Wie Du mit nur 5 Minuten Tagesplanung Deine Arbeitseffektivität steigerst

effizienter und effektives Arbeiten dank Tagesplanung

In diesem kurzen Artikel erzähle ich Dir, wie ich bei mir effektives Arbeiten durch eine einfache Tagesplanung gefördert habe. Ich erkläre Dir außerdem meine Vorlage, die ich für meine Tagesplanung verwende.

 

Warum ich eine Tagesplanung mache

Eine ganze Zeit lang war ich mit dem Ablauf meiner Arbeitstage unzufrieden. Ich hatte immer das Gefühl, dass ich zu viel Zeit mit unwichtigen Aufgaben und Tätigkeiten verschwende. Die wichtigen Dinge kamen aus irgendeinem Grund zu kurz. Das führte bei mir zu schlechter Laune.

Zum damaligen Zeitpunkt hatte ich auch schon ein paar Mal was zum Thema „Tagesplanung“ gelesen. Ich habe mir aber immer wieder gedacht: „So einen Blödsinn musst Du nicht machen. Das ist nur Zeitverschwendung.“

Wie das aber manchmal so ist, war irgendwann der Leidensdruck (meine Unzufriedenheit mit meiner Arbeitsperformance) so groß, dass ich mich doch an das Thema „Tagesplanung“ herangewagt habe. Irgendwas musste ich schließlich ändern, damit sich meine Stimmung verbessert. Warum dann nicht mal eine Woche lang einen Tagesplan schreiben?

Das ist jetzt ein knappes halbes Jahr her. Ich schreibe noch heute jeden morgen meinen Plan. Das kostet mich zwar 5 Minuten an Zeit, ich habe aber nun die Sicherheit, dass ich mich wirklich mit den wichtigen Aufgaben beschäftige. Und meine Laune hat sich auch deutlich verbessert 😉

Effektives Arbeiten was ist das?

Effektives Arbeiten bedeutet für mich, dass ich mich hauptsächlich nur mit den Dingen beschäftige, die mich und mein Unternehmen voranbringen. Das sind für mich die wichtigen Aufgaben.

Wir Menschen neigen aber häufig dazu, uns mit unwichtigen Dingen zu beschäftigen. Das liegt daran, dass unwichtige Aufgaben meist leichter zu erledigen sind als die wichtigen. Nur leider bringen uns die leichten, unwichtigen Tätigkeiten nicht wirklich vorwärts.

Zum Thema „Wichtige und wichtige Aufgaben unterscheiden“ habe ich bereits einen Artikel beschrieben.

Wie ich meinen Tag plane

Meine erste (Arbeits-)Aufgabe am Morgen ist die Erstellung meines Tagesplans. Dazu brauche ich die folgenden Dinge:

  • mein iPad Pro (ich schreibe meinen Tagesplan immer handschriftlich in der App „Goodnotes“),
  • meinen Kalender und
  • meinen Taskmanager – das ist das Programm in dem ich meine Aufgaben organisiere und terminiere. Ich nutze hier derzeit die App „Todoist“.

Mein Tagesplan besteht aus insgesamt 2 Seiten. Auf den ersten 1 1/2 Seiten habe ich den Tag in Blöcke á 3 Stunden unterteilt.

Zunächst trage ich dort alle fixen Tagestermine ein. Wenn ich also um 16h einen Kundentermin habe, dann kommt der in den Zeitblock „15h – 18h“. Das Gleiche mache ich mit meiner Mittagspause. Die kommt in den Zeitblock „12h – 15h“.

Wenn dann in einigen Zeitblöcken noch freie Zeiten sind, plane ich dort die Aufgaben aus meinem Taskmanager. Dabei achte ich darauf, dass wichtige Aufgaben zuerst eingetragen werden. Damit stelle ich sicher, dass ich nicht Zeit mit Unwichtigem verschwende.

Hinweis: Ich verplane nur maximal 2/3 meiner Zeit. So kann ich immer noch flexibel auf unvorhergesehenes reagieren.

Auf der letzten halben Seite erfasse ich dann nochmal die 3 wichtigsten Aufgaben, die ich mir für diesen Tag vorgenommen habe. Sollte es also ein chaotischer Tag werden, dann sind das die Aufgaben, die ich mindestens erledigen will.

Außerdem mach ich auf der letzen halben Seite meinen Tagesrückblick. Dort notiere ich Abends kurz (auch nur max. 5 Minuten) auf was ich heute stolz bin, was ich heute gelernt habe oder was ich verbessern bzw. ändern kann.

Für meine Tagesplanung habe ich eine Vorlage erstellt, die Du Dir hier herunterladen kannst.

Fazit

Ein Sportler macht sich vor seinem Wettkampf warm, damit er dann seine beste Leistung abrufen kann. Ich sehe die Tagesplanung auch als eine Art „warmmachen“. Sie hilft mir mich auf meinen Tag vorzubereiten, damit ich mich mit den richtigen, wichtigen Dingen befasse und sie erleichtert mir effektives Arbeiten.

Was machst Du?

Machst Du eine Tagesplanung? Welches System verwendest Du? Ich freue mich, wenn Du mir hierzu einen Kommentar unter diesen Artikel schreibst.

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Ich helfe Unternehmern und Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für einen nicht passenden Versicherungsschutz ausgibst.

Den notwendigen „Papierkram“ mit den Versicherungen erledige ich zuverlässig und dauerhaft für Dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

2 Gedanken zu “Wie Du mit nur 5 Minuten Tagesplanung Deine Arbeitseffektivität steigerst

  1. Hallo Mike!
    Danke für die Infos. Ich glaube mit dem neuen iPad Pro muss ich mich doch noch einmal damit beschäftigen ein Tablet zu nutzen.
    Nutzt du das „papierlose Büro“ aktuell nur alleine oder min Team?
    Hast du auch Erfahrung mit dem iPad-Pro in der Kundenberatung gemacht?

    • Hallo Ulf,

      das papierlose Büro setzen wir im Team um und das iPad-Pro benutze ich auch in der Kundenberatung. Allerdings verwende ich auch Tools, die nur unter Windows laufen , daher nehme ich manchmal auch den Laptop.

      Deinen Terminpiloten habe ich übrigens auch im Einsatz. Tolles und hilfreiches Tool!!

      Viele Grüße Mike

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