Wie du mit weniger Aufgaben schneller deine Ziele erreichst

Wenn du deine Ziele erreichen möchtest, musst du effektiv sein. D.h. du solltest hauptsächlich an solchen Aufgaben arbeiten, die dich deinen Zielen näher bringen. Wie du herausbekommst, ob du an den richtigen Aufgaben arbeitest, erfährst du in dieser Folge.

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Als Versicherungsmakler helfe Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für einen nicht passenden Versicherungsschutz ausgibst. Den notwendigen „Papierkram“ mit den Versicherungen erledige ich zuverlässig und dauerhaft für Dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

Wenn du möchtest, dass ich deine Versicherungen prüfe und mich um deinen Papierkram mit den Versicherungen kümmere, dann melde dich bei mir. Meine Kontaktdaten verlinke ich dir in den Shownotes

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Transkript

Hallo, heute geht es um das Thema effektives Arbeiten.

Wenn du deine Ziele erreichen möchtest, dann musst du nämlich effektiv sein. Das heißt, du solltest hauptsächlich an solchen Aufgaben arbeiten, die dich deinen Zielen näherbringen. Wie du herausbekommst, ob du an den richtigen Aufgaben arbeitest, erfährst du in dieser Folge.

Was Persönliches von mir, eine kleine Geschichte vorweg:

Gartenarbeit macht mir persönlich überhaupt keinen Spaß, aber ich habe dabei eine Sache gelernt. Ganz oft ist es so, dass du im Garten eine Pflanze zurückschneiden oder beischneiden musst, damit sie weiterwächst.

Dieses Prinzip des Zurückschneidens wende ich auch regelmäßig, ich sage mal so zweimal im Jahr, in meinem Arbeitsalltag an. Was ich dabei konkret mache, dazu gleich mehr.

Jetzt erstmal ein kleiner Werbeblog.

Falls du es noch nicht weißt, ich bin Versicherungsmakler und helfe Selbstständigen, Zeit und Geld zu sparen. Ich kümmere mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen. Ich passe deine Versicherung an deine individuellen Anforderungen an, so kannst du sicher sein, dass du nicht zu viel Geld für deinen Versicherungsschutz ausgibst.

Außerdem erledige ich den notwendigen Papierkram mit den Versicherern zuverlässig und dauerhaft für dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert. Wenn du möchtest, dass ich deine Versicherungen prüfe und mich um deinen Papierkram mit den Gesellschaften kümmere, dann melde dich einfach bei mir. Meine Kontaktdaten, die vorlinke ich dir hier in den Shownotes.

Ja, das war es mit der Werbung, machen wir weiter im Text.

Es ging darum, was ich nun konkret mache im “Zurückschneiden in meinem Arbeitsalltag“, damit ich wieder wachsen kann. Ja,

Punkt Nummer 1, ich mache zweimal im Jahr liste ich meine Aufgaben auf.

Das mache ich so ein, zwei Wochen lang, da schreibe ich wirklich detailliert auf einen Zettel jede Aufgabe, die ich am Tag mache. Sofort, wenn ich sie mache, notiere ich das eben stichpunktartig auf einem Zettel oder in meinem iPad handschriftlich, was ich gerade tue.

Nach Ende dieser Frist, nach Ende dieser zwei Wochen fange ich dann an, meine Aufgaben zu sortieren. Das heißt, ich frage mich, diese Aufgabe, die ich da gemacht habe, bringt die mich meinen Zielen näher oder nicht?

Aufgaben, die ich mache und die mich meinen Zielen nicht näherbringen, sortiere ich in eine Liste ein und in eine andere Liste sortiere ich dann die Aufgaben ein, die mich meinen Zielen näherbringen.

Danach nehme ich mir diese beiden Listen nacheinander vor und gehe dann jeweils wie folgt vor.

Frage Nummer 1 ist immer, wenn ich eine Aufgabe dann nochmal genauer betrachte, kann ich diese Aufgabe eliminieren? Das heißt, muss ich diese Aufgabe in Zukunft überhaupt machen oder kann sie nicht ganz einfach gestrichen werden?

Passiert ganz oft, dass sich bei mir Aufgaben eingeschlichen haben, wo ich dann dahinter feststelle, eigentlich ist diese Aufgabe überflüssig, die kann ich auch rausschmeißen. Da habe ich keine negative Konsequenz zu erwarten, wenn ich es nicht tue, bringt mich meinen Zielen nicht näher.

Also kann die Aufgabe auch eliminiert werden.

Das nächste, was ich mich frage, im nächsten Schritt, wenn ich die Aufgaben, die rausgeschmissen werden können, rausgecancelt habe, das ist die nächste Frage,

gibt es Aufgaben, die automatisiert werden können?

Ich muss ja nicht immer alles selber machen, es gibt mittlerweile so viele technische Tools, da kann man Aufgaben wunderbar mit automatisieren. Ein Beispiel: Ich nutze die Software von Terminpilot für meine Terminvereinbarungen. Das heißt, meine Kunden können sich über einen Link direkt in meinen Kalender einwählen, sich da einen passenden Termin heraussuchen. Ich bekomme nur noch eine E-Mail, da fragt einer einen Termin an, den kannst du bitte bestätigen oder sagt dem lieben Anfragenden, dass er sich einen anderen Termin aussuchen soll. Da drücke ich dann nur noch auf einen Kopf und sage, hier, Termin bestätigen und dann ist das Dingen erledigt.

Die Software sorgt dann automatisch dafür, dass mein Kunde 24 Stunden vor dem Termin per E-Mail oder SMS nochmal informiert wird.

Das Ganze war früher bei mir so, dass das eine Mitarbeiterin gemacht hat. Das heißt also, die hat dann mit dem Kunden ich nenne das immer Termin-Pingpong gespielt. Also, die haben sich Termine an den Kopf geschmissen und dann hat immer der eine gesagt, nein, geht da nicht und dann ist der nächste Termin genommen worden. Und dann sagte der anderen, nein, der geht bei mir nicht. Das Ganze ging dann so hin und her, bis man dann einen passenden Termin gefunden hat. Und dann hat meine Mitarbeiterin im nächsten Schritt die Aufgabe gehabt, sich eine Wiedervorlage zu setzen, 48 bis 24 Stunden vor dem Termin nochmal eine Nachricht zu schreiben oder den Kunden nochmal anzurufen und an den Termin zu erinnern, damit der Termine dann auch wirklich zustande kam. Das Ganze haben wir, wie gesagt, mit der Software von Terminpilot automatisiert.

Die verlinke ich hier auch gerne nochmal in den Shownotes und heute muss diese Aufgabe von uns keiner mehr machen, die läuft eben über die EDV.

So, wenn ich geklärt habe, welche Aufgaben eliminiert werden können und welche Aufgaben automatisiert werden können, dann komme ich zum nächsten Schritt. Die Aufgaben, die dann noch über sind, die kontrolliere ich nämlich danach, ob sie delegiert oder ganz abgegeben werden kann.

Was ist der Unterschied zwischen delegieren und abgeben?

Ganz einfach, delegieren bedeutet, jemand anders macht etwas für mich. Ich kontrolliere hinterher aber das Ergebnis. Ich bekomme also ein Feedback und muss danach nochmal selber aktiv werden und kontrollieren, ob der andere es richtig gemacht hat und es dann freizugeben.

Das nenne ich delegieren und unter abgeben verstehe ich, jemand anders macht‘s und trägt dann auch die Verantwortung dafür, dass es richtig gemacht wird. Ich persönlich mache gar nichts, ich kriege keinen Rückläufer mehr, nichts. Wichtig ist natürlich dann dabei, dass du deine Standards, die du ja an dich selber setzt und auch an deine Mitarbeiter, dass du die verschriftlichst, damit die wissen, was richtig für dich bedeutet, dass sie das dann auf diesem Wege machen, so, wie du es für richtig hältst.

Falls du niemanden hast, an den du deine Aufgaben delegieren oder auch abgeben kannst, dann kann ich dir einen virtuellen persönlichen Assistenten empfehlen. Habe ich auch schonmal einen Blogartikel darüber geschrieben, den verlinke ich hier auch.

Was ist jetzt ein virtueller persönlicher Assistent?

Es gibt Agenturen, da kannst du stundenweise sage ich mal ein Sekretariat buchen oder einen Assistenten buchen.

Ich gebe zum Beispiel so Aufgaben an meinen virtuellen persönlichen Assistenten ab, Blogartikel in WordPress, das ist die Plattform, auf der so ein Blogartikel eingestellt werden muss, damit du den hinterher lesen kann auf meinem Blog. Ich schreibe diesen Artikel zwar selber, den schreibe ich auf meinem Apple Gerät oder auf meinem MacBook in Pages und gebe die Datei dann hinterher an meinen virtuellen Assistenten und der sorgt dann eben dafür, dass dieser Artikel zu einem von mir definierten Zeitpunkt dann auch wirklich auf meinem Blog erscheint.

Was ist jetzt also ein virtueller Assistent?

Der hilft dir. Es ist also ein Mensch, der sitzt woanders, der ist nicht fest bei dir angestellt. Du buchst ihn nur dann, wenn du ihn brauchst und kannst ihm aber genau solche Aufgaben geben, die du deinen Mitarbeitern auch geben würdest.

Ich empfehle dir dazu nochmal meinen Blogartikel. Lies ihn dir einfach durch, das kriegst du mehr Informationen zu einem virtuellen persönlichen Assistenten.

Ja, du hast jetzt alle Aufgaben eliminiert, die zu eliminieren sind. Du hast automatisiert, du hast delegiert oder abgegeben.

Jetzt stehen da immer noch Aufgaben und die Aufgaben, die dann noch dastehen, zumindest in der einen Liste. In der Liste, wo du die Aufgaben reingepackt hast, die dich deinen Zielen näherbringen, das dann die Aufgaben, die du wirklich machen solltest, die du persönlich übernehmen solltest und wo du hauptsächlich deine Zeit mit verbringen solltest. Denn das sind die Aufgaben, die dich deinen Zielen näherbringen und das sind dann auch die wirklich wichtigen Dinge.

Fassen wir nochmal zusammen:

Was tue ich, um ja, um trotz wachsender Aufgaben nie zu viel zu machen und wie schaffe ich es, mit weniger Aufgaben meine Ziele selber zu erreichen oder meine Ziele zu erreichen?

Ja, Nummer 1: Ich liste meiner Aufgaben erstmal auf,

Nummer 2: Danach sortiere ich meine Aufgaben danach, ob sie mich meinen Zielen weiterbringen oder nicht.

Dann nehme ich mir als erstes die Liste vor mit den Aufgaben, die ich mache, die mich aber meinen Zielen nicht weiterbringen. Da gucke ich, welche Aufgaben kann ich eliminieren, welche Aufgaben kann ich im Anschluss automatisieren und wenn ich das auch geprüft habe, welche Aufgaben kann ich delegieren oder ganz abgeben?

Wenn ich das durchhabe, dann nehme ich die zweite Liste mit den Aufgaben, die mich meinen Zielen näherbringen, mache das gleiche. Ich gucke also, welche Aufgaben kann ich eliminieren, welche kann ich automatisieren, welche kann ich delegieren oder ganz abgeben?

Und die Aufgaben, die dann noch übrigbleiben, das sind die wirklich wichtigen Aufgaben, die ich selber übernehmen muss. Verstanden?

Wenn nicht, schreibe mir einen Kommentar unter diesen Beitrag, dann helfe ich dir gerne nochmal weiter bei dem Thema. Ich denke, es war doch relativ einfach.

Ja, zum Schluss noch eine Info von mir. Ich gebe regelmäßig einen Newsletter heraus, wenn du diesen Newsletter auch beziehen möchtest und keine Infos zu den Themen papierloses Büro und effizientes Arbeiten verpassen möchtest, dann melde dich doch einfach. Den Link zu dem Newsletter packe ich dir in die Shownotes.

Das war‘s für heute von mir, ich wünsche dir eine schöne Woche, eine gute Zeit, bleib gesund, bis demnächst. Liebe Grüße, dein Mike.

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