Mehr als 100 ungelesene E-Mails und der Wunsch nach einem leeren E-Mail-Postfach

Du hast 100 oder mehr E-Mails in Deinem Posteingang? Davon gehört ein großer Teil zu den ungelesenen E-Mails? Du hast das Gefühl, die E-Mail-Flut nicht mehr in den Griff zu bekommen? Wichtige E-Mails gehen in der Masse an Nachrichten unter? Du hättest gerne dauerhaft ein aufgeräumtes und leeres E-Mail-Postfach? In dieser Folge erfährst du, wie du das in 10 einfachen Schritten schaffst.

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Transkript

Hallo, in der heutigen Folge geht es um das Thema leeres E-Mail-Postfach und wie du in zehn einfachen Schritten zu einem dauerhaft leeren E-Mail-Postfach kommst.

Wenn du auch zu den Leuten gehörst, die 100 oder mehr ungelesene E-Mails im Posteingang haben, dann ist diese Folge genau das Richtige für dich. Denn hier erfährst du mein System, was ich seit zwei Jahren selber im Einsatz habe und auch in der Praxis getestet habe.

Inbox Zero

Und was mir hilft, seit zwei Jahren regelmäßig, regelmäßig heißt in diesem Fall mindestens einmal am Tag, Inbox Zero zu erreichen. Inbox Zero, damit meine ich, ich habe tatsächlich einen absolut leeren E-Mail-Posteingang.

Zehn einfache Schritte zu einem dauerhaft leeren E-Mail-Postfach

Steigen wir ein in die zehn Schritte, die ich benutze oder die ich angewendet habe, um ein dauerhaft leeres E-Mail-Postfach zu bekommen.

Die ersten drei Schritte sind vorbereitende Arbeiten.

Taskmanager

Als allererstes solltest du dir einen sogenannten Taskmanager zulegen. Ein Taskmanager ist ein Programm, mit dem du Aufgaben verwalten kannst, erfassen kannst, terminieren kannst, priorisieren kannst. Idealerweise ist dieser Taskmanager, dieses Aufgabenverwaltungstool cloudbasiert, so dass es dir auf all deinen Endgeräten jederzeit synchronisiert zur Verfügung steht.

Die App Todoist

Ich selber nutze die App Todoist, habe ich auch schon einige Blogartikel zu geschrieben, die ich dir hier in den Shownotes verlinke. Todoist ist in der Basisversion kostenlos und für den Anfang komplett ausreichend. Todoist gibt es für alle gängigen Betriebssysteme, Windows, Mac, OS, iOS, Android, so dass es problemlos eigentlich auf all deinen Geräten installiert und genutzt werden kann. Die Synchronisation erfolgt automatisch, dadurch ist Todoist immer auf allen Geräten auf dem aktuellsten Stand.

Ein weiterer Vorteil von Todoist ist, dass es für viele E-Mail-Programme, Outlook, Airmail und so weiter kleinere Zusatzprogramme gibt, sogenannte Plugins, die ermöglichen es dir, eine E-Mail mit einem Knopfdruck in eine Aufgabe umzuwandeln.

Also, Aufgabe Nummer 1: Besorge dir einen Taskmanager.
Aufgabe Nummer 2: Lege dir drei neue Ordner an bzw. ich habe das so gemacht.

Zum einen habe ich den Ordner erledigten Posteingang angelegt. Dann einen Ordner Newsletter und dann einen Ordner Archiv „ungelesene E-Mails“.

Abarbeiten deines E-Mail-Posteingangskorbs

Dann starten wir mal mit dem Abarbeiten deines E-Mail-Posteingangskorbs. Die E-Mails, die älter als vier Wochen sind, die verschiebst du bitte alle und das ist Schritt Nummer 3, in das Archiv „ungelesene E-Mails“.

Das Archiv „ungelesene E-Mails“

Wenn E-Mails seit vier Wochen oder länger bei dir im Posteingangskorb liegen, dann handelt es sich meistens um unwichtige Nachrichten oder bereits erledigte Vorgänge. Du brauchst also kein schlechtes Gewissen haben, wenn du diese nicht mehr beachtest und wenn du die dann in diesen separaten Ordner verschiebst.

Das hat auch noch den Vorteil, E-Mails sind nicht ganz weg, das heißt, wenn sich jemand da nochmal meldet und sagt, ich habe dir doch vor 18 Wochen eine E-Mail geschickt, warum hast du da nicht drauf geantwortet? Dann kannst du dir die immer noch rausholen.

Aber ansonsten, alles was älter als vier Wochen ist, schieb es bitte in den Ordner Archiv „ungelesene E-Mails“.

Spam- und Werbemails löschen

Als nächstes gehst du dann deinen E-Mail-Ordner einmal durch und löschst alle Spam- und Werbemails raus.

Da sind auch mit Sicherheit eine ganze Menge an Spam und Werbemails mit drin, so dass du da auch schonmal einen ganzen Meter wegbekommst.

Lösche alle E-Mails, die du in Kopie oder Blindkopie, also CC oder BCC

Schritt Nummer 5: Lösche alle E-Mails, die du in Kopie oder Blindkopie, also CC oder BCC, bekommen hast. Da gibt es ja einen Empfänger, einen Adressaten, für den diese E-Mail bestimmt war. Du musst ja in der Regel bei einer CC oder BCC E-Mail gar nicht selber aktiv werden, sondern der Absender beabsichtigt ja nur, sich damit im Zweifel zu exkulpieren und zu sagen, ey, das hast du ja auch bekommen.

Ich selber lösche diese CC und BCC E-Mails konsequent weg und wenn ich merke, dass ich von einem Absender regelmäßig solche CC und BCC E-Mails kriege, also wo ich in Kopie oder Blindkopie stehe, dann sage ich ihm Bescheid. Hör mal, brauchst du mir nicht schicken, du hast ja jemanden, an den du das adressiert hast, der sich darum kümmert. Brauchst du mich nicht in CC oder BCC setzen.

Also, Schritt Nummer 5: Alle E-Mails mit CC und PCC rauslöschen aus deinem E-Mail-Posteingang.

Ja, jetzt sind immer noch wahrscheinlich eine ganze Menge über? Und dann kommen wir zu Schritt Nummer 6:

Kümmern wir uns um die Newsletter.

Die Newsletter, die du noch lesen möchtest, die verschiebst du bitte in den Ordner „Newsletter“. Ich selber lese diesen Ordner dann immer oder gucke diesen Ordner durch, wenn ich mal Zeit habe.

Wenn ich beim Arzt sitze oder mit dem Zug fahre, einfach, wo ich ein paar Wartezeiten habe, gucke ich mir den Ordner mal an und lese mir die Newsletter, die ich mir dort reingepackt habe, durch. Und die Newsletter, für die ich mich nicht mehr interessiere, bei den melde ich mich dann auch ab.

Da gibt es immer in der Regel bei diesen Newsletter E-Mails unten nirgendwo so einen Button „abmelden“ oder „unsupt script“, da kannst du dann draufklicken und dann bekommst du die nicht mehr.

Kleiner Einwurf an der Stelle von mir, ich bekomme auch schon mal Newsletter von Absendern, da, wo ich gar nicht weiß, wo die herkommen und denen misstraue ich. Da klicke ich natürlich nicht auf Subskript oder abmelden, weil ich glaube, dass das Fake-Newsletter sind und ich mir, wenn ich daraufklicken würde, ein Schad-Programm runterlade.

Da erstelle ich mir in der Regel mit Outlook so eine Regel, dass alle E-Mails von diesem Absender einfach automatisch gelöscht werden.

Die 2-Minuten-Regel

So, die E-Mails, die jetzt noch übrig sind in deinem Posteingangskorb und das ist dann Schritt Nummer 7, die bearbeitest du mithilfe der sogenannten 2-Minuten-Regel.

Die 2-Minuten-Regel besagt, dass du alle E-Mails, die du innerhalb von 2 Minuten beantworten und erledigen kannst, sofort jetzt beantwortest und erledigst. Danach verschiebst du das Ding in den Ordner „erledigter Posteingang“.

Wenn du aus einer E-Mail einer Aufgabe erstellt hast, die du delegiert hast und deren Bearbeitung du überwachen möchtest, dann kannst du dir dazu eine entsprechende Aufgabe in deinem Taskmanager, zum Beispiel Todoist, einstellen.

Wenn du jetzt noch Aufgaben übrighast, dann kommt jetzt wirklich Todoist ins Spiel. Dann ab damit als Aufgabe in den Taskmanager. Wenn du dir dieses Plugins installiert hast, dann ist das nur noch ein Klick, dann hast du die im

Taskmanager und das ist dann der Schritt Nummer 9:

Im Taskmanager priorisierst und terminierst du diese Aufgaben dann oder diese E-Mails dann, die du in eine Aufgabe umgewandelt hast. Du kannst die E-Mails danach problemlos in den Ordner „erledigter Posteingang“ ziehen, Todoist kommt da immer wieder dran an die E-Mail.

Du kriegst dann so einen schönen Link, da kannst du draufklicken und dann geht die E-Mail, die betreffende, auf und du kannst es dann, wenn der Termin ansteht und wenn du an der Prioritätenstelle bist, kannst du das abarbeiten.

Wenn du übrigens mehr zum Thema Prioritäten setzen wissen möchtest, dann habe ich dazu auch einen Blogartikel geschrieben, der heißt Selbstmanagement mehr Zeit für die wichtigen Dinge und da in Teil 3 geht es dann eben um das Thema Prioritäten setzen. Den verlinke ich dir hier auch.

So und der Schritt Nummer 10 ist: Nur Wiederholung führt zu dauerhaftem Erfolg.

Das heißt, gucke regelmäßig deine E-Mails durch, lösche Spam und Werbe-E-Mails raus, lösche E-Mails raus, wo du in CC und BCC stehst, Newsletter in den Newsletter-Ordner, 2-Minuten-Regel und die restlichen E-Mails dann als Aufgaben in den Taskmanager umwandeln und dann im Taskmanager selber die Aufgaben priorisieren und terminieren.

Kleiner Tipp von mir, ich selber gucke nur noch zwei oder dreimal am Tag meine E-Mails durch. Ich habe also alles ausgeschaltet, was mich auf eine eingehende E-Mail hinweist. Mein Handy macht kein Ping mehr, unten rechts sehe ich kein Briefchen mehr. Mein Computer macht auch kein Geräusch, wenn eine E-Mail eingeht.

Ich habe gemerkt, wenn ich diese Audio bzw. visuellen Signale bekommen habe, das hat immer wieder dazu geführt, dass ich dann doch auf das E-Mail-Programm geklickt habe und mir angeguckt habe, was da denn gerade reingekommen ist.

Das führt in der Regel nur dazu, dass du deine eigentlichen Aufgaben unterbrichst und unproduktiver wirst. Deswegen zwinge dich, am Anfang ist das oft ein Zwang oder ein Zwanggefühl, nur zwei- oder dreimal am Tag in dein E-Mail-Postfach zu gucken.

Es ist ein Postfach und in deinen Briefkasten guckst du ja auch nicht alle 5 Minuten rein, sondern in der Regel nur einmal am Tag. Und wenn dir jemand eine E-Mail schickt, dann muss er wissen, dass wir uns hier in einem asynchronen Kommunikationsmodul befinden.

Das heißt, die Antwort kann er nicht umgehend erwarten und wenn es so dringend ist, dass er unbedingt eine Antwort braucht, ja, dann ruft er dich bestimmt auch an, wenn du innerhalb von 10 Minuten nicht reagiert hast.

Zusammenfassung

Ja, so, jetzt nochmal zusammenfassen. Was sind die zehn Schritte, damit du dauerhaft ein leeres E-Mail-Postfach hast, auch, wenn du jetzt 100 oder mehr ungelesene E-Mails in deinem E-Mail-Postfach hast?

  1. Schritt Nummer 1: Nutze einen Taskmanager, lege dir einen Taskmanager zu. Das ist als vorbereitende Aufgabe.
  2. Genauso wie Schritt Nummer 2, dir die drei neuen Ordner anlegen, erledigte E-Mails, Newsletter und Archiv ungelesene E-Mails.
  3. Danach fängst du an und das ist dann der Schritt Nummer 3, dein E-Mail-Postfach abzuarbeiten, deine ungelesenen Nachrichten. Und zwar verschiebst du alle Nachrichten, alle Nachrichten, die älter als vier Wochen sind, in den Ordner ungelesene Archiv, ungelesene E-Mails.
  4. Danach gehst du den Ordner durch und guckst, was ist noch an Spam und Werbe-E-Mails da und löschst die raus.
  5. Und das Gleiche machst du und das ist Schritt Nummer 5 mit allen E-Mails, wo du in Kopie und Blindkopie, also CC oder BCC, aufgeführt ist.
  6. Im Schritt Nummer 6 verschiebst du die Newsletter, die du noch lesen möchtest in den Ordner Newsletter und meldest dich von all denen ab, die du nicht mehr lesen möchtest.
  7. Schritt Nummer 7, die verbleibenden E-Mails, arbeitest du dann nach der 2-Minuten-Regel ab, das heißt also, wenn du diese E-Mail innerhalb von 2 Minuten beantworten oder erledigen kannst, dann tust du das jetzt.
  8. Dann ist das erledigt und weg. Schritt Nummer 8, die restlichen E-Mails packst du dann rüber in den Taskmanager und erfasst sie als Aufgabe.
  9. Und Schritt Nummer 9 ist dann, die Aufgaben im Taskmanager zu terminieren und zu priorisieren.
  10. Der zehnte Schritt ist dann die Wiederholung, das heißt, die Schritte 4 bis 9 gehst du jedes Mal durch, wenn du deine E-Mails checkst und gewöhne dir an, nicht deine E-Mail zu checken, sondern tatsächlich sie in irgendeinem Blog zu bearbeiten. Und das tatsächlich auch nur zwei- oder dreimal am Tag. Das führt dann wirklich dazu, dass du es dauerhaft zu einem leeren E-Mail-Postfach schaffst.

Wie gesagt, mit dieser Systematik schaffe ich seit zwei Jahren mindestens einmal am Tag, Inbox Zero zu erreichen und wenn mir das gelingt, dann solltest du das auch können.

Ja, das war auch schon die heutige Folge. Wenn sie dir gefallen hat, würde ich mich super freuen, wenn du mir eine Fünf-Sterne-Bewertung auf iTunes geben würdest. Ich wünsche dir jetzt noch eine schöne Woche, bis demnächst, bleibt gesund, liebe Grüße, dein Mike.

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