Welche Dokumente kannst du vernichten und welche solltest du unbedingt im Original behalten # Papierloses Büro # Papierlose Buchhaltung

Wenn du ein papierloses Büro hast, möchtest du sicherlich auch deine Buchhaltung papierlos organisieren. Welche Originaldokumente kannst du aber nach der Digitalisierung vernichten? Welche solltest du tunlichst im Original verwahren? Mehr Infos dazu bekommst in diesem Artikel.

Papierloses Büro und papierlose Buchhaltung: Dokumente, Smartphone und Laptop auf einem Schreibtisch

 

Ich habe seit Ende 2012 ein (fast) papierloses Büro. Allerdings bin ich erst im Geschäftsjahr 2017 zu einer „papierlosen Buchhaltung“ gewechselt. Ich befinde mich also aktuell (im November 2017) noch in einer Art Testphase.

In den vergangenen Monaten sind bei mir einige Fragen aufgekommen, die im Zusammenhang mit einer digitalen Buchhaltung zu klären sind. Leider ist es nicht immer leicht, eindeutige Antworten zu bekommen.

Ich möchte dir deshalb mein aktuelles Wissen zu diesem Thema zugänglich machen. Bitte beachte, dass mein Wissen in diesem Bereich nur das eines Laien ist. Du solltest hierzu auf jeden Fall Rücksprache mit deinem Steuerberater halten!

Was kann weg und was muss verwahrt werden?

Grundsätzlich gibt es bei der digitalen Archivierung von geschäftlichen Dokumenten einige Hinweise, die du als Selbstständiger oder Unternehmer beachten solltest:

  • Beachte die Aufbewahrungsfristen:
    • 10 Jahre: Bücher, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen, Lageberichte
    • 6 Jahre: Handelsbriefe (ohne Eingangs- und Ausgangsrechnungen), Geschäftsbriefe, E-Mails und andere digitale Dokumente
  • Form der Aufbewahrung:
    Es gibt Dokumente und Unterlagen, die trotz digitaler Archivierung im Original aufgehoben werden müssen. D.h. die Originale können, auch nachdem sie gescannt und digital abgelegt wurden, nicht in den Müll.

Hier ein Überblick, welche Dokumente du in welcher Form aufbewahren musst:

Geschäftlichen Dokumente, die zwingend auch im Original archiviert werden müssen:

  • Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse sind nach § 147 Abs. 2 AO im Original aufzubewahren.
  • Dokumente von Unternehmern, die in Deutschland Vorsteuer geltend machen wollen, aber keinen Umsatz im Inland generieren müssen ebenfalls im Original archiviert werden (§ 62 Abs2 UstDV).
  • Urkunden und Verträge, die womöglich vor Gericht Beweise liefern (Beispiele: Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile, die durch Prägungen extra gesichert sind.

Geschäftlichen Dokumente, die ausschließlich digital archiviert werden können:

  • Rechnungen
  • Handels- und Geschäftsbriefe, die der Unternehmer erhält
  • Akten
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Bestellungen
  • Korrespondenz, Schriftverkehr
  • E-Mails
  • Posteingang
  • Postausgang
  • Mahnungen
  • Buchhaltungsunterlagen
  • Personalakten
  • Handbücher
  • Gebrauchsanweisungen
  • Bedienungsanleitungen

Wie gehe ich aktuell vor?

In meiner Buchhaltung gibt es zwei Belegarten: Eingehende Rechnungen und Provisionsabrechnungen von Versicherungsgesellschaften.

Eingehende Rechnung

Sie bekommen mit einem Paginierstempel eine interne, fortlaufende Nummer „verpasst“. Anschließend werden die Dokumente gescannt und in einem gesonderten Ordner (z.B. 2017-11 Re.) digital archiviert. Auf diesen Ordner hat mein Buchhaltungsservice Zugriff. Die Originale wandern dann in einen Karton im Archiv.

Nach Rücksprache mit meinem Steuerberater drucke ich aktuell auch Rechnungen aus, die ich in digitaler Form, z.B. als Email, erhalten habe. Diese werden dann auch „gestempelt“ und wieder gescannt. Ich finde das Vorgehen absolut dämlich. Laut Auskunft des Steuerberaters ist das aber derzeit der einzig gangbare Weg für mich.

Abhilfe kann hier wohl nur eine mehrseitige Verfahrensdokumentation schaffen, die ich mir vom Finanzamt bestätigen lassen müsste. Für die Erstellung hatte ich aber bisher keine Zeit. Die Verfahrensdokumentation ist aber für 2018 in Planung. Ich berichte dann mal von dem Ergebnis.

Provisionsabrechnungen von Versicherungsgesellschaften

Ähnlich verfahre ich mit eingehenden Provisionsabrechnungen. Diese werden kontrolliert und anschließend gescannt und digital abgelegt. Auch hier gibt es einen speziellen Ordner (z.B. 2017-11 Prov.) auf den der Buchhaltungsservice zugreifen kann. Die Originale kommen ebenfalls in einen Karton im Archiv.

Die digitale Ablage der eingehenden Rechnungen und Provisionsabrechnungen erfolgt in der Cloud. Hier nutze ich den Service von CenterDevice. Grund: Die Daten liegen auf deutschen Servern. OCR-Erkennung.

Papierloses Büro und digitale Buchhaltung: Es ist noch viel zu klären!

Was die digitale Buchhaltung angeht, befinden wir uns m.E. noch im Anfangsstadium. Klare Vorgaben von Seiten der Finanzverwaltung wären wünschenswert. Außerdem sollte das Ganze nicht zu bürokratisch werden (Stichwort: Verfahrensdokumentation)

Und du so?

Hast du ein papierloses Büro und deine Buchhaltung schon digitalisiert? Oder läuft das bei dir noch komplett in beleghafter Form? Ich freue mich, wenn du deine Erfahrungen hiermit mit mir teilst. Schreibe einfach einen Kommentar unter diesen Artikel.

Falls du noch mehr über das Thema „papierlose Buchhaltung“ wissen möchtest, empfehle ich dir den Artikel „Rechnungen erfassen und digitalisieren – so geht es richtig!“

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Ich helfe Unternehmern und Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für einen nicht passenden Versicherungsschutz ausgibst.

Den notwendigen „Papierkram“ mit den Versicherungen erledige ich zuverlässig und dauerhaft für Dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

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3 Gedanken zu “Welche Dokumente kannst du vernichten und welche solltest du unbedingt im Original behalten # Papierloses Büro # Papierlose Buchhaltung

  1. Vielen Dank für den spannenden Artikel.

    „Nach Rücksprache mit meinem Steuerberater drucke ich aktuell auch Rechnungen aus, die ich in digitaler Form, z.B. als Email, erhalten habe.“

    Ich habe mich vor einiger Zeit auch mit diesem Thema beschäftigt.

    Die GoBD spricht hier von „originär elektronischen“ Unterlagen.
    Diese müssen grundsätzlich zwingend in digitaler Form aufbewahrt werden.

    Hier wird es spannend: Enthält die Mail zum Beispiel Text, der sich auf den Inhalt der angehängten Rechnung bezieht, muss die Mail unbedingt im Original aufbewahrt werden.

    Für den Fall, dass nur das PDF ohne großen Text bei Ihnen eingeht, kann man die Mail löschen.

    Diese ist wie ein Briefumschlag zu sehen. Und den hebe ich ja auch nicht auf. Stichwort hier: Analogieschluss.

    In keinem Fall ist ein Ausdruck der Mail hilfreich, nein – eher gefährlich.

    Welchen Grund der Steuerberater hierfür nennt, wäre sehr interessant!

    • Hallo Herr Späth,

      vielen Dank für Ihren Kommentar. E-Mails werden bei mir automatisch archiviert, so dass diese bei Bedarf auch hervorgeholt werden können.

      Es ist ein absolut spannendes Thema. Ich glaube wenn man 10 Experten dazu befragt, bekommt man 12 verschiedene Auskünfte. Ich denke hier ist der Gesetzgeber gefordert, klare und praxistaugliche Regelungen zu finden…

  2. Mein Steuerberater sagte mir mal: Sämtliche Unterlagen sollten 10 Jahre aufbewahrt werden. So mache ich das auch schon seit Jahren, allerdings stapeln sich bei mir auch noch die Akten aus den 90ern 🙂 Dort das wichtige und unwichtige auszusortieren würde sehr viel Zeit verschlingen, von daher muss eben ein Zimmer für die Archivierung der Unterlagen herhalten. Und da ich noch heute mit vielen “alten“ Kunden zusammenarbeite ist ein Blick in alte Unterlagen manchmal sehr praktisch.

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