Was ist der Unterschied zwischen wichtigen Aufgaben und dringenden Aufgaben?

In dieser Folge geht es um das Thema effektives Arbeiten. Mit effektiv meine ich, dass du es schaffst, deine Ziele zu erreichen. Dazu ist es wichtig, dass du dich mit den richtigen, also den wichtigen Aufgaben beschäftigst und alles andere delegierst oder eliminierst.

Effektives Arbeiten: Was ist der Unterschied zwischen wichtigen Aufgaben und dringenden Aufgaben?

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Transkript

Hallo, in den nächsten Wochen geht es in meinem Podcast und auf meinem Blog um das Thema effektives Arbeiten.

Mit effektivem Arbeiten meine ich, dass du es schaffst, deine Ziele zu erreichen. Dazu ist es wichtig, dass du dich mit den richtigen und vor allen Dingen den wichtigen Aufgaben beschäftigst und alles andere delegierst oder eliminierst.

In der heutigen Folge, die ich übrigens im Garten aufnehme, deswegen kann es sein, dass du ein paar Geräusche im Hintergrund hörst, die sonst nicht da sind, geht es um den Unterschied zwischen den wichtigen und den dringenden Aufgaben.

Ich selber versehe meine täglichen Aufgaben immer mit Prioritäten und zur Einteilung in die einzelnen Prioritäten, Klassen, verwende ich die sogenannte Eisenhower-Matrix. Dazu habe ich auch schon mal einen Blogartikel geschrieben, den ich dir hier in den Shownotes verlinken werde.

Ja, was ist die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix besteht aus insgesamt vier Quadranten. Die Basis bildet dabei die Unterscheidung zwischen den wichtigen und den dringenden Aufgaben. Dringend ist immer alles das oder zumeist alles das, was zwei Beine unten dran hat und zur Türe reinkommt. Das kann zum Beispiel ein Kunde, ein Mitarbeiter oder auch dein Steuerberater oder sonst jemand sein.

Dringende Aufgaben bringen dich allerdings deinen Zielen nicht wirklich näher. Wenn du dich um die dringenden Angelegenheiten aber nicht kümmerst, dann hat das oft negative Konsequenzen zur Folge. Zum Beispiel einen unzufriedenen Kunden oder auch einen unzufriedenen Mitarbeiter.

Aufgaben, die dich deinen Zielen näher bringen, sind hingegen nicht dringend, sondern das sind die wichtigen Aufgaben. Deswegen solltest du so viel Zeit wie möglich mit der Bearbeitung von wichtigen Aufgaben verbringen.

Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix jetzt konkret? Das zeige ich dir und erkläre ich dir nach einem kurzen Werbeblog.

Falls du es noch nicht weißt, als Versicherungsmakler helfe ich Selbstständigen, Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich deine Versicherungen an deine individuellen Anforderungen an. So kannst du sicher sein, dass du nicht zu viel Geld für deinen Versicherungsschutz ausgibst.

Außerdem erledige ich den notwendigen „Papierkram“ mit den Versicherungen zuverlässig und dauerhaft für dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

Das war der Werbeblog, jetzt wieder zurück zur Eisenhower-Matrix und wie diese konkret funktioniert.

Die Eisenhower-Matrix kannst du dir auf ein Blatt Papier malen.

Du machst, wie man in einer siebten oder achten Klasse lernt, ein Koordinatensystem mit einer X- und einer Y-Achse.

Die Y-Achse, das ist die mit dem Pfeil nach oben, die beschriftest du mit „wichtig“ und die X-Achse, das ist die mit dem Pfeil nach rechts, die beschriftest du mit „dringend“.

In der Mitte wird dann ein großes Kreuz eingezeichnet, so dass du im Prinzip vier Quadranten hast.

Priorität A

Oben rechts ist es dann die Priorität A, das sind die Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Das sind meist Notfälle und Brände, die solltest du tunlichst sofort selber erledigen und das als allererstes machen.

Du solltest allerdings auch darauf achten, dass du in diesem Quadranten A, wichtig und dringende Aufgaben, nicht zu viele Aufgaben hast, sonst hast du einen Fehler im System, denn wenn immer alles wichtig und dringend ist, das heißt, wenn du viele Notfälle und Brände zu löschen hast, dann bist du entweder als Trouble-shooter unterwegs, aber das sind die meisten von euch da draußen nicht. Oder du hast einen Fehler in deinem System.

Wenn du also feststellst, dass du zu viele Aufgaben hast, die wichtig und dringend sind, dann solltest du überprüfen, ob das wirklich so ist, ob diese Aufgaben wirklich alle dringend sind und wichtig sind oder ob du nicht einen Fehler im System hast und vielleicht manche Aufgaben einfach zu lange liegen lässt, so dass sie dann irgendwann auf einmal dringend werden. Ja, das war oben rechts die Priorität A.

Priorität B

Oben links ist dann die Priorität B, das sind die Aufgaben, die wichtig sind, aber nicht dringend sind. Das sind die Aufgaben, die dich deinen Zielen näherbringen. In diesem Quadranten solltest du so viel Zeit wie möglich verbringen.

Das Problem dabei ist, die Dringlichkeit fehlt und deswegen neigen wir Menschen oft dazu, dass wir diese wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben ja dann doch verschieben, dass wir sagen, komm, da gibt es Sachen, die brennen jetzt mehr. Die bringen dich vielleicht deinen Zielen nicht näher, aber sie brennen halt einfach mehr. Und deswegen entsteht bei dir mehr Druck und du beschäftigst dich nicht mit diesen Aufgaben, die dich deinen Zielen näherbringen, sondern mit anderen Aufgaben, die vielleicht lauter schreien an der Stelle.

Aber es ist ganz wichtig, wenn du erfolgreich und permanent deine Ziele erreichen möchtest, dann ist es unablässig, dass du so viel Zeit wie möglich mit Aufgaben in diesem Priorität-B-Bereich, also wichtig, aber nicht dringend, verbringst. Diese Aufgaben solltest du selber machen bzw. delegieren und dann das Ergebnis kontrollieren.

Priorität C

Ja, die Aufgaben, die am lautesten schreien oder die auch sehr laut schreien, die sind in dieser Matrix unten rechts, das ist die Priorität C. Das sind dringende, aber nicht wichtige Aufgaben. Das sind z. B. Kundenanfragen oder Mitarbeiteranfragen, die haben meist die Folge, dass, wenn du sie nicht bearbeitest, dass es dann eine negative Konsequenz hat sofort. Deswegen neigen wir Menschen dazu, uns mehr mit Priorität-C-Aufgaben zu beschäftigen als mit Priorität-B-Aufgaben.

Ja, ich verhindere das eigentlich so, dass ich sehe, dass diese Priorität-C-Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, dass ich die so weit wie möglich automatisiere oder abgebe. Um die abzugeben, schaffe ich dann Definitionen und Arbeitsstandards, so dass meine Mitarbeiter in der Lage sind, diese Aufgaben dann tatsächlich nach meinen Ansprüchen dann auch zu erledigen. Sie werden dann erledigt und ich kann mich dann wieder mit den Priorität-B-Aufgaben befassen.

Was du natürlich auch machen kannst, das mache ich natürlich zuerst, bevor ich sie prüfe, ob ich sie abgebe, ist, zu prüfen, ob ich diese Aufgaben nicht in irgendeiner Art und Weise automatisieren kann. Dann muss sie niemand bearbeiten, dann macht es ein Computer oder ein automatisches System und dann muss ich mich auch nicht darum kümmern.

Priorität D

So, unten links ist dann die Priorität D, das sind Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind. Das heißt, die weder negative Konsequenzen haben noch dich deinen Zielen näherbringen. Diese Aufgaben gehören in den Mülleimer. Sie bringen einfach nichts, du hast weder negative Konsequenzen zu erwarten noch bringen sie dich deinen Zielen näher.

Also vergiss diese Aufgaben, streiche sie einfach. Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, gehören in den Mülleimer.

Ja, kommen wir zur Zusammenfassung.

Die Eisenhower-Matrix, es gibt insgesamt vier Prioritäten.

Priorität A, wichtige und dringende Aufgaben, die solltest du bitte sofort selber machen.

Priorität B, wichtige, aber nicht dringende Aufgaben, hier liegt der Schlüssel zum Erfolg zur Erreichung deiner Ziele. Mit diesen Aufgaben solltest du so viel Zeit wie möglich verbringen und diese Aufgaben entweder selber machen oder sie delegieren und das Ergebnis hinterher kontrollieren.

Priorität C, das sind die gemeinen Aufgaben, die uns von unseren Priorität-B-Aufgaben immer abhalten, das sind die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben. Da heißt, da macht jemand Lärm, sie bringen uns aber nicht unseren Zielen wirklich weiter. Diese Aufgaben solltest du entweder automatisieren oder eine Arbeitsbeschreibung so machen, dass du diese Aufgaben an deine Mitarbeiter oder deine Mitarbeiterin abgeben kannst.

Ja, die letzte Priorität ist die Priorität D, das sind Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Das heißt, die weder negative Konsequenzen haben noch dich deinen Zielen näherbringen. Diese Aufgaben, die schmeißt du einfach in den Papierkorb.

Wo war nochmal der Unterschied zwischen wichtig und dringend?

Wichtig, das sind die Aufgaben, die dich deinen Zielen näherbringen und Dringendes hat meist zwei Beine und kommt durch deine Tür herein.

Ja, das war es auch heute schon fast von mir.

Meine Frage jetzt noch an dich: Hast du denn ein System, nach dem du deine Aufgaben priorisierst und da abarbeitest? Oder bist du einer von den Menschen, die einfach drauflos arbeiten?

Ich würde mich freuen, wenn du mir dazu einen Kommentar unter diesen Beitrag schreibst, ich freue mich auf dein Feedback. Bis demnächst, bleib gesund, liebe Grüße, dein Mike.

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Ich helfe Unternehmern und Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für deinen Versicherungsschutz ausgibst.

Den notwendigen „Papierkram“ mit den Versicherungen erledige ich zuverlässig und dauerhaft für Dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

Wenn du möchtest, dass ich deine Versicherungen prüfe und mich um deinen Papierkram mit den Versicherungen kümmere, dann melde dich bei mir. Meine Kontaktdaten verlinke ich dir in den Shownotes.

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