Wie Du in 4 einfachen Schritten zu einem dauerhaft aufgeräumten Schreibtisch kommst

Aufgeräumter Schreibtisch mit MacBook

Lothar Matthäus würde wahrscheinlich sagen: Ordnung ist die halbe Miete;-)

Warum ein aufgeräumter Schreibtisch Dir effizientes Arbeiten erleichtert und wie ich es geschafft habe, meinen Schreibtisch aufgeräumt zu halten, erfährst Du in diesem kurzen Beitrag.

 

 

Am Anfang war das Chaos: „Stapelprinzip“ statt aufgeräumter Schreibtisch

Als ich vor etwas mehr als 10 Jahren mein Versicherungsmaklerbüro übernommen habe, habe ich nach dem „Stapelprinzip“ gearbeitet.

Jeder offene Vorgang, der auf eine Bearbeitung gewartet hat, war ein eigener Papierstapel auf meinem Schreibtisch. Als mit der Zeit dann meine Arbeit mehr wurde, fing ich an, auch den Boden um meinen Schreibtisch und ein Sideboard als „Stapelplatz“ zu verwenden.

Ich glaube, ich muss nicht erwähnen, dass effizientes Arbeiten so in keinster Weise möglich war. Ich hatte nämlich keinen Überblick mehr, welche der Vorgänge unbedingt zeitnah bearbeitet werden mussten. Wichtige Dinge sind einfach liegen geblieben. Ich habe es aber immerhin ein paar Jahre so ausgehalten. Leider habe ich kein Foto aus dieser Zeit. Nachstellen kann ich es auch nicht mehr, da ich heute ein nahezu papierloses Büro habe.

Heute erwartet mich morgens im Büro immer ein picobello aufgeräumter Schreibtisch. Was tue ich dafür, dass mein Schreibtisch dauerhaft aufgeräumt ist?

Mein Workflow für einen aufgeräumten Schreibtisch

Jedes eingehende Dokument durchläuft bei mir den folgenden Prozess:

Alle Dokumente landen zunächst einmal im Posteingangskorb. Einmal pro Tag nehme ich mir max. 30 Minuten Zeit, um das eingegangene Papier zu sichten.

Zunächst prüfe ich, ob eine Handlung/Reaktion erforderlich ist oder ob das Dokument lediglich abgelegt werden muss.

Muss das Dokument „nur“ archiviert werden, geht es im Anschluss ganz schnell. Das Dokument wird gescannt und dann im Dokumentenmanager abgelegt. Ich habe zwei Dokumentenmanagementsysteme im Einsatz.

Der elektronische Leitz-Ordner „ELOoffice“ für Dokumente mit Kundenbezug

ELOoffice (kurz elo) ist mit meinem Kundenverwaltungsprogramm (ich nutze Keasy) verknüpft.

So gibt es in elo für jeden Kunden, den ich in meinem Verwaltungsprogramm angelegt habe, einen separaten Ordner. Für jeden Versicherungsvertrag eines Kunden gibt es dann einen weiteren „Unterordner“.
Damit kann ich z.B. eine Prämienrechnung zur Betriebshaftpfilchtversicherung der Muster GmbH direkt in den passenden Elo-Ordner „Muster GmbH – Betriebshaftpflichtversicherung“ ablegen.

Die Daten liegen auf meinem lokalen Server und können bei Bedarf schnell gefunden werden.

Screenshot aus EloOffice

Evernote für Dokumente ohne Kundenbezug

Evernote ist mein digitaler Aktenordner.

Hier lege ich alle anderen Dokumente ab, die keinen direkten Kundenbezug haben, z.B. Rechnungen, Tankquittungen, Bewirtungsbelege u.ä.

Evernote ist ein cloudbasierter Onlinedienst. Deshalb stehen Dir die Daten auf allen Deinen Endgeräten stets synchronisiert zur Verfügung. Es verfügt über eine mächtige Suchfunktion, die Dir dabei hilft, die abgelegten Dokumente schnell wiederzufinden.

Ist ein Dokument in Elo oder in Evernote abgelegt, wandert der Originalbeleg in den Papierkorb.

Erfordert das eingehende Dokument hingegen eine Reaktion bzw. Handlung von mir, kommt noch ein weiterer Arbeitsschritt hinzu.

Nachdem ich das Dokument in Elo oder in Evernote abgelegt habe und der Originalbeleg im Papierkorb liegt, erstelle ich eine Aufgabe in meiner „Aufgabenverwaltung“. Anschließend verknüpfe ich das betreffende Dokument mit der Aufgabe.

Für die Aufgabenverwaltung habe ich auch wieder zwei Systeme im Einsatz.

“Wiedervorlage-Funktion“ im Kundenverwaltungsprogramm für Dokumente mit Kundenbezug

Für die Erstellung einer Aufgabe nutze ich dann das Wiedervorlagesystem meines Kundenverwaltungsprogramms.

Die Aufgabe im Wiedervorlagesystem und das abgelegte Dokument in elo lassen sich mit einem Knopfdruck verknüpfen.

Anschließend terminiere und priorisiere ich die Aufgabe noch.

“Todoist“ für Dokumente ohne Kundenbezug

Für die Erstellung einer Aufgabe ohne Kundenbezug nutze ich die App „Todoist“.

Todoist ist ein cloudbasierter Taskmanager. Somit stehen Dir die Daten auf allen Deinen Endgeräten stets synchronisiert zur Verfügung.

In Evernote abgelegte Dokumente lassen sich über die Kommentarfunktion ganz einfach mit der Aufgabe in Todoist verknüpfen.

Auch hier terminiere und priorisiere ich anschließend die Aufgabe.

Falls Du mehr zum Thema „Aufgaben und Prioritäten“ wissen möchtest, empfehle ich Dir meinen Blogartikel zur „Eisenhower-Matrix“.

Die Grundvoraussetzung für effizientes Arbeiten: Ein aufgeräumter Schreibtisch

Ein aufgeräumter Schreibtisch ist kein „Hexenwerk“. Du brauchst dafür lediglich einen Scanner, einen Dokumentenmanager (z.B. ELOoffice oder Evernote) und ein Programm für die Verwaltung Deiner Aufgaben (z.B. Todoist).

Mit diesen Tools kommst Du mit 4 einfachen Schritten zu einem aufgeräumten Schreibtisch:

  1. Dokument Sichten und Scannen
  2. Dokument im Dokumentenmanager ablegen
  3. Aufgabe im Taskmanager erstellen
  4. Aufgabe terminieren und priorisieren

Ein aufgeräumter Schreibtisch wiederum erleichtert Dir effizientes Arbeiten. Dadurch, dass Du alle Deine Aufgaben in einem Taskmanager sammelst, hast Du einen besseren Überblick über die offenen Vorgänge. Du bist so in der Lage, die wichtigen Aufgaben, zeitnah zu erledigen. Außerdem wirst Du deutlich weniger Aufgaben vergessen.

Hast Du einen aufgeräumten Schreibtisch?

Falls nicht, gratuliere ich Dir. Du kannst dann nämlich an meinem Gewinnspiel teilnehmen. Poste einfach ein Foto von Deinem Schreibtisch und Deine Emailadressen als Kommentar unter diesen Artikel. Einsendeschluss ist der 30.09.2017. Ich küre dann den schönsten „unordentlichsten Schreibtisch“.

Der Gewinner bekommt von mir eine eine 45-minütige Einführung in Evernote und Todoist via Skype-Konferenz geschenkt. (Der Rechtsweg ist natürlich ausgeschlossen!)

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Ich helfe Unternehmern und Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für einen nicht passenden Versicherungsschutz ausgibst.

Den notwendigen „Papierkram“ mit den Versicherungen erledige ich zuverlässig und dauerhaft für Dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

7 Gedanken zu “Wie Du in 4 einfachen Schritten zu einem dauerhaft aufgeräumten Schreibtisch kommst

  1. Hallo Mike,

    Du schreibst dass Du die Belege wegwirfst. Aber Tankbelege und Bewirtungen benötigt man doch im Original , oder ?

    • Hallo Andreas,

      ich hebe nichts mehr im Original auf. Meine Buchhaltung hinterlegt die gescannten Dokumente noch im Datev-Programm und das war’s.

      Viele Grüße Mike

      • Meinst Du mit Buchhaltung das Elo?
        Ich muss da vielleicht noch mal mit meinem Steuerberater reden. Bisher hefte ich Belege hinter die Auszüge

        • Nein, ich habe einen Buchhaltungsservice beauftragt. Meine Belege und die monatlichen Kontoauszüge lege ich in einem Ordner in Evernote ab. Den habe ich für den Buchhaltungsservice freigegeben. Der Buchhaltungsservice macht die monatlichen Buchungen dann mit einem speziellen Programm von DATEV. Dort können hinter jeder Buchung die Belege digital hinterlegt werden. Am Jahresende schickt die Buchhaltung das ganze dann online an den Steuerberater, der auf Basis dieser Daten den Jahresabschluss erstellt.

  2. Hallo,

    ich klinke mich hier mal kurz mit ein. Wie handhabst Du es denn mit der Courtage-Kontrolle, wenn die Buchhaltung komplett extern läuft? Prüft der Buchhaltungsdienst auch die Beträge nach Courtagesatz etc.? Danke!

    Gruß
    Hauke

    • Moin Hauke,

      mein Workflow: Courtageabrechnung geht ein -> Provisionskontrolle wird einmal pro Monat durchgeführt -> Courtageabrechnung wird gescannt und für den Buchhaltungsservice online bereitgestellt.

      Viele Grüße Mike

  3. Ich kenne es auch so, dass die Dokumente mittlerweile alle digitalisiert werden. Man erhält ja auch viele Dokumente mittlerweile einfach als PDF per Mail!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.