Microsoft Office 365 vs. Google G-Suite – Ein Praxisvergleich

Es geht mal wieder um das Thema: Papierloses Büro. Für meine Firma habe ich kürzlich überlegt, ob wir von Microsoft zu Google wechseln. Dazu habe ich einen Vergleich zwischen MS Office 365 mit der G-Suite von Google erstellt. Die wichtigsten Unterschiede erfährst du in dieser Folge.

Papierloses Büro: Microsoft Office 365 vs. Google G-Suite - Ein Praxisvergleich

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Transkript

Hallo, in der heutigen Folge geht es um einen Vergleich zwischen Microsoft Office 365 und dem Pendant von Google, der Google G Suite.

Warum dieser Vergleich?

Ich habe mich letztens selber über meine Firma einfach mal damit beschäftigt, welche Alternativen es für Microsoft Office gibt.

Bei mir ging es vor allen Dingen darum, weil ich auf der Suche nach einer Möglichkeit war, wie wir möglichst wenig E-Mail produzieren. Das heißt, wir haben nach einem Messenger gesucht oder nach einem Messenger Dienst gesucht, der im Prinzip unsere interne E-Mail-Kommunikation ersetzen kann. Und da mir das Produkt von Microsoft im ersten Moment recht teuer erschien, kommen wir gleich nochmal auf die Preise zu, war ich dann auf der Suche nach Alternativen.

Gerade für die teaminterne Kommunikation fiel WhatsApp aus, zum einem wegen des Themas Datenschutz und zum anderen, weil ich nicht wollte, dass meine Mitarbeiter auch während des Feierabends in der Firmen-WhatsApp-Gruppe, die man dafür hätte gründen müssen, entsprechende Nachrichten auf ihr Handy bekommen.

Sondern es sollte tatsächlich so sein, dass das nur dann bei den Mitarbeitern ankommt, wenn sie an ihrem Arbeitsplatz sitzen. Und dafür brauchten wir anderen Messenger Dienst und so bin ich dann damals auf Google G Suite gekommen und habe das dann mal verglichen mit meinem, was sich aktuell im Einsatz habe, mit meinem Microsoft Office 365.

Vorweg, ich bin immer noch bei Microsoft, ich habe mich dann auch für die komplette Lösung für die Mitarbeiter entschieden. Aber dazu jetzt gleich mehr.

Wir vergleichen heute mal den Microsoft Office 365 Enterprise E3 Plan, so heißt er. Das ist der große Plan von Microsoft mit der Google G Suite Basic und der Google G Suite Business.

Alle Infos dazu stelle ich dir auch nochmal in den Shownotes-Bereich. Da bekommst du dann auch nochmal eine tabellarische Übersicht über die einzelnen Punkte, so dass du da auch für dich, wenn dich das interessiert, nochmal einen Vergleich anstellen kannst.

Kleiner Hinweis noch, viele Sachen habe ich getestet, bei manchen habe ich mich einfach nur eingelesen. Kann natürlich sein, dass die Informationen, die ich dazu bekommen habe, veraltet sind.

Das heißt also, wenn ich hier was erzähle, wo du sagst, das stimmt ja gar nicht, das ist ja bei Google komplett anders geregelt oder bei Microsoft mittlerweile, dann schreibe mir doch einfach einen Kommentar zu dieser Podcastfolge oder schicke mir eine E-Mail. Meine Kontaktdaten findest du ebenfalls in den Shownotes.

Jetzt aber genug der Vorrede, steigen wir mal ein.

Was ist Microsoft 365?

Du kennst mit Sicherheit früher diese CDs, wo du ein Office-Paket kaufen konntest. Office umfasste früher immer die Produkte oder vor allem die Produkte Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Ein paar Kleinigkeiten waren dann immer noch mit dabei. Da hat man einmal eine Lizenz gekauft und dann hat man dieses Produkt dauerhaft auf seinem Rechner installiert.

Dann kriegte man auch regelmäßig Updates, die man sich runterladen konnte und irgendwann gabs dann eine neue Version, zum Beispiel gab es früher mal ein Office 2007.

Dann hatten wir mal ein Office 2010, ein Office 2013 und wenn diese neue Version rauskamen, dann wurde irgendwann der Support für die alten Version eingestellt und man musste sich überlegen, ob man auf die neueste Version dann wieder kostenpflichtig wechselt.

Microsoft ist von diesem Einmalbezahlen und dann immer nutzen Modell weggegangen zu einer Art Monatsabo. Der Vorteil dabei ist dann aber ganz klar, dass du immer die aktuellste Variante zur Verfügung hast.

Was umfasst Microsoft Office 365 jetzt im Detail?

Wie früher natürlich auch sind Word, Excel und PowerPoint dabei genauso wie Outlook für die E-Mail-Verwaltung und als mobiles oder als Notizbuch generell OneNote. Das ist so ähnlich aufgebaut wie Evernote, vielleicht ein bisschen strukturierter.

Ich werde demnächst bestimmt auch nochmal eine Folge zum Thema OneNote machen, weil wir auch mittlerweile ein Stückchen von Evernote weggehen und einige Dinge nach Onenote auslagern, weil es einfach für mich strukturierter daherkommt.

Zusätzlich bekommst du bei Microsoft Office 365 dann auch noch Online-Speicherplatz bei Microsoft in der Cloud. Bei diesem E3 Plan sind das ein Terabyte pro Nutzerlizenz. Da sollte man also entsprechend lange mit auskommen bei diesem Datenvolumen.

Zusätzlich gehört neben den genannten Produkten dann auch noch Teams dazu. Teams ist ein Messenger-Dienst von Microsoft, der die Team-Zusammenarbeit bzw. die Teamkommunikation deutlich erleichtert.

Alternativen dazu sind Slack oder eben bei Google Hangouts, aber dazu gleich noch mal mehr. Und weiter noch dabei die Skype for Business Variante. Das heißt Videotelefonie, Audiotelefonie über Skype.

Skype gehört auch mittlerweile zu Microsoft, wobei da aber sukzessive diese Skype-Funktion, diese Videofunktion in den Messenger-Dienst integriert werden soll und man mittlerweile auch schon direkt aus dem Messenger-Dienst heraus Video- und Audiocalls starten kann.

Gehen wir mal in den Vergleich mit hinein. Wir starten mit dem Thema Online-Speicherplatz.

Microsoft Office, der große Plan, der E3 Plan, bietet ein Terabyte Speicherplatz pro Nutzer. Bei Google sind es in der Basisversion 30 GB bzw. in der Businessversion auch ein Terabyte.

Was ermöglicht uns Microsoft Office 365 Enterprise noch?

Wir können gemeinsam an Dokumenten intern arbeiten. Das heißt, es entfällt das Hin- und Hergeschicke von Worddateien zum Beispiel, wenn mehrere gemeinsam an einem Dokument arbeiten, dann war es in der Vergangenheit so, man hat auf irgendeiner Art Plattform, entweder in einer E-Mail, Word-Dateien hin und her geschickt mit der neuesten Variante.

Da war dann immer die Frage, welche ist die neueste Variante? Oder man hat einen Online-Speicherplatz gehabt, wo man sich dann die aktuelle Variante mal hat runterladen können, wenn man dann dran gearbeitet, musste man die aktuellere Variante dann wieder hochladen und die alte Variante löschen. Hat auch nicht immer geklappt und das haben die jetzt mittlerweile so gelöst, dass man im Team an einem Dokument arbeiten kann, so dass immer die aktuellste Version zur Verfügung steht.

Da gibt es einen entsprechenden Link. Jeder, der den Link hat, kann an dem Dokument arbeiten. Man kann sogar parallel an dem Dokument arbeiten und da kommen wir jetzt zu einer Sache, wo ich mir habe sagen lassen vom Andre Nüninghoff, von den paperless Pioniers, mit dem hatte ich letztens dazu ein Gespräch, der hat mir erzählt, dass er die Variante bei Google geht es nämlich auch, dieses gemeinsame Arbeiten an einem Dokument, ohne, dass man sich Varianten oder Dateivarianten hat, dass das bei Google schöner gelöst ist, weil man sofort Live sieht, wenn einer was tippt.

Das heißt also, ich bin im Dokument, der Arbeitskollege ist im Dokument und schreibt was, dann sehe ich zwei Cursorpositionen. Einmal meine und einmal die des Kollegen, der gerade schreibt. Und wenn er ein „a“ tippt, dann erscheint das „a“ sofort in dem Dokument da, wo er das hingetippt hat.

Bei Microsoft scheint das, ich habe es selber noch nicht getestet, weil es bei uns einfach seltener anfällt, solche Kooperationsarbeiten, bei Microsoft scheint das etwas zeitversetzt zu sein, sodass ich nicht wirklich ganz genau weiß. Ich sehe zwar, dass jemand am Dokument arbeitet, aber an welcher Stelle er arbeitet und so kann es passieren, dass vielleicht ein Absatz dann hinterher verschoben ist oder an einer Stelle ist, wo er gar nicht hin sollte, weil ich noch gar nicht wusste, dass ein anderer Kollege da in dem Dokument an einer gleichen Stelle auch was ergänzt hat.

Aber generell ist es auch bei Microsoft und bei Google möglich, gemeinsam an einem Dokument, an einem, Word, an einer Excel Dokument oder an einer PowerPoint zum Beispiel zu arbeiten, ohne, dass man hinterher dieses Versionswirrwarr hat, wer hat denn jetzt nun die aktuellste Version auf dem Rechner.

Sondern es gibt nur eine Version und an der kann man live gemeinsam arbeiten. Sowohl bei Microsoft als auch bei Google, in beiden Varianten, kann man die Dokumente auch mit Externen teilen, das heißt also, nicht nur firmenintern ist diese Zusammenarbeit möglich, sondern ich kann auch die Links so einstellen, die ich verteile, dass auch jemand außerhalb der Organisation Zugriff hat und ich könnte dann zum Beispiel mit einem Kunden gemeinsam an einem Word, Excel oder an einer PowerPoint Dokument arbeiten.

Es muss also nicht zwingend jemand sein, der bei mir in der Company ist. Der Externe muss auch nicht zwingend Microsoft Kunde sein, er kann irgendwo Kunde sein. Er könnte beziehungsweise ein Google Kunde sein und kann trotzdem im Browser dann an dieser Variante arbeiten und mit mir zusammen das Dokument erstellen.

Das waren so die ersten drei Schritte, Onlinespeicher, gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, sowohl intern als auch extern.

Kommen wir zum Thema Messenger-Dienste und Teamkommunikation.

Da ist der Unterschied der Name an sich. Bei Google heißt das ganze Ding Hangouts. Das gibt es sowohl in der Basic- als auch in der Businessvariante und bei Microsoft ist das Teams. Generell kann man sich das so ein bisschen vorstellen wie eben eine WhatsApp für Firmen.

Das Ganze hat den Vorteil, man muss es nicht nur auf dem Handy haben, sondern man kann es auch so einrichten, dass es nur auf dem Rechner ist, so dass dann die Mitarbeiter die Nachricht nicht in ihrem wohlverdienten Feierabend oder Urlaub bekommen, sondern erst dann, wenn sie tatsächlich an ihrem Rechner sitzen und Teams gestartet haben.

Man hat natürlich die Option, sich eine App aufs Handy zu packen und es auch mobil und unterwegs die Nachrichten zu bekommen, aber das ist nicht zwingend, was bei WhatsApp der Fall ist. Und bei WhatsApp ist ja dann immer auch das Thema Datenschutz ein wenig tricky, möchte ich es mal nennen und das Ganze kann man mit den Produkten von Microsoft und von Google umschiffen.

Weiterer Vorteil dieses Messenger-Dienstes, ich hatte es ja in einem der letzten Podcastfolgen schon erwähnt. Da, wo es um das Thema ging, wie kann ich meine Arbeitszeit oder meine E-Mail Arbeitszeit auf ein Minimum reduzieren?

Eben intern keine E-Mails mehr schicken, sondern diesen Messenger-Dienst nutzen. Es ist oft einfacher und geht schneller von der Hand als dann eine formellere E-Mail zu schicken. Da sind die Messenger-Dienste dann doch dann etwas schneller und einfacher und man kann im Team dann so das E-Mail-Volumen deutlich reduzieren und zielgerichteter arbeiten.

Das war auch ein Grund für mich, dass ich gesagt habe, okay, wir statten alle Arbeitsplätze hier im Betrieb mit dem großen Microsoft Office E3 Plan aus.

Hintergrund eben bei uns in der Firma, wir sind sehr mit Microsoft verbunden, unsere CAM, unser Customer-Relationship-Management, also unsere Kundenverwaltung, hat Microsoft Schnittstellen, so dass Google an der Stelle gar nicht für mich infrage kam.

Komme ich aber gleich nochmal dazu, wie ich es machen würde, wenn ich eine Firma neu aufziehen würde.

Das Thema Videokonferenzen hat sowohl Google als auch Microsoft gelöst.

Bei Microsoft ist es das Thema Skype for Business bzw. mittlerweile auch eine Integration in Teams, so dass ich darüber dann im Videofonieren oder auch Audiocalls rausgeben kann und bei Google geht das Ganze über Hangouts. Das Thema Videokonferenz mit Externen, das ist ein Thema, was mich sehr umtreibt. Warum?

Weil ich viele meiner Kundenberatungen, wie du vielleicht weißt, ich bin ja Versicherungsmakler, mittlerweile online mache und da habe ich nach einer relativ einfachen Möglichkeit gesucht, wie ich meine Kunden online beraten kann.

Voraussetzung war, der Kunde muss nicht zwingend Microsoft Kunde sein an der Stelle, sondern der kann irgendwo anders auch Kunde sein, weil es ja ganz oft so ist, dass viele gar kein Microsoft Konto haben, sondern in der Apple Welt oder in der Google Welt unterwegs sind. Und da war es eben wichtig, dass auch diese Leute mit mir über Skype kommunizieren können und diese Möglichkeit bietet Skype for Business.

Man kann einen Link generieren, den kann man einer externen Person schicken, die nicht in der Company ist. Die kann über diesen Link sich in die Konferenz dann einwählen und wenn sie bestenfalls dann auch noch eine Kamera am Laptop hat, dann kann ich denjenigen auch sehen.

Außerdem gibt es diese Bildschirmteilfunktion, die ich ganz klasse finde. So kann ich Angebote dann auch erklären live vor Ort und bzw. live am Bildschirm und der Kunde kann das sehen. So entfällt dann oft für mich die Reisezeit und für den Kunden die Reisezeit, tun wir auch was für die Umwelt, sparen Zeit und können unsere Zeit für andere Dinge dann sinnvoller noch nutzen. Wir konzentrieren uns also auf das Wesentliche, auf das Gespräch.

Google hat das genauso gelöst, da heißt es eben, wie gesagt, nur Hangouts. Auch damit kann man intern, extern, Video telefonieren, Audiocalls machen. Auch Google generiert einen Link.

Beide, sowohl Microsoft als auch Google, haben den kleinen Nachteil, je nachdem, welchen Browser man nutzt, muss der die andere Seite ein Plugin installieren, wenn sie kein Microsoft- oder Google Konto hat, um das dann über den Browser zu machen.

Und meine Erfahrung ist, es führt dann schon mal bei manchen Kunden zu Schwierigkeiten. Da muss man sie dann anleiten und durchführen und mein Wunsch an beide, sowohl an Microsoft als auch an Google: schafft doch eine Lösung, eine browserbasierte Lösung, die man ganz einfach ohne Plugin benutzen kann. Der Kunde kriegt den Link, klickt auf den Link und dann steht die Videoverbindung.

Das wäre das Einfachste und in der heutigen Zeit kann ich mir nicht vorstellen, dass das nicht lösbar ist.

Dann zu dem Thema Office-Anwendungen.

Da kommen wir zum wirklichen Unterschied zwischen den beiden Welten, einmal zwischen Microsoft und zwischen Google.

Office-Anwendungen, hier in dem Falle fokussieren wir uns mal auf die Bereiche Outlook, Excel, Word, PowerPoint und Teams, das Notizbuch von Microsoft auf der einen Seite und bei Google gibt es die Pendants Google Docs, Tabellenpräsentationen und das E-Mail-Programm.

Wo ist der große Unterschied?

Bei Microsoft habe ich auch Offline-Lizenzen, das heißt, wenn ich nicht im Internet verbunden bin, kann ich mir trotzdem mein Word, mein Excel, mein PowerPoint auf meinen Rechner installieren und kann damit arbeiten.

Google bietet rein browserbasierte Lösungen an, das heißt, um zu arbeiten, benötige ich immer eine Internetverbindung und arbeite dann im Browser ohne ein Programm auf meinem Rechner installieren zu müssen.

Microsoft hat diese Möglichkeit auch, aber eben zusätzlich auch, so wie ihr das bisher auch kennt, eben das Programm auf dem Computer, das Word-Programm auf dem Computer, was man auch offline verwenden kann.

Das ist der große Unterschied, hat bei Google natürlich den Vorteil oder generell, wenn ich die browserbasierte Version verwende, ich spare mir diese ganze Updaterei zwischendurch, die ja dann auch schonmal ein bisschen nervig sein kann und ein bisschen Zeit in Anspruch nimmt. Wenn ich eine browserbasierte Variante von Word oder eben von Google Docs verwende, dann sind die immer aktuell, wenn ich mich da einwähle und es entfällt diese ganze Thematik des Updates.

Und außerdem kann ich meine Hardware schlanker halten, wenn ich das Ganze online regele. Ich brauche dann nicht mehr so viele Onboard Power, wie ich sie normalerweise bräuchte, wenn ich das offline mache. Sondern dadurch, dass alles in der Cloud bzw. im Browser ist, online zur Verfügung steht, kann ich mit deutlich weniger Leistung hier auch meine Rechner ausstatten.

Bei Microsoft Office 365, diesem Enterprise E3 Plan, den wir hier nutzen, sind insgesamt je gebuchtem Arbeitsplatz fünf PC Lizenzen, fünf Tablet-Lizenzen und fünf Smartphone-Lizenzen für die Office-Produkte hinterlegt.

Das heißt, ich kann also auf meinem Rechner, auf meinem Tablet und auf meinem Smartphone mir Word, Excel, Windows, Excel, Outlook, PowerPoint usw. draufpacken, um dann auch mobil arbeiten zu können, wenn ich offline bin, ohne, dass ich die Browservariante wähle.

Bei Google gibt es das eben nicht. Dann noch das Thema rechtssichere Archivierung von E-Mails. Es ist für Firmen ja dann auch immer so ein wichtiger Punkt. Das bietet sowohl Microsoft als auch Google an.

Microsoft im Office 365 E3 Plan ist es mit integriert, bei Google müsstet ihr den Businessplan buchen, dann ist das auch mit dabei.

In der Basic-Variante ist die rechtssichere Archivierung von E-Mails nicht enthalten.

So und dann jetzt zum großen Unterschied. Der große Unterschied ist schlichtweg der Preis.

Microsoft Office 365 Enterprise E3 liegt bei 19,70 € pro Monat und User bei einem Jahresvertrag. Ist also schon 20 €, schon eine stolze Summe, wenn man im Vergleich dazu die Google-Preise sieht.

Google ruft in der Basic Variante 4 Euro netto monatlich aus. Das ist dann auch monatlich kündbar, dieses Dingen, da muss ich kein Jahresabo unterschreiben. 4 Euro netto in der Basicvariante und in der Businessvariante ist das Doppelte, da liegen wir bei 8 Euro netto.

Also, die Preise sind da dann doch schon deutlich unterschiedlich, resultieren aus meiner Sicht daraus, dass ich eben bei Microsoft noch die Lizenzen für die Programme dabei habe, um sie offline zu verwenden, die fünf Lizenzen für den PC, die fünf für das Tablet und die fünf für Smartphones.

Ja, das zum Thema Vergleich Microsoft Office 365 mit Google G Suite.

Wie gesagt, diesen Vergleich, den habe ich auch in eine Tabelle gepackt, stelle ich dir in den Shownotes zur Verfügung und wenn du Anmerkungen dazu hast, wenn ich hier irgendwas erzählt habe, was nicht ganz richtig ist, siehe es mir nach. Ich habe manche Sachen, wie gesagt, nur nachgelesen, weil ich sie selber in der Anwendung nicht getestet habe oder testen konnte oder weil es gar nicht diesen Anwendungsfall bei uns in der Firma gibt.

Dann schreibe mir doch einfach einen Kommentar hier in dieser Podcastfolge oder wenn du es über meinen Blog liest, dann schreibe mir einen Kommentar unter den Blogartikel. Da würde ich mich super freuen.

Ja, ich hatte dir versprochen, zu sagen, wie ich es machen würde, wenn ich heute eine Firma auf der grünen Wiese aufziehen würde. Dann würde ich aus meiner Sicht, meiner heutigen Sicht, mich ganz klar für das Google-Produkt entscheiden, weil ich hier schlichtweg die größere Preisersparnis habe.

Der Preis ist schon ein großer Unterschied und da man heute fast aus meiner Sicht überall ins Internet kann, sehe ich diese Problematik nicht zwingend, dass ich auch die Varianten oder bzw. die Programme offline auf meinem Rechner haben muss, sondern die Browservariante würde mir persönlich reichen.

Und durch die monatliche Kündbarkeit ist man da natürlich entsprechend flexibler, was neue Mitarbeiter angeht oder Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen.

Also, aus meiner Sicht wäre heute Google die Variante, die ich bei einer Neugründung wählen würde.

Ja, soviel zur heutigen Folge. Ich hoffe, es hat dir gefallen. Wenn es dir gefallen hat, würde ich mich freuen, wenn du mir bei iTunes eine Fünf-Sterne-Bewertung hinterlassen würdest, vielleicht auch einen netten guten Kommentar oder eine nette gute Bewertung ausgeschriebener Art und Weise, würde ich mich super, super drüber freuen!

Ich wünsche dir jetzt eine schöne Woche, bis demnächst, liebe Grüße, bleib gesund, dein Mike.

3 Gedanken zu “Microsoft Office 365 vs. Google G-Suite – Ein Praxisvergleich

  1. Hallo Mike,
    habe heute mal wieder beim Auto fahren deinen Podcast gehört.
    Was ich bei dem Vergleich recht schade finde, dass Du hier gar nicht auf die vielen Zusatzprodukte in der Microsoft Produktpalette eingehst, wie zum Beispiel Microsoft To-Do (Alternative zu ToDoist? ;-)), Microsoft Planner, Microsoft StaffHub, Microsoft Bookings, etc.
    Ich finde das rechtfertigt dann schon eher den monatlichen Preis.

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