Wie du Notizen in Evernote entspannt wiederfindest

Evernote ist ein „digitaler Aktenordner“. Damit du deine Notizen, Bilder und Dateien auch schnell wiederfindest, ist ein einheitliches Ablagesystem hilfreich. In diesem Artikel zeige ich dir, welches System bei mir aktuell „1a“ funktioniert.

Digitaler Aktenordner: Mann mit Laptop

Ich nutze seit knapp 6 Jahren Evernote. Am Anfang hatte ich meine Notizen in einer klassischen Ordnerstruktur abgelegt, wie du sie wahrscheinlich auch auf deinem PC oder Mac hast. Mit Schlagworten habe ich zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht gearbeitet. Mit zunehmender Anzahl an Notizen wurde mir die klassische Ordnerstruktur aber zu unübersichtlich.

Heute verwende ich eine Kombination aus einer ganz schlanken Ordnerstruktur und Schlagworten. Zusammen mit der wirklich hervorragenden Suchfunktion von Evernote finde ich so bei Bedarf alle Notizen schnell wieder. Ach ja, bei Evernote heißen die Ordner übrigens „Notizbücher“ und die einzelnen Dateien innerhalb der Notizbücher werden als „Notizen“ bezeichnet.

Ich habe 4 Hauptnotizbücher und zusätzlich 5 „Spezialnotizbücher“ angelegt.

Meine 4 Hauptnotizbücher in Evernote

Das Hauptnotizbuch Nr. 1 ist „Posteingang unsortiert“.

Hier landet zunächst jede Notiz. Egal ob Email, Sprachnotiz oder Internetrecherche. Alles kommt erstmal hier rein.

Einmal pro Woche leere ich den Posteingang. Jede Notiz erhält dann eine der drei folgenden Schlagworte:

  1. .Firma
  2. .Privat
  3. .Wirtschaftsjunioren

Die Punkte setze ich deswegen vor diese 3 Schlagworte, damit sie in der Schlagwortliste direkt zu Anfang aufgeführt werden. Sie sind an die 3 Hauptbereiche in meinem Leben angelehnt. Zusätzlich vergebe ich bei Bedarf noch weitere, speziellere Schlagworte. Übrigens gehe ich min. 1 x pro Jahr meine Schlagwortliste durch und bereinige sie.

Für jeden der 3 o.g. Lebensbereiche habe ich in Evernote ein eigenes Hauptnotizbuch angelegt. Es gibt also die neben dem „Posteingang unsortiert“ die 3 weiteren Hauptnotizbücher

#Firma
#Privat
#Wirtschaftsjunioren

Notizen mit dem Schlagwort .Firma landen dann generell im Notizbuch „Firma“. Und die mit dem Schlagwort .Privat im Notizbuch „Privat“ usw.

Meine 5 Spezialnotizbücher in Evernote

#1 Arbeitsbuch

Im Arbeitsbuch lege ich Notizen ab, an denen ich gerade arbeite. Wenn ich z.B. einen Blogartikel schreibe, liegt der Entwurf des Artikels solange im „Arbeitsbuch“, bis er fertig ist.

#2 Reiseunterlagen

Alle Dokumente für meine nächste Reise kommen hier rein. Wenn du Evernote auf einem Tablet oder deinem Smartphone nutzt, liegen die Daten grundsätzlich in der Cloud. Erst wenn du eine Notiz auswählst, kannst du die Notizanhänge herunterladen. Leider hat man auch in der heutigen Zeit nicht überall ein ordentliches Netz, um unterwegs auf die Daten zugreifen zu können. Du hast aber bei Evernote die Möglichkeit, die Daten auf deinen mobilen Endgeräten offline verfügbar zu machen. Dazu müssen sie aber in einem Notizbuch abgelegt sein. Vor Reiseantritt lade ich mir dann das Notizbuch „Reiseunterlagen“ auf mein iPhone, damit ich die Unterlagen auch offline zur Hand habe.

#3 Arbeitsstandards

Sämtliche Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen meiner Firma werden hier abgelegt. Auf das Notizbuch haben auch meine Mitarbeiter Zugriff. Wir verwenden es wie ein Arbeitshandbuch. Neue Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, sich schnell und einfach einzuarbeiten.

#4 Geteilte Notizbücher

Bei Projektarbeiten muss ich öfter mal mit Menschen außerhalb meiner Firma zusammenarbeiten. Dazu eignet sich Evernote hervorragend, da du hier Notizbücher für die Zusammenarbeit im Team freigeben kannst. Jeder kann dann auf die einzelnen Notizen innerhalb des freigegebenen Notizbuchs zugreifen und daran arbeiten. So ist jeder zu jeder Zeit auf den aktuellen Stand. Alle Notizbücher, die ich für die Arbeit im Team freigegeben habe, lege ich in diesem Ordner ab.

#5 Archiv

Notizbücher die ich aktuell nicht mehr benötige (z.B. weil das Projekt abgeschlossen ist) kommen in den Archivordner. So sind sie mir innerhalb meines Workflows nicht „im Weg“. Ich kann sie bei Bedarf aber wieder aktivieren.

Evernote: Mein digitaler Aktenordner

Dank einer schlanken Ordner- bzw. Notizbuchstruktur, der Verschlagwortung und der mächtigen Suchfunktion eignet sich Evernote hervorragend als digitaler Aktenordner. Du legst Deine Notizen einfach dort ab und findest sie bei Bedarf auch ganz schnell wieder.

Falls du noch mehr über Evernote wissen möchtest, lies doch mal den Artikel „Tool-Tipp: Evernote – Dein digitaler Aktenschrank“.

Und du so?

Nutzt du auch Evernote oder verwendest du eine andere App wie z.B. OneNote? Setzt du auf eine Ordnerstruktur oder ein Verschlagwortungssystem oder vertraust Du einzig und allein auf die Suchfunktion? Schreibe mir Deine Antwort gerne als Kommentar unter diesen Artikel. Ich freue mich auf dein Feedback.

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Ich helfe Unternehmern und Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

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