Wie du deine Mitarbeiter dazu bekommst, dass sie ihre Aufgaben richtig erledigen

Du ärgerst dich, dass deine Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht so erledigen, wie du dir das wünschst? Du hast das Gefühl, dass die Fehlerquote deiner Mitarbeiter zu hoch ist? Zielgerichtetes, effektives Arbeiten ist für dich nur ein „frommer Wunsch“? In dieser Folge erzähle ich dir, wie ich diese Problem gelöst habe.

Wie du deine Mitarbeiter dazu bekommst, dass sie ihre Aufgaben richtig erledigen

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Transkript

Hallo, heute geht es um das Thema effektives Arbeiten.

In den letzten Wochen ging es in meinem Blog und auch hier im Podcast ja um so Themen wie Unterschiede zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben und auch das Eliminieren, Delegieren und Abgeben von Aufgaben.

Heute möchte ich mich mit der Frage beschäftigen, wenn du Aufgaben an einen Mitarbeiter oder an einen virtuellen persönlichen Assistenten abgibst, welche Dinge du da beachten musst.

Bei mir ist das ganze nämlich damals ein bisschen in die Hose gegangen und diese Probleme möchte ich dir hiermit ersparen.

Ja wie war das bei mir wie lief das damals bei mir, als ich meine erste Mitarbeiterin oder meinen ersten Mitarbeiter eingestellt hatte, habe ich eingentlich gedacht, ich ich leg ihr, es ist meine Schwester gewesen, die ich damals eingestelltert hab, ich lege ihr einfach die Aufgaben hin und dann macht sie das, weil sie ist ja eigentlich Versicherungskauffrau und müsste das ganze ja auf die Reihe bekommen, wenn ich ihr die Aufgaben dort hinlege.

Da war ich aber irgend einem Irrglauben aufgesessen, das ganze hat dann nicht so toll funktioniert. Ich war zwischendurch ziemlich verzweifelt und hatte mir überlegt, ob das so überhaupt noch sinnvoll ist oder ob ich den ganzen Laden nicht besser doch wieder alleine mache. Ja aber das kann ja auch nicht Sinn der Sache sein, dass ich mich den ganzen Tag mit Aufgaben beschäftige, die vielleicht nicht direkt mit der Kundenbetreuung zu tun haben.

Deswegen ist es doch schon sinnvoll bei mir, dass ich das hier nicht alleine mache, sondern dass ich das mit Mitarbeitern erledige. Ja ich habe mich damals, wie bereits gesagt, ziemlich geärgert und es ist auch viel schiefgelaufen. Bis ich dann herausbekommen habe, woran es liegt oder lag ist einige Zeit ins ins Land gegangen. Das Problem war nämlich damals gar nicht meine Schwester, sondern das Problem, das war ich selber. Bis ich das rausbekommen habe, hat es allerdings ein bisschen gedauert.

Was ich gemacht habe um das Problem zu lösen, das sage ich dir nach der Werbung.

Wenn du öfter bei mir zuhörst dann kennst du das ja schon, meinen kleinen Werbeblock.

Als Versicherungsmakler helfe ich Selbstständigen, Zeit und Geld zu sparen indem ich mich wie ein guter Bekannter um deine betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere. Dazu passe ich deine Versicherung an deine individuellen Anforderungen an, so kannst du sicher sein, dass du nicht zu viel Geld für deinen Versicherungsschutz ausgibst.

Den notwendigen Papierkram mit den Versicherungsgesellschaften erledige ich zuverlässig und dauerhaft für dich. Dein Zeitaufwand für diesen lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

Wenn du möchtest, dass ich deine Versicherungen prüfe und mich um deinen Papierkram kümmere, dann melde dich einfach bei mir, meine Kontaktdaten die vorlinke ich dir in den Shownotes.

Ja weiter im Text, Werbung Ende.

Was habe ich damals gemacht?

Ja ich bin damals über einen Coach gestolpert, das war der Steffen Ritter, der wenn du nicht in der Versicherungsbranche tätig bist, der ist so bei uns das Nonplusultra was Büroorganisation und mehr Zusammenarbeit im Team auf Versicherungsmaklerebene angeht und da habe ich ein Buch von ihm gelesen und da ist es mir wie Schuppen von den Augen gefallen.

Meine Schwester kann gar nicht wissen, was ich wollte, ich hab’s ihr nämlich nie gesagt. Ich habe nur die Sachen dort hingelegt und bin davon ausgegangen, dass sie es weist. Mitnichten die Mitarbeiter wissen es nicht. Sie können uns ja auch nicht in den Kopf gucken. Wir müssen also das was wir im Kopf haben, das müssen wir denen einfach mal entsprechend mitteilen. Und so hab ich das dann gemacht.

Ich habe also damals in entsprechende Anleitung gegeben, wie genau erzähle ich dir gleich, damit sie wusste, was sie zu tun hatte. Und das ganze das war für sie nun Lernprozess, aber auch für mich ein Lernprozess. Ich musste erst mal lernen, überhaupt Sachen zu verschriftlichen oder nach nach außen zu tragen, wie ich mir das vorstelle und heute funktioniert das eins A.

Ich muss mich heute also nicht mehr mit befassen, heute kann sie das von allein. Aber ich musste sie dorthin anleiten und ich musste es selber erst mal lernen, weil ich musste bis zu dem Zeitpunkt wo ich sie eingestellt habe, hatte ich Mitarbeiter ich war immer das das letzte Glied in der Kette, d. h. ich kriegte immer die Aufgaben und musste dann zurückbringen. Aber ich hatte niemanden dem ich die Aufgabe abgeben konnte, und ich selber hatte das gar nicht gelernt. Und ich selber musste dann also auch lernen Aufgaben abzugeben. Also ein Lernprozess für beide Seiten.

Anleitung geben ja und da gibt’s im Prinzip zwei Pole.

Ich hab mit dem ersten Pol angefangen, heute bin ich ein paar Schrittchen weitergekommen. Aber vielleicht ist es auch für Dich ein Weg zu starten.

Pol Nummer oder die eine Seite der Medaille ist eine wirklich dezidierte Schritt für Schritt Anleitung und das habe ich damals dann tatsächlich auch gemacht.

Ich habe für jede Aufgabe die mehrfach anfällt, ja das habe ich dann geguckt, welche Aufgaben fallen häufig an und welche Aufgaben gebe ich dann auch regelmäßig an sie ab. Habe ich dann eine dezidierte Schritt für Schritt Anleitung gemacht, wie es zu erledigen ist. Ist natürlich sehr aufwendig das ganze und vielleicht auch für denjenigen, der die Aufgaben bekommt, dann auf Dauer auch nicht befriedigend, wenn er sich quasi , ja wenn er nicht mehr selber denken muss, sondern einfach nur noch Schritt für Schritt abarbeiten muss.

Deswegen ist die zweite Seite der Medaille, also der zweite Pol den es dabei gibt einfach, dass du dein Wunschergebnis definierst. Dass du sagst wie du’s gerne hättest. Welches Ergebnis du gerne hättest, du den Weg dorthin aber komplett offen lässt. Gegebenenfalls gibst du vielleicht ein paar Hinweise, wo du vielleicht schon mal gestolpert bist, worauf sonst noch zu achten ist, aber ansonsten sagst du einfach nur, ich hätte gerne das Ergebnis in dieser Form und den Rest übernimmt dann ein Mitarbeiter.

Das ist dann die zweite Seite der Medaille, wenn du und deine Mitarbeiter schon ich sag mal ein paar Level weiter gespielt habt, im Bereich des Aufgaben abgebens. Ich bin da heute noch nicht ganz angekommen, aber wir sind auf einem guten Weg dorthin, eben dass ich nur noch das Wunschergebnis definiere und sie ihren Weg alleine findet.

Wir machen es heute so, dass ich das Ergebnis definiere, so wie’s gerne hätte. Ihr reinschreibe, welchen Weg ich bisher gegangen bin, wenn ich eine Aufgabe abgebe. Sie dann aber auch dazu motivieren, dass sie sich eigene Wege sucht mit der Prämisse eben, dass sie diese Wege dann noch umsetzen kann, wenn sie a. schneller sind als mein Weg oder b. Sie dem Kunden einen größeren Nutzen bringen, als mein Weg.

Ja wem kann man jetzt diese Standards schaffen?

Damit die Mitarbeiter wissen was zu tun ist. Da gibt es aus meiner Sicht im Prinzip drei Möglichkeiten:

Zum einen, du schreibst es auf, du machst es wirklich in Schriftform. Des reicht dann auch oftmals stichpunktartig, du musst also nicht ausgeschriebene Sätze machen.

Die zweite Möglichkeit, die sich bietet ist, in Form von einer Fotodokumentation, also zum Beispiel Screenshots mit entsprechenden Markierungen und Hinweisen versehen.

Und Möglichkeit Nummer 3, das nutze ich mittlerweile auch sehr sehr gerne, sind Videoaufzeichnungen. Screencasts von meinem Monitor, wo ich dann den Arbeitsablauf einmal an meinem Rechner beschreibe, den dann auch entsprechend erkläre, das Video dann speichere und dann steht es immer zur Verfügung und dann kann sich der Mitarbeiter das anschauen und dann entsprechend danach arbeiten.

Ja wo sammeln wir unsere, unsere Standards heute.

Also mein Hinweis für dich ist, du solltest Dir einen festen Ort suchen, der allen bekannt ist, wo diese Standards gesammelt werden. Also das sollte nur ein Ort sein, weil es führt sonst hinter dazu, dass ihr zu lange suchen müsst.

Wir selber nutzen für unsere Arbeitsstandards Evernote. Verlink ich dir hier auch in den Schonung.

Alternative dazu ist zum Beispiel von Microsoft auch OneNote oder du kannst es auch ganz einfach in einem Ordner im Teamlaufwerk ablegen, wo alle darauf Zugriff haben.

Wichtig dabei ist, die Standards müssen bei Bedarf schnell gefunden werden und die Standards müssen für jeden leicht verständlich sein. Heißt, wenn du noch 43 Rückfragen dann wieder produzierst, dann solltest du dir überlegen, ob das was du dort geschrieben hast, wirklich so leicht verständlich ist, dass es ein Dritter, der von außen reinkommt sofort umsetzen kann mit noch kurzen Einführungen oder eben nicht.

Ja also das sind die beiden wichtigen Punkte, leicht verständlich und bei Bedarf schnell und einfach auffindbar.

Ja zur Zusammenfassung noch mal wie sieht es aus mit dem Thema Aufgaben abgeben.

Was musst du tun damit deine Mitarbeiter das dann auch so erledigen, dass es dir gefällt?

Erstens du solltest dein gewünschtes Ergebnis definieren.

Zweitens du solltest den Weg dorthin beschreiben bzw. Hinweise geben, wo Stolperfalle / Gefahren lauern oder wie es auf keinen Fall zu machen ist.

Drittens das ganze solltest du entweder in schriftlicher Form, in einer Form von Fotodokumentation oder in Videos machen. Wichtig dabei ist, dass das ganze für einen Dritten, der von außen kommt, leicht verständlich ist, damit er sich schnell einarbeiten kann. Kannst natürlich auch Mischform verwenden schriftlich, Fotos, Videos, in einem Dokument. Das kannst du oder da bist du frei aber das sind so die drei Hauptpunkte.

Und viertens, punkt Nummer 4 du solltest deine Arbeitsstandards an einem zentralen Ort sammeln und das wichtige dabei ist eben, dass sie dort leicht auffindbar sein sollten.

Ja damit komme heute auch schon wieder zum Ende dieser Folge.

Wenn dir diese Folge gefallen hat, dann würde ich mich über eine Fünf Sterne Bewertung auf iTunes freuen, ansonsten wünsche ich dir eine schöne Woche, bleibt gesund bis demnächst. Liebe Grüße dein Mike.

Über mich

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Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für deinen Versicherungsschutz ausgibst.

Den notwendigen „Papierkram“ mit den Versicherungen erledige ich zuverlässig und dauerhaft für Dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

Wenn du möchtest, dass ich deine Versicherungen prüfe und mich um deinen Papierkram mit den Versicherungen kümmere, dann melde dich bei mir. Meine Kontaktdaten verlinke ich dir in den Shownotes.

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