegen. Ich melde mich, sobald ich es geprüft habe und eine Info für dich habe. Viele Grüße, dein Mike.“

So, das kommt vier, fünf, sechs, sieben, acht Mal in der Woche vor. Das Ganze kann ich mir sparen, ich lege es einmal im Textexpander an, diesen Text und mache dann mit einem Kürzel oder mit einer Abkürzung, zum Beispiel „;antw“ für „Antwort“ auf eingehende „E-Mail-Antw“, auf eingehende E-Mails, tippe das in Outlook ein oder in jedes Word Dokument oder in ein anderes Dokument und dann ersetzt er automatisch diese Phrase durch meinen definierten längeren Text.

So spare ich mir auch hier das ganze Tippen. Jetzt könnte es natürlich sein, dass du Apple User bist und in der Mac-Welt unterwegs bist und sagst dann, ey, warum muss ich da extra ein Tool für buchen oder eine App für kaufen, das habe ich doch schon Board in Mac und in iOS, da gibt es doch diese Textersetzung.

Ja, die gibt es da, aber vielleicht hast du auch schon gemerkt, wenn du etwas längere Texte dort einsetzen möchtest, das ist nicht schön, du hast nur so eine kleine Zeile, wo du etwas reinschreiben kannst, kannst es auch nicht wirklich formatieren oder Bilder einfügen und Ähnliches.

Das kannst du alles in Textexpander! Mit Textexpander hast du wirklich Platz, um deine E-Mails bzw. deine Texte zu formatieren, Bilder einzufügen, das Ganze dann auch in verschiedenen Schriftarten darzulegen. Also, du kannst auch unterstreichen, die Sachen fett schreiben bestimmte Zeilen, Links einfügen, das klappt wunderbar, da musst du nicht hart dran arbeiten, sondern es geht wirklich gut von der Hand.

Und das ist der große Vorteil gegenüber den On-Board-Mitteln, die Apple da zur Verfügung stellt.

Ja, was kostet der Textexpander?

Auch der Textexpander ist ein Abomodell, die ersten 30 Tage sind kostenlos und danach kostet er ab 3,33 $ pro Monat.

Tool Nr. 3: Der Terminpilot.

Der Terminpilot ist mein online Terminkalender.

Früher war es so, ein Kunde rief an oder schrieb eine E-Mail: „Hallo, ich hätte gerne einen Termin.“ Dann habe ich zurückgeschrieben, hier meine beiden Terminvorschläge. Hat er gesagt, nee, kann ich nicht, ich könnte dir aber das und das anbieten. War meine Antwort wieder: „Tut mir leid, da bin ich schon verbucht.“

Und so haben wir dann so einen Terminvereinbarungs-Pingpong gespielt. Irgendwann hat man den Hörer in die Hand genommen und hat dann in einem Telefonat versucht, einen passenden Termin zu finden und das Ganze geht jetzt deutlich einfacher.

Der Kunde meldet sich, ich sage: „Alles klar, lieber Kunde, hier kommt ein Link, wähle dich direkt in meinen Terminkalender ein, suche dir einen Termin aus, der dir gefällt und dann bucht er den ein.

Natürlich habe ich vorher die Termine definiert, die ich für sowas freigebe, so dass dann also nicht an einem Samstag- oder Sonntagnachmittag jemand auf die Idee kommt und da einen Termin mit mir buchen möchte. Sondern da sind wirklich die ausgewählten Termine drin, die ich explizit dafür frei und vorhalte und die kann man bei mir, ich glaube, für die nächsten drei Monate, im Voraus buchen.

Was passiert dann weiter?

Der Kunde bekommt den Link, sucht sich seinen Wunschtermin aus, drückt dann auf Absenden und es kommt bei mir eine E-Mail an, hallo, da bucht jemanden einen Termin oder möchte jemand einen Termin. Dann kann ich nochmal sagen, der Termin passt mir doch nicht, obwohl ich ihn freigegeben habe, das gibt es dann einmal, brauche ich nur einen Link klicken, dann kriegt der Kunde eine automatisierte E-Mail, dass er sich doch bitte einen anderen Termin aussuchen möchte.

Oder ich kann den Termin bestätigen, dann bekommt er eine E-Mail, wo drinsteht, hallo, der Mike hat da Zeit für dich, das passt. Der Termin ist im Kalender eingetragen. 48 oder 24 Stunden vor dem Termin bekommt der Kunde dann noch mal per E-Mail oder WhatsApp oder SMS eine Erinnerung, dass der Termin ansteht.

So passiert es dann auch nicht mehr, dass Termine vergessen werden können. Es war früher oft bei mir so gewesen, dass die Kunden gesagt haben, habe ich vergessen, tut mir leid. Du bist jetzt extra gekommen und ich habe jetzt doch keine Zeit. 24 Stunden vorher kommt per SMS und per E-Mail die Benachrichtigung, hallo lieber Kunde, der Mike kommt bei dir vorbei oder du musst morgen zu Mike, du hast da um 14:00 Uhr einen Termin.

So werden also ein Großteil der Termine nicht mehr vergessen, meine Stornoquote durch Vergessen ist verschwindend gering, die ist unter zwei oder drei Prozent gesunken durch dieses Tool.

Außerdem habe ich mir durch Terminpilot auch noch Arbeitszeit eingespart.

Früher mussten meine Mitarbeiterinnen da den Kunden dran erinnern, das heißt, die mussten händisch in meinen Terminkalender gucken, was haben wir denn morgen und übermorgen für Termine, den Kunden dann anrufen oder anschreiben mit einer E-Mail. Das macht Terminpilot, wie gesagt, heute alles automatisiert und automatisch, ohne, dass ich da was tun muss. Das Ganze läuft ab, sobald ich den Termin bestätigt habe.

Was kostet Terminpilot?

Auch der Terminpilot ist in einer Abo-Variante. Hier liegen wir ab 19,90 € netto im Monat.

Auch da gibt es wieder drei Varianten, ich glaube, ich nutze momentan die einfache, die Basisvariante. Das Schöne hierbei ist, hier gibt es keine Mindestvertragslaufzeit.

Terminpilot ist jederzeit monatlich kündbar.

Ja, zusammengefasst nochmal die drei Tools,

die dir wirklich Arbeitszeit einsparen, die ich auch selber im Test oder beziehungsweise im Einsatz habe.

  1. Tool Nr. 1 ist i-Talk24, mein Dienst für Sprachnachrichten, die dann auch auf einer schönen Landingpage angezeigt werden.
  2. Tool Nr. 2 ist der Textexpander, dass ist es Dingen, was mit einer kurzen Phrase oder aus einer kurzen Phrasen längere Texte macht, die du vorher schön selber geschrieben und formatiert hast.
  3. Und Tool Nr. 3 ist der Terminpilot, mein Onlineterminkalender.

Alle diese drei Tools habe ich selber im Einsatz, sie sparen mir massiv an Zeit.

Was du dann mit der freien Zeit machst, das ist natürlich deine Sache, dir wird mit Sicherheit schon was Passendes einfallen.

Ja, jetzt habe ich zum Schluss noch eine Frage an dich.

Und zwar, welche Tools du so nutzt, um deinen Arbeitsalltag zu vereinfachen?

Ich würde mich freuen, wenn du mir dazu einen Kommentar unter diesen Beitrag schreibst. Ich freue mich dazu auf dein Feedback.

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Ich helfe Unternehmern und Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für einen nicht passenden Versicherungsschutz ausgibst.

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