Wie sollte ein ein guter „Notfallplan für Selbstständige“ aufgebaut sein

Wer handelt für dich und trifft Entscheidungen in deiner Firma, wenn du wegen eines Unfalls oder einer Krankheit dazu nicht in der Lage bist? Wie sollte ein guter Notfallplan aufgebaut sein, damit sich dein Bevollmächtigter im Fall der Fälle schnell einarbeiten kann? Das alles erfährst du in dieser Folge.

Wie sollte ein ein guter "Notfallplan für Selbstständige“ aufgebaut sein


Hier klicken und Podcastfolge anhören!

Links

 

Über mich

Als Versicherungsmakler helfe Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.
Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für deinen Versicherungsschutz ausgibst.

Den notwendigen „Papierkram“ mit den Versicherungen erledige ich zuverlässig und dauerhaft für Dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

Wenn du möchtest, dass ich deine Versicherungen prüfe und mich um deinen Papierkram mit den Versicherungen kümmere, dann melde dich bei mir. Meine Kontaktdaten verlinke ich dir in den Shownotes

Anmeldung zum Newsletter

In meinem Newsletter informiere ich Dich ein- oder zweimal pro Monat über Aktuelles zu den Themen „Papierloses Büro“ sowie „effizientes und effektives Arbeiten“. Melde dich jetzt für den Newsletter an! Den Link zur Anmeldung findest du in den Shownotes.

Transkript

Hallo, nachdem es in den ersten beiden Folgen zunächst um das Thema: Warum überhaupt ein Notfallplan ging und in der zweiten Folge um das Thema Vollmachten und Verfügungen, wollen wir uns heute mit dem Bereich befassen, was überhaupt in so einen Notfallplan reingehört.

Hier geht es tatsächlich darum, dann mal zu gucken, was konkret musst du in deinen Notfahrplan packen, damit sich dein Bevollmächtigter relativ schnell und einfach innerhalb eines Arbeitstages in deine wichtigen betrieblichen und privaten Belange einarbeiten kann.

Ich halte es gerne mit dem „KISS-Prinzip“, dem keep it simple stupid Prinzip.

Da solltest du dich auch dran halten, das sorgt dafür, dass du deinen Notfallplan schneller erstellt hast und dass sich dein Bevollmächtigter auch einfacher einlesen kann.

Starten wir mit Punkt 1: Mal definieren, was ist zu beachten und unbedingt als Erstes zu erledigen.

Hier solltest du deinem Bevollmächtigten so eine Art 10-Punkte-Notfallcheckliste an die Hand geben.

Was sind die ersten zehn Dinge, die er machen soll, wenn der Fall der Fälle eingetreten ist?

Das heißt, wenn du nicht mehr handlungsfähig bist aufgrund einer Krankheit oder eines Unfalls, dauerhaft keine Entscheidungen treffen kannst, was sind die ersten zehn Dinge, die dein Bevollmächtigter machen soll?

Warum diese 10-Punkte-Notfallliste?

Ganz einfach, so kommt er besser in den Arbeitsfluss und es ist etwas da, an dem er sich direkt orientieren kann. Schön, exponiert obendrauf geheftet und sagen, das sind die ersten zehn Punkte, die du bitte abarbeitest, lieber Bevollmächtigter, wenn mir was passiert ist.

Im nächsten Schritt erstellst du ihm dann eine Finanz- und Vermögensübersicht.

Was gehört da alles rein?

Also eine Übersicht über bestehende Konten und Wertpapierdepots mit IBAN-Nummer, der BIC oder wie früher ganz normal Kontonummer und Bankleitzahl, bei welcher Bank das Konto besteht.

Dann machst du ihm eine Vermögensübersicht, sofern du Immobilienvermögen hast über deine einzelnen Immobilien und im dritten Schritt listest du ihm dann deine bestehenden Verbindlichkeiten auf.

Er muss auch wissen, wo du in der Kreide stehst, wo noch was offen ist. Damit er da entsprechend auch einen Überblick drüber hat.

Schritt Nr. 4 für die Finanz- und Vermögensübersicht ist eine Übersicht über die bestehenden Versicherungen, damit auch da klar ist, was du gemacht hast.

Gegebenenfalls sind ja sogar hier Versicherungen dabei, die in dem Falle, der dir dann ereilt ist, eine Zahlung leisten oder unterstützend zur Verfügung stehen.

Deswegen ganz wichtig, auch da eine entsprechende Übersicht über bestehende Versicherungen machen.

Und im letzten Schritt Finanz- und Vermögensübersicht wichtige Zahlungstermine.

Wichtige Zahlungstermine in deiner Firma, damit dein Bevollmächtigter auch nicht vergisst, das Finanzamt zu bezahlen, die Sozialversicherung zu bezahlen. Das sind ja die, die als erstes schreien.

Wann sind Gehälter fällig usw. und sofort. Da wirklich die wichtigsten Zahlungstermine einmal notieren, wann es dann so weit ist, damit er da auch Bescheid weiß, dass da was zu tun ist.

Dann kommen wir zu dem nächsten Punkt, das ist die Frage, wo sind deine wichtigsten Geschäftsdaten und Verträge abgelegt bzw. gespeichert? Das heißt, wo findet er die?

Kleine Anekdote aus meiner Notfallplanung,

ich habe festgestellt, dass meine wichtigen Geschäftsdaten und Verträge an ich glaube sechs oder sieben verschiedenen Orten gesammelt waren.

Das war dann natürlich suboptimal, konnte man ja oder habe ich dann angepackt und auf zwei oder drei Orte, ich habe aber jetzt einen Onlinespeicherplatz und einen oder zwei physische Ordner noch, die bei mir im Büro stehen für die tatsächlich wichtigen Unterlagen, so dass das dann tatsächlich daher darauf reduziert habe.

War dann im ersten Moment mal erschreckend für mich, festzustellen, deine kompletten Geschäftsdaten sind auf sechs oder sieben verschiedene Stellen verteilt. War mir jetzt nicht so bewusst, war aber auch interessant, es dann einfach mal zu sehen und ich habe es dann auch genutzt, um dann tatsächlich das dann zu reduzieren, diese Verteilung und habe mich dann aufs Wesentliche konzentriert.

Also, stell dir also in Schritt Nummer 3 dann die Frage, wo sind die wichtigsten Geschäftsdaten und Verträge abgelegt und gespeichert und notiere das.

Sag deinem Bevollmächtigten, wo er die Sachen findet.

Nächster Schritt und das ist dann Schritt Nr. 4, Kontaktdaten wichtiger Personen.

Ich habe da die Kontaktdaten meines Steuerberaters, des Rechtsanwalts, des Notars.

Ich habe eine GmbH, ganz klar, da ist natürlich auch immer der Notar, der dann Eintragungen im Handelsregister machen muss.

Sehr wichtig, Ansprechpartner von der Industrie- und Handelskammer, meine Bank-Ansprechpartner sind dort hinterlegt.

Da frage dich einfach, welche Personen muss er, welche sind wichtige Personen, die er kennen muss, um deine Geschäfte dann auch schnell übernehmen zu können, um auch weitere Informationen zu bekommen, die er benötigt.

Schreib es auf, Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Funktion und dann ist er in der Lage, auch mit diesen wichtigen Personen in Kontakt zu treten.

Nächster Schritt dann, wir bleiben beim Grobbereich wichtige Personen, aber hier geht es jetzt mehr um die Produktion bzw. um den Ablauf deines Betriebes.

Erstelle ihm eine Übersicht, wer sind deine wichtigen Kunden und Lieferanten? Was muss dein Bevollmächtigter zu ihnen wissen, wie kann er mit ihnen in Kontakt treten?

Mach ihm dort auch eine entsprechende Aufstellung mit Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, so dass er auch dort mit den wichtigsten Personen in Kontakt treten kann und eben, was er noch so über sie wissen muss, gewisse Besonderheiten, die gepflegt werden müssen, wie euer Status untereinander war, wie habt ihr zueinander gestanden, war es ein schwieriger Kontakt oder ist es ein angenehmer Kontakt gewesen, mit dem man leicht ins Gespräch kommt. Also, was kannst du ihm mitgeben, das macht es ihm dann auch leichter, damit klarzukommen.

Wir hatten jetzt schon 5 Schritte, das heißt, der 6. Schritt geht es dann um deine Mitarbeiter.

Erstelle ihm, dem Bevollmächtigten, ein Mitarbeiterverzeichnis mit einer kurzen Tätigkeitsbeschreibung. Was machen deine Mitarbeiter, wer sind deine Mitarbeiter, wofür sind sie zuständig?

Dann bitte auch notieren, wer ist dein Stellvertreter in der Firma und wer kann am besten über wichtige Dinge Auskunft geben. Wenn du einen Produktionsbetrieb hast, vielleicht hast du einen Produktionsleiter, der dann über die wichtigen Produktionsbelange Bescheid weiß, vielleicht hast du einen kaufmännischen Leiter, der über die wichtigen kaufmännischen Belange Bescheid weiß.

Und wenn du das nicht hast, wenn das alles bei dir lag, dann gibt es bestimmt ein oder zwei Mitarbeiter, die in dem jeweiligen Bereich auch einigermaßen eingearbeitet sind und einen Überblick haben, so dass sie als Ansprechpartner und Auskunftsquelle und als Unterstützung für deinen Bevollmächtigter fungieren können.

Weitere Frage im Zusammenhang mit der Notfallplanung ist das Thema Erb- und Nachfolgeregelung.

Da sind die Fragestellungen, was soll dein Bevollmächtigter mit deiner Firma machen, wenn du dauerhaft handlungsunfähig bist?

Heißt also, wie lange soll er die Firma interimsweise weiterführen lassen oder weiterführen, wenn er es selber kann?

Und ab welchem Zeitpunkt soll er sich Gedanken darüber machen, die Firma zu veräußern bzw. zu liquidieren.

Auch da tatsächlich einmal durchdenken für dich, ein Notfallszenario spielen und sagen, alles klar, wenn ich nach sechs Monaten oder nach zwölf Monaten immer noch nicht da bin, dann sieh doch bitte zu, dass du jemanden findest, der hier mit einsteigen kann, der die Firma übernehmen kann, an den die verkauft werden kann, damit auch dann gesichert ist, dass die Arbeitsplätze weitergeführt werden können und nicht das Unternehmen wegen des Fehlen deines Kopfes und deines Knowhows an Wert verliert und dann sukzessive stirbt, möchte ich mal sagen.

Da solltest du ihm dann auch ein paar Informationen mitgeben, wie kalkuliert man den Kaufpreis einer Firma, wer kann ihm dabei helfen, wer kann ihn dabei unterstützen?

Das sind so die Sachen, um die du dir Gedanken machen solltest.

Das Gleiche dann auch entsprechend im Bereich der Erbregelung, das heißt also, was sollen deine Erben mit der Firma machen, wenn du verstorben bist.

Soll sie verkauft werden? Soll sie durch irgendwen weitergeführt werden und wenn sie verkauft werden soll, dann die gleichen Gedankengänge wie gerade eben.

Nächster Punkt ist das Thema offene Aufgaben.

Hast du eine To-do-Liste, eine Arbeitsliste, wo du Dinge aufgeschrieben hast, die zu erledigen sind?

Wo ist diese To-do-Liste zu finden? Hast du die auf einem Stück Zettel? Hast du die in einer App gemacht?

Da einfach deinem Bevollmächtigten die Information geben, damit er weiß, was sind denn die nächsten Aufgaben, die du eigentlich vorhattest.

Auf was muss er dort achten, wo findet er diese Aufgaben, damit da dann auch der Arbeitsprozess nicht unterbrochen wird in der Firma.

Und im vorletzten Schritt geht es dann um den Bereich Digitales.

Das heißt, du erstellst eine Übersicht deiner E-Mail-Konten, eine Übersicht deiner Social-Media-Konten, auch zu den sonstigen digitalen Konten, PayPal, Amazon usw. Die listest du ihm alle auf, wo er die findet.

Dann ist die Frage natürlich, wie kann er auf diese digitalen Konten zugreifen, wo befinden sich deine Passwörter?

Das ist natürlich existenziell, also wenn keiner an deine E-Mails kommt, dann kann natürlich passieren, dass da einiges in Schieflage gerät und auch Social Media und PayPal und Amazon, da sollte man drauf zugreifen können, damit das dann dort alles, was offen ist und was zu erledigen ist, abgewickelt werden kann.

Im letzten Schritt solltest du dann alles an einem Ort aufbewahren.

All die Informationen, all die Fragestellungen, mit denen wir uns jetzt gerade kurz beschäftigt haben, die solltest du an einem Ort zusammentragen.

Zum Beispiel in einem physischen Notfallordner.

Ich bin zwar ein Verfechter des papierlosen Büros, aber an der Stelle ist dann vielleicht doch der physische Notfallordner das richtige Produkt, die richtige Wahl.

Da solltest du alle Informationen für deinen Bevollmächtigten zusammen tragen in diesem Notfallordner und dann solltest du ihm natürlich sagen, wo dein Bevollmächtigte diesen Ordner finden kann im Notfall.

Wo steht das Dingen, damit er dann weiß, alles klar, da greife ich rein und ich fange auf der ersten Seite an und wenn ich bei der letzten Seite bin, dann weiß ich Bescheid, was läuft, wie der Hase läuft, was zu tun ist und kann danach handeln.

Und wenn du jetzt sagst, so einen Notfallordner, den hätte ich gern, aber nicht weißt, wie du an das Ding drankommen sollst, ich habe so ein Teil erstellt. Du kannst es dir bei mir auf der Homepage bestellen, ich verlinke die Bestellseite auch hier in den Shownotes.

Außerdem, wenn dir das jetzt alles ein bisschen schnell war und du sagst, ich würde das mit dem Thema Notfallordner auch gerne einmal lesen oder Notfallplan einmal lesen. Ich habe dazu auch einen kurzen Leitfaden erstellt, auch den werde ich dir in den Shownotes verlinken.

Den kannst du dir gratis herunterladen, also zwei Angebote von mir.

Einmal Bestellmöglichkeit für einen physischen Notfallordner, da bekommst du dieses Produkt inklusive, also diesem physischen Notfallordner bekommst du inklusive Anleitung und Arbeitsblätter, so dass du ihn einfach von A bis Z durcharbeitest und nach maximal zwei Arbeitstagen, die du da an Zeit reininvestiert, hast du einen fertigen Notfallplan und idealerweise dann auch schon eine Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung usw. erstellt.

Und Option Nummer 2 ist, du lädst dir meinen Leitfaden für die Erstellung eines Notfallplans herunter, das kannst du gratis machen, beide Dinge verlinke ich dir in den Shownotes.

So, das war es jetzt mal im Schnelldurchlauf, sag ich mal zum Thema, was gehört alles in so einen Notfallplan hinein.

Ich fasse das Ganze nochmal zusammen.

  • Frage Nr. 1 war, was ist zu beachten, was ist als Erstes zu erledigen? Erstelle eine 10-Punkte-Notfallcheckliste für deinen Bevollmächtigten.
  • Schritt Nr. 2: Erstelle eine Finanz- und Vermögensübersicht mit bestehenden Konten, Wertpapierdepots, Vermögensübersicht über Immobilienvermögen, Auflistung Verbindlichkeiten, Übersicht über bestehende Versicherungen und wichtige Zahlungstermine.
  • Punkt Nr. 3, wo sind die wichtigsten Geschäftsdaten und Verträge abgelegt und gespeichert?
  • Punkt 4: Kontaktdaten wichtiger Person, Steuerberater, Rechtsanwalt, Industrie- und Handelskammer, Notar usw.
  • Im nächsten Schritt war es dann die Übersicht über die wichtigsten Kunden und Lieferanten und was dein Bevollmächtigter zu ihnen wissen muss.
  • Dann das Thema Mitarbeiterverzeichnis mit kurzer Tätigkeitsbeschreibung der einzelnen Mitarbeiter, wer kann am besten über welche Dinge Auskunft geben, wer ist dein Stellvertreter?
  • Als nächstes das Thema Erb- und Nachfolgeregelung, wie lange soll der Bevollmächtigte den Betrieb interimsweise weiterführen oder weiterführen lassen? Wie könnte ein Verkaufsprozess aussehen, gibt es mögliche Käufer oder Menschen, die man ansprechen kann? Wie sieht eine Kaufpreisfindung aus, wie ist da bei dir der Weg?
  • Nächster Schritt das Thema offene Aufgaben, hast du eine To-do-Liste, wo ist diese zu finden und
  • im letzten Schritt dann der Bereich digitale Übersicht über deine E-Mail-Konten, deine Social-Media-Konten, deine sonstigen Onlinekonten, PayPal, Amazon und wie kann dein Bevollmächtigter darauf zugreifen?
  • Und dann diese kompletten Informationen an einer Stelle, an einem Ort, sammeln in einem physischen Notfallordner und deinem Bevollmächtigten dann sagen, wo er dieses Dokument, diesen Ordner, denn dann auch tatsächlich vorfindet, wenn er für dich einspringen muss, weil du aufgrund einer Krankheit oder eines Unfalls dauerhaft nicht mit der Lage bist, selber Entscheidungen zu treffen.

Deine Aufgabe, erstelle deinen eigenen Notfallplan, denn damit schützt du die Existenz deiner Firma, deiner Familie und deiner Mitarbeiter.

Notfallplanung ist Unternehmer- und Selbständigenpflicht, da bin ich der felsenfesten Überzeugung.

Deswegen leg los, verschwende keine Zeit. Das Thema ist wichtig, das wars heute von mir.

Wenn es dir gefallen hat, würde ich mich über eine Fünf-Sterne-Bewertung auf iTunes freuen.

Ich wünsche dir eine schöne Zeit, bis demnächst. Liebe Grüße, dein Mike.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.