Warum ein papierloses Büro?

Was sind die Gründe, warum du dein gewohntes „Büro- und Arbeitsumfeld“ verlassen und auf ein papierloses Büro umsteigen solltest? In diesem Beitrag bekommst du die Antwort! Viel Spaß!

Warum ein papierloses Büro - Gelbes Verkehrsschild mit der Aufschrift uestions und Answers

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Blogartikel „Die ersten 7 Schritte zu deinem papierlosen Büro“.

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Transkript

Wie du vielleicht weißt, bin ich ein totaler Fan des papierlosen Büros. Ich selber arbeite seit 5 Jahren papierlos. Zumindest soweit es mir möglich ist. Als Versicherungsmakler bekomme ich nämlich auch in der heutigen Zeit noch eine ganze Menge Papier von den Versicherungsgesellschaften. Das wird dann aber auch sofort digitalisiert.

Ich habe den Maklerbetrieb im Jahr 2007 gekauft und hatte von Beginn an den Wunsch, ohne Papier zu arbeiten. Der Wunsch war einfach da und es gab zunächst keine rationalen Gründe dafür. Es geht ja auch anders. Mit der Zeit haben sich dann aber bei mir immer mehr greifbare Gründe herauskristallisiert, warum ein papierloses Büro von Vorteil ist.

Vielleicht sind ja auch ein paar Gründe dabei, die bei dir der Anstoß für den Einstieg in dein papierlose Büro sind.

Grund Nummer 1: Flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten.

Wenn Du ein papierloses Büro hast, dann brauchst Du eigentlich nur noch ein wenig Technik und Du kannst von jedem Ort der Welt auf Deine Daten zugreifen. Das heißt, ob Du auf Mallorca sitzt, auf Deiner Finca, und mal eben noch etwas klären möchtest oder ob Du in den USA unterwegs bist, Du musst keine Aktenberge mit Dir mitschleppen.

Ein Link reicht Dir in der Regel, bei mir ist es so, ich wähle mich über eine VPN-Verbindung und eine Remote-Desktop-Verbindung ganz einfach auf meinen Arbeitsplatz-PC ein und kann dort dann auf alle Daten zugreifen. Das einzige, was ich dafür brauche, ist ein Laptop mit einer Internetverbindung.

Also, durch ein papierloses Büro bist Du in der Lage, flexibel und ortsunabhängig zu arbeiten.

Punkt Nr. 2: Der Wunsch nach einem aufgeräumten Schreibtisch.

Wenn ich an die Zeit denke, wo ich mein papierloses oder wo ich noch kein papierloses Büro hatte und noch beleghaft gearbeitet habe, mein Büro sah aus, als wenn eine Bombe eingeschlagen hätte.

Überall lagen Akten auf dem Boden, weil ich war ein Mensch, der nicht in der Lage war, die Akten zu stapeln, weil, dann hätte ich so einen Vorgang vergessen, wenn da so ein Aktenstapel oder so ein wichtiges Dokument weiter unten im Stapel war, habe ich das nach 20 Minuten vergessen, dass da noch etwas wichtiges liegt, was ich bearbeiten musste. Also war bei mir jeder Arbeitsvorgang ein eigener Stapel, was dann dazu geführt hat, dass mein Schreibtisch, sämtliche Sideboards, die ich in meinem Büro stehen hatte plus der komplette Fußboden, zugelegt war mit einzelnen Akten und Dokumenten.

Heute, mit dem papierlosen Büro, sieht mein Büro fast klinisch aus. Es liegt vielleicht noch ein Notizzettel da, wenn ich mal irgendwas mit einem Kugelschreiben notieren möchte, was aber auch nicht oft vorkommt. Ansonsten ist da kaum noch Papier.

Die Eingangspost, die ich noch sichten muss, die da ist, klar. Die dann erst zum Digitalisieren geht, das ist noch da. Vielleicht mal ein paar Buchhaltungsbelege, die noch zu verscannen sind, aber ansonsten liegt dort bei mir im Büro kein Papier mehr herum.

Ich komme morgens rein und habe einen leeren Schreibtisch, das ist ein sehr angenehmes Gefühl aus meiner Sicht.

Das war der Punkt 2, der Wunsch nach einem aufgeräumten Schreibtisch.

Punkt Nr. 3, warum Du ein papierloses Büro haben solltest. Das ist das Thema Wettbewerbsvorteile.

Egal, in welcher Branche Du unterwegs bist, Du wirst dort mit Sicherheit auch Wettbewerber haben, die papierlos unterwegs sind. Und die werden irgendwann Dir den Rang ablaufen, weil sie schlichtweg schneller arbeiten können als Du das kannst mit einem papierhaften Büro.

Weil sie ganz einfach, egal wo sie sind, mit zwei Mausklicks oder vielleicht auch drei Mausklicks alle Dokumente griffbereit haben, wo Du, wenn Du ein papierloses Büro führst, vielleicht erst ins Büro musst, dann Akten durchforsten musst und so bist Du schlichtweg langsamer als Deine Konkurrenz und hast hier nicht diese Wettbewerbsvorteile.

Und ich verspreche dir, immer mehr stellen um auf das papierlose Büro und sei doch vorne mit dabei und starte jetzt mit Deinem papierlosen Büro, dann kannst Du die Wettbewerbsvorteile für Dich nutzen.

Punkt Nr. 3 also, erzielen von Wettbewerbsvorteilen.

Punkt Nr. 4 ist das Thema Umweltschutz.

Ich bin kein großer Umweltschützer Aktivist, aber was ich mal rausbekommen habe, ist, dass ein DIN A4-Blatt Papier zehn Liter Wasser in der Produktion benötigt. Und das ist in der heutigen Zeit, wo Wasser aus meiner Sicht in vielen Ländern ein kostbares Gut ist, reine Verschwendung, von daher sollte man doch gucken, dass man den Papierwahn ein wenig eindämmt und so wenig Papier wie möglich produziert.

Du kannst Dich nicht gegen das Papier wehren, was bei Dir reinkommt, aber Du kannst beeinflussen, was bei Dir rausgeht an Papier. Und in einem papierlosen Büro weiß ich aus eigener Erfahrung, gehen deutlich weniger Papierbriefe raus als das noch in einem papierhaften Büro der Fall ist. Wir versenden heute in der Woche, wenn es hoch kommt, vielleicht vier oder fünf Briefe noch. Der Rest geht per E-Mail heraus. Da sparen wir schon massiv Papier ein.

Also Punkt 4, der Umweltschutz.

Punkt Nr. 5, das hatten wir gerade schon mal so in einem Nebensatz angesprochen, Zeit und Kosten sparen.

Wir waren gerade bei Punkt 3, bei den Wettbewerbsvorteilen. Wie gesagt, Du sparst beim Auffinden von Unterlagen einfach Zeit. Du bist viel schneller als die Dokumente, viel schneller parat, zwei, drei Klicks, vielleicht auch noch ein vierter, wenn Du vernünftig organisiert bist und eine ordentliche Software hast, die auch kein großes Geld kosten muss, dann bist Du ganz fix an den Daten, die Du brauchst und bist so viel schneller als Deine Mitbewerber und kannst Deine Kunden so überraschen, indem Du sagst, einen Moment, 20 Sekunden und dann habe ich das, was du von mir wissen möchtest, parat und vor meinen Augen und wir können uns darüber unterhalten.

Zeit und Kosten sparen, Kosten sparen, ganz klar, Du verbrauchst deutlich weniger Büromaterialien, kannst da natürlich dann auch entsprechend einsparen und die Kostenvorteile für Dich erzielen.

Punkt 5, Zeit und Kosten sparen, deswegen ein papierloses Büro führen.

6. Schlicht eine bessere Organisation.

Wenn ich zurückdenke, ich hatte zum Anfang ja gesagt in diesem Beitrag hier, dass ich jeden meiner Arbeitsvorgänge als eigenen Stapel in meinem Büro verteilt hatte, weil ich Angst hatte, ich vergesse etwas oder übersehe etwas. Ich habe immer noch ganz viel übersehen und vergessen, was einfach ganz viel verlorengegangen ist.

Mir hat ein Kunde mal gesagt, Du, zu dem und dem Termin läuft bei mir eine Finanzierung aus, da hätte ich dann gern ein Angebot von dir oder kümmere dich doch mal dann darum. Der Kunde vergisst es, wenn es in zwei Jahren ist, dass er mir das gesagt hat. Ich habe mir das notiert, hatte aber kein gescheites Wiedervorlagesystem, habe es in die Kundenakte gelegt. Da ist es dann gelb geworden, sage ich mal.

Heute, papierloses Büro, papierloses Büro geht einem Aufgabenmanagementsystem, einem Task-Manager. Da gebe ich etwas ein, das kann ich heute eingeben und kann sagen, erinnere mich in sieben Jahren an den Termin um die und die Uhrzeit daran, dann klickt das Ding auf und ich kann das dann abarbeiten, was dann ansteht.

Das heißt, so etwas, was ein Kunde mir sagt, da läuft eine Zinsbindung aus, ich brauche ein neues Angebot für eine Immobilienfinanzierung, dann entgeht mir das heute nicht mehr.

Im Nachgang muss ich feststellen, ich habe in 2012 angefangen, papierlos zu arbeiten, habe dann ein paar, zehn Monate ungefähr gebraucht, um auf papierlos umzustellen, ich konnte 2012/2013/2014 eine Umsatzsteigerung von rund 25 Prozent feststellen. Also, 2014 zu 2012, dem Jahr, wo ich dann mit dem papierlosen Büro angefangen habe.

Und da schiebe ich einen großen Teil von oder führe einen großen Teil von darauf zurück, dass schlichtweg Dinge nicht mehr vergessen wurden. Das Kleinigkeiten, einfache Dinge, wo ein Kunde mir mal zugerufen hat, ich brauche dann und dann das und das, dass die nicht mehr vergessen wurden und ich daraus Umsatz generieren konnte.

Deswegen Punkt Nr. 6, als Grund für ein papierloses Büro, ist eine bessere Organisation.

Punkt Nr. 7, modernes Image aufbauen.

Wie sieht es aus, ein Kunde kommt bei Dir rein und bei Dir stehen noch Aktenberge?

Die Leute erwarten in manchen Bereichen heutzutage fast schon, dass man digital unterwegs ist. Auf der anderen Seite sind sie aber auch in manchen Bereichen überrascht, wenn man digital unterwegs ist und honorieren das als positiv.

Also, wenn bei mir ein Kunde reinkommt, der ist immer überrascht, dass es gar keine Aktenschränke gibt in einem Versicherungsmaklerbetrieb. Er ist noch gewohnt, wenn er zu einer Versicherungsgesellschaft oder zu einem Versicherungsmakler geht, so, wie ich es bin, dass dort Aktenberge stehen und 15, 20, Meter Aktenschränkte, wo die Dokumente abgelegt sind.

Das gibt es bei mir alles nicht, bei mir stehen, ich denke gerade kurz nach, zwei große Schränke, drei, vier Sideboards und das auf 100 Quadratmetern. Ansonsten ist da nicht viel an Schrankfläche. Wir brauchen es schlichtweg nicht, wir brauchen einen Schreibtisch und wir brauchen ein Laptop, vielleicht noch einen Scanner. Und dann können wir loslegen und arbeiten.

Also, Punkt Nr. 7, modernes Image.

Es gibt genug Gründe für den Umstieg auf ein papierloses Büro

Du sieht es gibt eine Menge Gründe, die für ein papierloses Büro sprechen. Du musst nur mit dem Umstieg beginnen. In meinem Artikel „Die ersten 7 Schritte zu deinem papierlosen Büro“ zeige ich dir, wie dir der Einstieg leicht und kostengünstig gelingen kann.

Und du so?

Bist du schon papierlos unterwegs? Was waren deine Gründe auf ein papierloses Büro umzusteigen? Oder gehörst du zu den Menschen, die zwar von papierlosem Arbeiten träumen, den Umstieg aber noch nicht geschafft haben? Was hält dich konkret davon ab? Schreibe mir deine Umstiegs- bzw. Hinderungsgründe gerne als Kommentar unter diesen Beitrag. ich freue mich auf dein Feedback!

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Ich helfe Unternehmern und Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für einen nicht passenden Versicherungsschutz ausgibst.

Den notwendigen „Papierkram“ mit den Versicherungen erledige ich zuverlässig und dauerhaft für Dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

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