Wie du weniger Zeit mit zeitfressenden Aufgaben verbringst und stattdessen wirklich etwas für dich oder dein Business tust

Kennst Du das: Du hast eine Aufgabe zu erledigen, auf die du so gar keine Lust hast, weil sie dich eigentlich nur Zeit kostet?

Die Aufgabe muss aber erledigt werden, da du sonst mit Konsequenzen rechnen musst? Du würdest diese Aufgabe gerne abgeben und dich stattdessen mit wichtigerem beschäftigen?
Hier gibt es Abhilfe. Wie Dir ein „Virtueller Persönlicher Assistent“ effektives Arbeiten erleichtert, erfährst du in diesem Artikel.

Effektives Arbeiten gelingt, indem Du Aufgaben delegierst.

 

 

Bei meiner Tagesplanung verwende ich die Eisenhower-Matrix, um die Reihenfolge der Aufgaben festzulegen.

  • Gestartet wird bei mir immer mit den „wichtigen und dringenden Aufgaben“ (Prio. A).
  • Danach sind die „wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben“ dran (Prio. B). Das sind i,d,R. solche, die mich meinen Zielen – betriebliche oder persönliche – näher bringen.
  • Priorität C haben die „dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben“. Diese Aufgaben werden bei mir, soweit es geht, automatisiert oder an meine Mitarbeiter delegiert.
  • Die Aufgaben mit Prio. D kommen in den Müll.

Was machst du aber, wenn deine Mitarbeiter bereits ausgelastet sind oder du als Einzelkämpfer gar keine Mitarbeiter hast? Wem kannst du dann „C-Aufgaben“ geben?

Ich habe dafür seit einigen Monaten einen „Virtuellen Persönlichen Assistenten“ (kurz: VPA). Meinen VPA kann ich genauso einsetzen wie einen angestellten Mitarbeiter. Ich erreiche ihn allerdings nur telefonisch oder per E-Mail. Der VPA nimmt mir viel ab und erleichtert so effektives Arbeiten.

Effektives Arbeiten: Wie ein virtueller persönlicher Assistent dir deinen Arbeitsalltag erleichtert

Im Folgenden erzähle ich dir, für welche Aufgaben du einen VPA alles einsetzen kannst. Welche Vorteile der Einsatz eines VPA für dich haben kann und worauf du bei der Auswahl achten solltest.

Außerdem verrate ich dir, wo ich meinen VPA herbekommen habe und welche Aufgaben ich an ihn bzw. sie delegiere.

Für welche Aufgaben kannst du einen VPA einsetzen?

Ein VPA unterstützt dich bei geschäftlichen und privaten Aufgaben, die via PC, Telefon oder Internet erledigt werden können. Er kann Aufgaben aus den verschiedensten Assistenzbereichen erledigen: Büromanagement, Backoffice, Marketing, Frontdesk, Vertrieb und Design.

Bei der Bearbeitung deiner Aufgaben agiert der VPA als dein persönlicher Sekretär. Er steuert,
falls notwendig, auch weitere Assistenten und Freiberufler für Spezialfälle oder größere
Aufgaben.

Hier bekommst du einen Kurz-Überblick der verschieden Assistenzbereiche, innerhalb derer du Aufgaben delegieren kannst:

Büromanagement
  • Recherchen Web/Telefon
  • Terminorganisation
  • Reise-, Eventorganisation
  • Büroservices
  • Transkription
  • Übersetzung, Lektorat
Backoffice
  • Korrespondenz
  • Formatierungsarbeiten
  • Dokumentenerstellung
  • Onlineshop-Betreuung
  • Datenerfassung, -pflege
  • FiBu-Vorbereitung
Marketing
  • Social Media-Manager
  • Onlinewerbung
  • Newsletter, SEO
  • PowerPoint, Imagefilme
  • Texte, Blogredaktion
  • Businessplan
Frontdesk
  • Telefonannahme
  • Telefonberatung
  • LiveChat
Vertrieb
  • TeleSales & Tele-Marketing
  • Innendienst/Vertrieb
  • Vertriebsaufbau
Design
  • Website, Onlineshop,
  • Blog, Landing-Page,
  • On-Site SEO
  • Visitenkarten, Broschüren
  • Banner, Logo
  • Bilder bearbeiten

Welche Vorteile hat der Einsatz eines VPA’s für dich?

Wenn Du mit einem festen VPA zusammenarbeitest, lernt dieser schnell wie du „tickst“. D.h. er weiß schon nach kurzer Einarbeitung, wie du die Aufgaben erledigt haben möchtest.

Das Ergebnis ist eine effektive Zusammenarbeit, die im Bedarfsfall – bei größeren Aufgaben oder bei Expertenaufgaben – durch Hinzunahme weiterer Assistenten ausgeweitet werden kann.

Der VPA steht dir auf Abruf zur Verfügung. Wann immer du Unterstützung benötigst, kannst du Aufgaben auslagern. Außerdem entstehen nur dann Kosten, wenn auch wirklich
gearbeitet wird. Somit ist die Zusammenarbeit produktiv, entlastend und kostengünstig.

Fazit

Das Delegieren von Aufgaben schafft Entlastung und steigert dadurch deine Produktivität. Zielgerichtetes und effektives Arbeiten wird so deutlich einfacher für dich.

Firma oder einen Einzelunternehmer als VPA: Was ist besser?

Ob du zum Delegieren deiner Aufgaben eine Firma oder eine Einzelunternehmer beauftragen
willst, hängt ganz von deiner persönlichen Präferenz ab. Je nach Zeit, Budget und Erfahrung macht
beides Sinn. Zumal es immer auch ein bisschen mit Glück zu tun hat, ob letzten Endes die Zusammenarbeit klappt.

Die Vorteile einer Firma überwiegen aber sicherlich. Gerade als VPA-Neuling.

Firmen arbeiten in der Regel 100% transparent, sodass du rund um die Uhr den Status deiner Aufgaben überprüfen kannst. Du kannst Zeitkonto und Rechnungen einsehen. Außerdem kannst du erledigte Aufgaben bewerten. Das stellt eine hohe Qualität der erbrachten Dienstleistung sicher.

Zusätzlich gibt es einen großen Pool an Experten, die stark vernetzt sind und in allen Bereichen
zusammenarbeiten. Somit ist sichergestellt, dass immer der passende Experte gefunden werden kann.

Sollte die Zusammenarbeit aus irgendwelchen Gründen, wie zum Beispiel die zwischenmenschliche
Chemie, doch nicht so funktionieren wie gewünscht, wird schnell und reibungslos Ersatz gefunden. Gleiches gilt bei Urlaub oder Krankheit deines VPA. Beim Einzelunternehmer fängst du dann wieder bei null an.

Welchen „VPA-Anbieter“ ich derzeit nutze

Aktuell bin ich Kunde bei my-vpa.com. Warum habe ich mich für diesen Anbieter entschieden? Da gibt es mehrere Gründe.

Zum einen handelt sich um einen Anbieter aus Deutschland. Du kannst über das Internet VPA’s aus der ganzen Welt buchen. Diese sind dann oft auch preisgünstiger als die deutschen Anbieter. Mir war aber wichtig, dass ich meine Aufgaben in deutscher Sprache delegieren kann.

Zum anderen konnte ich schnell und einfach erkennen, für was ich die VPA’s einsetzen kann und was mich der Einsatz kostet. Den aufgerufenen Stundensatz empfand ich als ok. Nachdem ich zu beginn das „5-Stunden-Schnupperpaket“ gebucht hatte, nehme ich aktuell immer ein 25-Stunden-Paket ab.

Außerdem bietet my-vpa.com eine App und einen Online-Zugang über den Browser. Beides erleichtert das Delegieren von Aufgaben. So ist für mich effizientes Arbeiten einfach und schnell möglich.

Mit der Qualität der ausgeführten Arbeiten bin ich aktuell übrigens super zufrieden.

Welche Aufgaben habe ich meinem VPA übertragen?

Mein VPA unterstützt mich derzeit vorwiegend im Bereich des Onlinemarketing. Konkret habe ich die folgenden Aufgaben ausgelagert:

  • Recherche für Blogartikel
  • Korrekturlesen
  • Optimierung der einzelnen Artikel, damit sie ein besseres Ranking auf Google bekommen
  • Hochladen neuer Artikel auf meine Webseite
  • Posten meiner Artikel auf sozialen Netzwerken
  • Verfahrensdokumentation

Welche Alternativen gibt es zu mein-vpa.com

Neben my-vpa gibt es noch eine Vielzahl an Alternativen, bei denen es die Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit einem Virtuellen Assistenten gibt.

Hier ein kleine Auswahl weiterer Unternehmen:

Alle genannten Unternehmen vermitteln aufgrund der Anfrage einen geeigneten Assistenten für die längerfristige Zusammenarbeit.

Eine weitere Option bietet die Plattform fernarbeit.net. Das ist ein Portal, auf das du Anfragen einstellen kannst. Die Assistenten bewerben sich dann darauf.

Jetzt bist Du am Zug

Für effektives Arbeiten kann ein VPA super hilfreich sein. Du kannst einen Teil deiner Aufgaben delegieren und dich auf deine wirklich wichtigen Dinge fokussieren. Oder du nutzt die gewonnene Zeit zur Entspannung und Erholung 😉

Probier es einfach mal aus. Suche dir einen für dich passenden virtuellen Assistenten und übertrage ihm eine erste Aufgaben. Ausprobieren schadet nicht…

Und Du so?

Hast Du schon Erfahrungen mit einem VPA gesammelt? Gute oder schlechte? Welchen Anbieter kannst Du empfehlen? Schreibe mir gerne einen Kommentar unter diesen Artikel. Ich freue mich auf den Austausch!

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Ich helfe Unternehmern und Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für einen nicht passenden Versicherungsschutz ausgibst.

Den notwendigen „Papierkram“ mit den Versicherungen erledige ich zuverlässig und dauerhaft für Dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

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