Urlaub und trotzdem ein leeres E-Mail-Postfach – wie geht das denn?

Urlaub ist wichtig. Als Selbstständiger hast du m.M. die Pflicht, regelmäßig Urlaub zu machen, damit du gesund und belastbar bleibst. Es hängt schließlich viel an deiner Gesundheit. Die wirtschaftliche Existenz deiner Familie und deiner Firma. Zum Teil auch die wirtschaftliche Existenz deiner Mitarbeiter.

Was machst du aber mit den ganzen E-Mails, die während deines Urlaubs in deinem Postfach landen? Während des Urlaubs bearbeiten? Dadurch erholst du nicht wirklich, weil du nie richtig abschalten kannst. Nach dem Urlaub bearbeiten? Dann ist die ganze Erholung meistens beim Anblick von 100 oder mehr ungelesenen E-Mails gleich wieder weg.

In diesem Beitrag erfährst du, wie du dieses Dilemma lösen kannst und nach deinem Urlaub schnell ein leeres E-Mail-Postfach hast.

Leeres E-Mail-Postfach: Abwesenheitsnotiz im Urlaub

Das Gute direkt vorweg: Ich habe das Problem für mich gelöst. Deswegen wird das bei dir auch klappen:-)

In den ersten Jahren meiner Selbstständigkeit, habe ich auch während meines Urlaubs alle 2 Stunden „meine E-Mails gecheckt“. Es könnte ja, was Wichtiges reingekommen sein… Abschalten, erholen? Unmöglich!

Dann habe ich 2015 einen einwöchigen Segeltörn gemacht. Draußen auf dem Wasser gab es meist weder ein Handynetz, noch hatte ich überhaupt die Zeit, mich um meine E-Mails zu kümmern. Dieses „Problem“ war mir vor dem Törnstart bewusst und musste gelöst werden. Damals habe ich dann festgestellt, dass es tatsächlich möglich ist, nur 2 oder 3 Mal in einer Woche meine E-Mails zu kontrollieren, ohne dass zu Hause in der Firma alles zusammenbricht.

So hast du nach deinem Urlaub ein leeres E-Mail-Postfach

Damit du nach deinem Urlaub nicht gleich wieder von einem Berg ungelesener E-Mails „erschlagen“ wirst, solltest du als erstes eine automatische Abwesenheitsnachricht einrichten. Jeder, der dir eine E-Mail sendet, bekommt dann automatisch die vorgefertigte Rückmeldung von dir. Bei den meisten Mailprogrammen kannst du eine Abwesenheitsnachricht einfach einrichten. Falls du nicht weißt, wie das bei dir geht, hilft dir Google sicher schnell weiter.

Was solltest du in deine Abwesenheitsnachricht reinschreiben?

Bei mir gibt es immer die folgenden Infos:

  1. Ich bin wieder im Büro erreichbar am xx.xx.xx (Ich schreibe übrigens nicht, dass ich im Urlaub bin. Bei mir steht da nur, dass ich nicht erreichbar bin).
  2. E-Mails werden von mir nicht gelesen, auch nicht nach meiner Rückkehr.
  3. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer). Ansonsten möchte ich Sie bitten, mir einfach nach meiner Rückkehr nochmal eine E-Mail zu schreiben.

Hinweis: Vereinbare mit deiner Vertretung feste Zeiten, an denen sie dich während deines Urlaubs anrufen kann, um bei Notfällen dringendes mit dir zu besprechen. (Z.B. jeden Morgen um 10h).

  • Falls du keine Vertretung hast, kannst du für Notfälle auch deine Handynummer in deiner Abwesenheitsnachricht hinterlassen. Dann solltest du aber tatsächlich schreiben, dass du im Urlaub bist, und dass man dich nur anrufen möchte, wenn es ein Notfall ist. Ansonsten klingelt dein Telefon nämlich laufend…
  • Eine weitere Möglichkeit, falls du keine Vertretung hast, ist ein Sekretariatsservice. Die nehmen Telefonanrufe in deinem Namen an und senden dir anschließend eine E-Mail mit den Kontaktdaten und dem Anliegen des Anrufers. Du kannst dann selber entscheiden, ob und wann du zurückrufst. Es macht, wenn aber Sinn, die Rückrufe en bloc abzuarbeiten. Außerdem bietet es sich an, dass du ein gesondertes E-Mail-Postfach anlegst, an den der Sekretariatsservice die Nachrichten sendet. So verhinderst du, dass du dann doch noch mal schnell ein paar andere E-Mails liest.
    Ich habe mit den folgenden beiden Services gut Erfahrungen gemacht:

Sofern du einen Sekretariatsservice gebucht hast, solltest du während deines Urlaubs nur ein oder zweimal am Tag die Anrufmitteilungen lesen.

Falls du das, wie ich auch, nicht schaffst, dann prüfe und bearbeite deine restlichen E-Mails nur alle 2 oder 3 Tage im Block. Ich setze mich meist morgens in der Früh für maximal 30 Minuten hin und gehe meine E-Mails durch. Dabei läuft ein Timer. Nach 30 Minuten mache ich dann wirklich für den Tag auch Schluss und genieße meinen Urlaub.

Nach dem Urlaub kannst du die offenen E-Mails entweder komplett löschen oder, wenn du dich das nicht traust, in einen gesonderten Ordner verschieben. Den kannst du dann nach 2 Wochen löschen, wenn du sicher bist, das da nichts mehr Wichtiges drin ist. Auf jeden Fall müssen die ungelesenen E-Mails sofort raus aus deinem Posteingang. Ansonsten sorgt das nur für Frust und deine Erholung ist schnell wieder weg.

Noch ein Hinweis von mir: Offiziell bin ich immer erst einen Tag später in der Firma zurück. D.h. wenn in meiner Abwesenheitsnotiz steht: „Ich bin zurück am Dienstag, den 02.xx.“, dann bin ich tatsächlich schon am Montag da und arbeite in Ruhe Sachen auf, die liegen geblieben sind. Termine vereinbare ich für diesen Tag dann auch nicht.

Ein Urlaub (fast) ohne E-Mails ist möglich!

Es ist tatsächlich möglich, Urlaub ohne regelmäßiges „E-Mail-Checken“ zu machen. Es fühlt sich für dich am Anfang vielleicht etwas ungewohnt an. Aber das ist nach ein paar Tagen vorbei und du kannst den Urlaub dazu nutzen, für was er gedacht und wichtig ist. Erholung und Zeit mit deinen wichtigen Menschen zu verbringen! Du machst ja auch während deiner Arbeitszeit keinen Urlaub.

Also verzichte auch darauf, während deiner Urlaubszeit zu arbeiten! Du wirst sehen, es passiert nichts Schlimmes und es tut auch nicht weh!

Gehe konkret folgendermaßen vor:

  1. Richte eine Abwesenheitsbenachrichtigung in deinem E-Mail-Programm ein.
  2. Vereinbare feste Anrufzeiten mit deiner Vertretung oder
  3. Richte eine gesonderte E-Mail-Adresse für Mitteilungen deines Sekretariatsservice ein.
  4. Wenn du nicht anders kannst: Lese und bearbeite deine E-Mails alle 2 oder 3 Tage in einem Block (30 Minuten).
  5. Komme offiziell „einen Tag später“ aus dem Urlaub zurück in die Firma, damit du Dinge in Ruhe aufarbeiten kannst.
  6. Ungelesene E-Mails müssen nach deinem Urlaub sofort raus aus dem Posteingang (entweder löschen oder gesonderter Ordner).

So solltest du nach deinem Urlaub auch schnell wieder ein leeres E-Mail-Postfach haben! Wenn dich das Thema „leeres E-Mail-Postfach“ interessiert, kannst du dir gerne meinen kostenlosen Ratgeber „In 10 einfachen Schritten zu einem dauerhaft leeren E-Mail-Postfach“ herunterladen. Dort zeige ich dir mein praxiserprobtes System.

Und du so?

Gehörst du zu den Menschen, die auch im Urlaub mehrmals täglich ihre E-Mails checken oder schaffst du es, darauf zu verzichten? Schreibe mir hierzu gerne einen Kommentar unter diesen Artikel. Ich freue mich auf dein Feedback!

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Ich helfe Unternehmern und Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für einen nicht passenden Versicherungsschutz ausgibst.

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